Field Admin Officer

World Vision International

المسؤوليات الرئيسية:

الغرض من الوظيفة هو تنظيم وتنسيق وظائف المكتب والمخازن الإدارية في البقاع وتطوير والحفاظ على العمليات الإدارية للمكتب. لإدارة العاملين في النظافة والتعامل مع لوجستيات الاجتماعات والمؤتمرات المحلية.

دعم وتنسيق المهام الإدارية المتعلقة بالبقاع

• الحفاظ على ومراقبة الملفات الضرورية، والمسؤول عن إصدار مدفوعات الإيجار المستحقة في الوقت المحدد، بالإضافة إلى متابعة تجديد العقود لمكاتب WV في البقاع بالتنسيق مع مدير المنطقة ومدير الإدارة.
• الإشراف على الوظائف اليومية لمرافق المكتب بما في ذلك الإصلاحات والتجديدات الصغيرة.
• ضمان إدارة معدات المكتب والأثاث؛ والحفاظ على سجل جرد.
• الحفاظ على بيانات محدثة لجميع جرد الإدارة على مستوى المنطقة
• تنسيق جميع التدريبات المحلية، ورش العمل، والفعاليات حسب الحاجة.
• الإشراف على موظفي النظافة والخدمات، متابعة جدولهم اليومي، مراقبة إجازاتهم وإجراء تقييمات الأداء معهم جميعاً.
• التعامل مع عملية توزيع البريد الوارد والصادر / البريد السريع (DHL، ليبان بوست، والبريد الداخلي مع توقيع الموظفين
• تنسيق جدول غرف المؤتمرات

التعامل مع نفقات المكتب والمدفوعات

• مراقبة النفقات الإدارية اليومية، والتعامل مع الصندوق النقدي الصغير لمكتب البقاع وتقديم النفقات إلى قسم المالية للتجديد على أساس شهري أو كل أسبوعين. (التكرار عادةً شهري ولكن يمكن أن يكون كل أسبوعين إذا لزم الأمر)
• متابعة المدفوعات للعمال المؤقتين عند الحاجة (المالية أو العمال الإداريين المؤقتين إذا كان هناك أي)
• متابعة المدفوعات للموردين للطلبات (المرافق، المستلزمات) المستلمة على ProVision.

تنسيق الزيارات والفعاليات

• إجراء حجوزات الفنادق والنقل للموظفين وكذلك للزوار، حسب الحاجة
• دعم في التحضيرات اللوجستية للفعاليات والاجتماعات المحلية كلما دعت الحاجة.
• حضور الفعاليات حسب الحاجة.
• ضمان مستوى عالٍ من الضيافة لزوار مكتب البقاع في جميع الأوقات.

الحفاظ على جرد المستلزمات والقرطاسية

• ضمان توفر القرطاسية المطلوبة للإدارة والحفاظ على أنظمة التحكم المناسبة في المخزون.
• ضمان توفر مستلزمات المكتب/المطبخ والحفاظ على أنظمة التحكم المناسبة في المخزون
• تقديم الطلبات حسب الحاجة عبر ProVision

أداء المهام المتعلقة بوظائف الدعم

• التعامل مع مهام P&C الأساسية في غياب فريق P&C في البقاع (على سبيل المثال، جمع توقيعات موظفي البقاع المتعلقة بـ NSSF - وزارة العمل - إقرار تضارب المصالح - قائمة التحقق من الخروج/ورقة التخلي، تسليم أصول WV، توزيع بطاقات التأمين، إرفاق ملصقات Our Voice، ANN، توصيل ترتيبات الزهور لأولياء الأمور الجدد)
• التعامل مع مهام الشراء الأساسية المتعلقة بخدمات/طلبات مكاتب البقاع (جمع العروض المقدمة في أظرف مغلقة)
• دعم فرق تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في أنشطة متنوعة عندما تكون هناك حاجة لجهود جماعية، على سبيل المثال، التحديث الجماعي لنظام التشغيل، الدعم في غرفة الخادم، نظام الطاقة الشمسية، إلخ.

أداء واجبات أخرى حسب الحاجة

• المشاركة في أحداث التفكير، الاجتماعات الشهرية، التخطيط السنوي والأحداث الكبرى.
• حضور والمشاركة في تدريبات بناء القدرات محلياً ودولياً.
• المسؤولية عن الأمن الشخصي والأمني للموظفين والمساهمة الفعالة في ثقافة أمنية إيجابية.
• الامتثال لسياسات وإجراءات الأمن والإبلاغ عن أي حوادث أو انتهاكات لمدير الخط و/أو مدير الأمن.
• الإبلاغ عن حوادث حماية الطفل وفقاً لإرشادات سياسة الحماية.
• أداء واجبات أخرى كما يكلف بها مدير الخط

المتطلبات الدنيا:

• فهم قوي لأفضل الممارسات والاستراتيجيات في الإدارة، اللوجستيات أو الإدارة.
• درجة جامعية أو تعليم عالٍ في إدارة الأعمال أو مجال مشابه، خبرة لا تقل عن 3 سنوات في وظيفة مشابهة.
• مستوى جيد جداً من اللغة الإنجليزية والعربية كتابةً وتحدثاً
• وظيفة قائمة على المكتب مع سفر محلي
• تتطلب الوظيفة توفر واستعداد للعمل خارج ساعات العمل العادية أحياناً.
• تتطلب الوظيفة استعداداً وقدرة على الاستمرار في العمل خلال الأزمات، بما في ذلك خلال استجابة منظمة الرؤية العالمية لكارثة من صنع الإنسان أو طبيعية.
• مهارات قوية في الكتابة والتواصل اللفظي، فعالة في التمثيل والتواصل مع الأطراف الخارجية.
• إلمام جيد بالحاسوب في حزمة Microsoft Office (بما في ذلك Excel)
• مهارات تنظيمية قوية
• مهارات تواصل جيدة ومهارات بين الأشخاص
• القدرة على العمل والمساهمة في فريق ديناميكي يعمل في بيئة هشة

أنواع المتقدمين المقبولة:

محليين فقط