مساعد مدير العائلة

Atco group

متطلبات التعليم:

• درجة بكاليوس، ويفضل في القانون، المالية، اللغة الإنجليزية أو المحاسبة.

متطلبات الخبرة:

• 3+ سنوات من الخبرة في دور إداري يتبع الإدارة التنفيذية مباشرة.

• الخبرة في مكتب مجلس الإدارة، المدير التنفيذي، المدير المالي، المدير التشغيلي، أو مدير الأمن هو ميزة.

• خبرة في العمل مع مجموعة Microsoft Office.

اللغات:

• طلاقة في الإنجليزية والعربية

المهارات:

• مهارات تنظيمية وشخصية قوية

• مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي.

• القدرة على كتابة التقارير الروتينية والمراسلات.

• مهارات ممتازة في التواصل الشخصي والاستماع.

• مهارات تقديم ممتازة.

• الكفاءة في بناء وإدارة العلاقات الشخصية بفعالية على جميع مستويات الشركة.

مسؤوليات الوظيفة

• تقديم المساعدة الشخصية والدعم في المراسلات بكفاءة لمكتب العائلة ومجلس الإدارة، مع توجيه المراسلات حسب الحاجة واتخاذ المبادرة في صياغة الردود، عند الاقتضاء، لضمان التعامل بشكل مناسب مع جميع الاتصالات.

• العمل كنقطة الاتصال الأولى للأطراف الداخلية والخارجية التي ترغب في الاتصال أو الاجتماع مع الرئيس ومجلس الإدارة، وفحص الطلبات لضمان إعطاء الأولوية لأولئك الذين لديهم أسباب حقيقية وحيوية.

• توفير إدارة متطورة للتقويم. إعطاء الأولوية للاستفسارات والطلبات أثناء معالجة النزاعات مع القليل من التوجيه؛ اتخاذ القرارات والتوصيات لضمان الانخراط اليومي بسلاسة.

• إدارة المراسلات، إدارة المكالمات الواردة وإعطاء الأولوية لرسائل الهاتف، والبريد الإلكتروني، والبريد. التعامل مع جميع المكالمات والزوار برشاقة واحترافية.

• تنظيم ترتيبات السفر للنقل والإقامة.

• تنظيم وتوزيع المنشورات التي يتلقاها الرئيس ومجلس الإدارة إلى الوظائف المعنية والمتابعة مع المنشورات التي تتطلب ردودًا.

• اتباع جميع الإجراءات والعمليات التشغيلية ذات الصلة بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة مسيطر عليها ومتسقة.

• الإشراف على ترتيب جميع اجتماعات التقويم والحجوزات لضمان تلبية متطلبات ترتيبات الاجتماع بكفاءة.

• أداء الدعم الإداري والمكتبي، بما في ذلك معالجة الكلمات، ونظام الملفات، وصيانة قاعدة بيانات الاتصال، إلخ.

• مراجعة وتنظيم المنزل الخاص، وتنظيم إجازاتهم والترتيبات المطلوبة بالتنسيق مع الموارد البشرية والشؤون الحكومية.

• مراجعة النماذج القانونية والعقود والتواصل مع الوكالة القانونية حسب الحاجة.

• تنظيم جميع الوثائق القانونية بسرية.

• الحفاظ على الاحترافية والسرية الصارمة مع جميع المواد، وممارسة التقدير عند التعامل مع الأعمال.