إدارة المرافق EFS Facilities Services

يلعب منسق ومشرف إدارة المرافق دورًا حيويًا في الإشراف على الوظائف الإدارية و

التنسيق داخل قسم إدارة المرافق، مع التركيز على الصحة والسلامة والبيئة والطاقة (HSEE) وعمليات إدارة المرافق.

موقع العمل: موقع العميل

المسؤوليات الأساسية والمهام:

2. الإدارة: إدارة الجداول الزمنية والاتصالات، دعم عمليات إدارة المرافق، إعداد الوثائق،

الإشراف على مستلزمات المكتب، تنسيق الفعاليات، تدوين المحاضر، إنتاج التقارير، والحفاظ على أنظمة الأرشفة.

3. الاتصال – العمل كنقطة اتصال للمستأجرين والموردين وفرق إدارة المرافق (تكون نقطة اتصال

بين فرق إدارة المرافق والمستأجرين والموردين والإدارة)

4. إدارة الموردين والعقود – مساعدة فريق إدارة المرافق في تتبع عقود الخدمة والمدفوعات وأداء الموردين

5. الامتثال والتوثيق – الحفاظ على السجلات للتدقيق والشهادات والمتطلبات القانونية.

6. تقارير CAFM: تدريب المستخدمين على برنامج CAFM وإنشاء تقارير منتظمة حول مقاييس إدارة المرافق، مثل أوامر العمل واستخدام الميزانية.

7. إدارة سير العمل: إنشاء موافقات سير العمل لطلبات مختلفة، مثل احتياجات تكنولوجيا المعلومات وسماح الوصول لمزود الخدمة.

8. إدارة المشاريع/الأعمال لمرة واحدة: إعداد الوثائق اللازمة لدعم طلبات الشراء،

ضمان التقاط دقيق لجميع متطلبات المشروع. التعاون مع فريق عمليات إدارة المرافق لتعزيز

تخصيص الموارد، وإدارة المخاطر، والتواصل مع أصحاب المصلحة طوال دورة حياة المشروع.

9. متتبع إجراء إدارة المرافق: تحديث متتبع الإجراءات بانتظام، وضمان اكتمال جميع الحقول بدقة.

مراقبة التقدم والجداول الزمنية لجميع الإجراءات.

10. إدارة الوثائق: الحفاظ على نظام منظم للأرشفة واسترجاع الوثائق، وضمان

تخزين آمن وسهل الوصول.

11. التغييرات وملاحظات الملفات: إعداد وثائق التغيير وملاحظات الملفات التي تلتقط النطاق، والجدول الزمني،

الميزانية، وتفاصيل المشروع الأخرى بدقة.

12. مدفوعات مزود الخدمة: تتبع المدفوعات لمزودي الخدمة باستخدام متتبع مدفوعات مفصل ومشاركتها

مع فريق المالية. المتابعة لضمان الدفع في الوقت المناسب للفواتير.

13. طلبات Oracle: إعداد طلبات الشراء (PE/PR) بمجرد استلام نطاق العمل، بما في ذلك الوثائق ذات الصلة مثل تأكيدات العمل وطلبات المدفوعات المقدمة.

14. التقارير الشهرية: تجميع التقارير المالية من خلال جمع البيانات من مصادر مختلفة ومشاركتها مع الإدارة العليا.