مساعد المالية والإدارة

World Vision International

مساعد المالية والإدارة

الدور:

تقديم الدعم المالي والإداري للموظفين من خلال مجموعة متنوعة من المهام المتعلقة بالتنظيم والتواصل لضمان التشغيل الفعال ، وضمان مستوى عالٍ من تقديم الخدمة للعملاء في العديد من المواقع الميدانية. سيتأكد حامل الوظيفة من نظافة وجمال مباني مكتب رؤية العالم ، وإدارة أصول WV ، وتنفيذ التخطيط والتتبع والتقارير والتي تسهل العمليات السلسة. تولي مهام أخرى لدعم وظيفة المالية والإدارة التي تركز على العملاء. يفهم المعني القوانين واللوائح المحلية ، مما يضمن التزام الفرق الميدانية واحترام الظروف المحلية ، وتعزيز الوعي بسياسة وإجراءات رؤية العالم مع أصحاب المصلحة في المجتمع ذي الصلة حسب الحاجة.

المسؤوليات الرئيسية:

الإدارة المالية

• رفع الطلبات للخدمات والسلع للمكتب مسبقًا.
• متابعة الموردين لتقديم الفواتير
• التحقق من دقة الفواتير قبل معالجتها.
• تخصيص النفقات لمراكز التكلفة ذات الصلة
• ضمان الدفع الشهري في الوقت المناسب لائتمان هواتف الموظفين
• المساعدة في تجميع التوقعات التمويلية
• إعداد التسويات لفواتير الدائنين وكذلك فواتير الخدمات.
• ضمان الحفظ الآمن والصيانة والتحديث اليومي للنقدية الصغيرة
• ضمان مراجعة جميع الوثائق وختمها والموافقة عليها قبل حفظها.
• تقليل الأخطاء اليدوية من خلال الاستخدام الفعال للأنظمة.
• ضمان تسوية جميع المعاملات المشفرة في أنظمة SunSystems مع الوثائق الداعمة وكشوف الحسابات البنكية شهريًا ، دون أي تناقضات غير محلولة.
• ضمان تقديم جميع الفواتير من خلال نظام Provision إلى الخدمات المشتركة خلال يوم عمل واحد من استلام الوثائق المطلوبة مع الحد الأدنى من الرفض أو التصحيحات
• إجراء التسويات لمقدّمات الموظفين ومتابعة الموظفين لضمان تقاعد المقدمات وفقًا لـ FFM

التعامل مع أصول المكتب والمخزون واللوازم المكتبية

• الحفاظ على سجلات دقيقة / محدثة لوحدات مولدات / آبار / طاقة شمسية والمركبات؛
• الإبلاغ عن أي احتياجات صيانة وخدمة للمركبات ، مولدات / آبار / وحدات طاقة شمسية في الوقت المناسب؛
• إعداد وصيانة خطط الخدمة والصيانة الدورية لمركبات WV ، والمولدات ، ونظام الطاقة الشمسية
• مراقبة حالة المرافق: المباني والأبواب والنوافذ والأضواء ومعدات الأمن، والإبلاغ عن الأضرار للإدارة؛
• إدارة الوقود: قائمة بطلبات الوقود للأسطول لضمان الاستخدام المناسب.

• إعداد تقارير الأسطول؛ الاستخدام الشهري للوقود والأسطول، تقارير جدول خدمات المركبات لكل من اتخاذ القرار الداخلي والخارجي.

إدارة الموارد والإدارة

• إعداد نظام واضح وقابل للتتبع لتسجيل المواد والأصول المتحركة للمكتب.
• ضمان التزام جميع العمليات المالية بأنظمة وإجراءات التحكم الداخلي لـ WV.
• الحفاظ على تقارير خسارة المكتب ومتابعتها
• إجراء جرد شهري للأصول والمخزون والتسويات
• إعداد تسويات الوقود الشهرية، ومراقبة الاستخدام والإبلاغ عن الشذوذ
• إجراء زيارات ميدانية وعمليات تفتيش في المجتمعات التي تم تنفيذ مشاريع WV فيها.
• ضمان الالتزام بجميع الإجراءات الخاصة بطلب الاستلام والتخزين وتوزيع اللوازم المكتبية والأصول.
• الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية،
• طلب اللوازم المكتبية والتحقق من استلام اللوازم
• القيام بمهام إدارية مثل حجز الاجتماعات الافتراضية وغرفة المؤتمرات.
• ضمان التخلص من الأصول القديمة

حفظ السجلات

• تحديث مركز الموارد (BOX) بمستندات المالية والإدارة
• الحفاظ على نظام تنظيم ملفات ومستندات منظم جيدًا
• ضمان السرية والأمان للمستندات والمعلومات الحساسة
• التعاون لضمان تخزين وثائق الإدارة والمالية إلكترونيًا أو فعليًا بشكل صحيح ودقيق وسهل الوصول من قبل أصحاب المصلحة المعنيين.
• استرجاع وتوفير الوصول في الوقت المناسب للسجلات حسب الحاجة خاصة أثناء عمليات التدقيق.

حماية

• يجب عليك الالتزام بسياسة حماية الأطفال والبالغين الصارمة ومبادئ الحماية المدمجة في واجباتك اليومية وضمان دعمك الصارم للحماية الإنسانية المحددة لقطاعك.
• ضمان تدريب المجتمع والقادة الدينيين والسياسيين والتقليديين على حماية الأطفال والحماية، ومحفزات النزاع المبكرة، والاستجابة، والاستراتيجيات التخفيضية المحتملة.
• الالتزام ببروتوكولات سلوك صارمة يتم التوقيع عليها عند الانضمام بعد التوجيه بشأن الحماية والحفاظ.
• الإبلاغ عن مزاعم الحماية والحوادث في نقطة الأخلاقيات وجميع القنوات الأخرى المقدمة.
• ضمان تنفيذ المشروع بأقل قدر من المخاطر على سلامة ورفاهية الموظفين.
• خلق بيئة حماية في مشروعك ودعم موظفيك / فريقك للإبلاغ واستخدام خطة إدارة حوادث حماية WVS (SIPP) ، وضمان استخدامك وموظفيك لقائمة مراجعة لجمع المعلومات لحوادث العنف القائم على النوع الاجتماعي للإحالة.
• استخدام تقرير الحادث السريع إذا كان يستدعي دعم SLT، وخاصة مدير WVS في البلد.

المتطلبات الأساسية:

• درجة في المالية / المحاسبة / إدارة الأعمال.
• براعة ممتازة في استخدام برامج Microsoft Office وحزم المحاسبة مثل أنظمة Sun ، إكسل
• القدرة على حل المشكلات المعقدة وممارسة الحكم المستقل.
• مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية (شفهية وكتابية) ، ومهارات شخصية وتنظيمية وإدارة الوقت.
• القدرة على الحفاظ على توقعات الأداء في سياقات ثقافية متنوعة
• معرفة قوانين البلاد ، ولوائح المنح ولوائح مكتب الدعم
• استجابة عالية

بيئة العمل:

الموقع مكتبي في هرجيسا، أرض الصومال مع السفر المنتظم إلى مواقع ميدانية أخرى.