موظف للشؤون المالية والإدارية
World Vision International
صاحب عمل نشط
نشرت في 22 سبتمبر
أرسل لي وظائف مثل هذه
الخبرة
3 - 5 سنوات
التعليم
بكالوريس في ادارة الاعمال(ادارة), بكالريوس تجارة(تجارة)
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
المسؤوليات الرئيسية:
التقارير المالية ومراجعة المدفوعات لضمان دقة إدخال البيانات: الوثائق المالية المصدر، تقارير توزيع العمل، تخصيصات الرواتب، معاملات واجهة القسيمة، تقارير النفقات، الفواتير متوافقة مع نظام الترميز، صحيحة، وفي الوقت المناسب ومُدرَجة في الميزانية وفقًا لمتطلبات المكتب الداعم وحسب بنود الميزانية المعتمدة
- إكمال ترميز المعاملات المالية في أنظمة صن كل يوم عند استلام الوثائق اللازمة.
- الامتثال الصارم لشجرة الحسابات في ترميز المعاملات والحفاظ عليها لتعكس متطلبات المنظمة والمتبرعين المحددة.
- تقليل الأخطاء اليدوية من خلال الاستخدام الفعال للأنظمة.
- ضمان تسوية جميع المعاملات المُرمزة في أنظمة صن مع الوثائق الداعمة وبيانات البنك شهريًا، دون أي تناقضات غير محلولة.
- ضمان الدفع الشهري في الوقت المناسب للموردين.
- ضمان تقديم جميع الفواتير من خلال نظام التقديم خلال يوم عمل واحد من استلام الوثائق المطلوبة مع الحد الأدنى من الرفض أو التصحيحات
إدارة الأسطول والإدارة : تحسين إدارة الأسطول من خلال الحفاظ على أسطول صالح للسير، يتم خدمته في الوقت المناسب، وصيانته بشكل جيد، وتأمينه بشكل جيد، قبل إرسالهم وترخيصهم - التنسيق مع مديري المشاريع لضمان تقاسم الأسطول المحدود بشكل كافٍ بين جميع المشاريع.
- تنسيق عملية تخطيط السفر بين المستخدمين وقسم الإدارة وتنفيذ التخصيص المناسب للأسطول المتاح، مع تطبيق بروتوكولات حركة المركبات المعتمدة.
- تتبع المركبات لسلامة الأسطول والركاب وممتلكات رؤية العالم، إدارة سجلات المركبات والمسافات والإشراف على عمليات المركبات المستأجرة. ضمان أمان الوقود والمساءلة وضمان عدم التسامح مع إساءة استخدام الوقود في جميع الأوقات.
- إدارة سلوك سائقي رؤية العالم وسائقي العقود بما في ذلك أوقات القيادة، السرعة، سلوك الطريق، رعاية العملاء وتنسيق تدريب السائقين بالتشاور مع الشخص المسؤول عن الأمن
إدارة الوقود
- التنسيق مع الشراء لضمان إدارة الاتفاقيات الإطارية للوقود بشكل جيد، ومراجعة طلبات الوقود للأسطول لضمان الاستخدام المناسب.
- إجراء فحص شهري للمركبات ومتابعة المجالات المحددة للقلق للتصحيح.
- إعداد وتنفيذ خطط الخدمة والصيانة الدورية لمركبات رؤية العالم
- المسؤول عن جميع المعدات القياسية المطلوبة للرحلة في حالة عمل.
- إدارة ملصقات التأمين من الطرف الثالث واستبدال الملصقات المنتهية بسرعة لأسطول رؤية العالم.
- إعداد تقارير الأسطول؛ الاستخدام الشهري للوقود والأسطول، تقارير جدول خدمة المركبات لصنع القرار الداخلي والخارجي.
- تخلص من المركبات؛ تنسيق تقييم الأسطول للتخلص وإدارة عملية التخلص بدعم من مدير الشراء والإدارة.
- ترتيب وجدولة للتخلص من الإطارات المستعملة كلما أصبح ذلك ضروريًا وفقًا لسياسة رؤية العالم.
إدارة المكتب، السفر الجوي وإدارة الإقامة: ضمان وظيفة سفر جوي وإقامة فعالة، تركز على العملاء
- تنسيق وتسهيل الرحلات، التأشيرات، حجوزات الإقامة للزوار والموظفين في داخل وخارج المنطقة
- استقبال الزوار وفقًا لمعايير المكتب المتوقعة؛ ضمان صورة جيدة لرؤية العالم من خلال جودة الاستقبال ونظافة المكتب وحجوزات الإقامة.
- تسهيل معالجة تصاريح العمل بالتعاون مع الموارد البشرية والعمليات.
- استلام وتسجيل وتوزيع جميع المراسلات الواردة المحلية / الدولية (طرود، تسليمات، إلخ)؛ جمع الوثائق الإدارية، وإرسالها وتتبعها إلى نيروبي ومناطق أخرى حسب الحاجة؛
- الحفاظ على نظام تنظيم ملفات ووثائق جيد؛
- إعداد تقارير إدارية شهرية ذات صلة تغطي إدارة المكتب، منزل الفريق وإدارة الرحلات.
- تحديد العمليات والإجراءات الحالية وقيادة جهود التخطيط والتنفيذ ومراقبة التحسينات.
ضمان أن المرافق مُدارة جيدًا والأمن مُحكم طوال العام، e ضمان مكتب عملي ومريح:
- تسهيل التخطيط والموافقة المناسبة من السلطات لبناء أو تأجير أي أصل، مثل الأراضي، المباني، نقاط المياه، إلخ.
- ضمان الحفاظ على سجلات مناسبة توثق ملكية رؤية العالم أو عنوان الأراضي أو المباني حيثما ينطبق ذلك.
- تصميم وتنفيذ نظام صيانة للمكاتب والمستودعات
- تطبيق الامتثال لقوانين الحريق، الصحة والسلامة والتأكد من أن المكتب بيئة آمنة للجميع.
- تقرير إدارة العقارات الشهري يتم مشاركته مع مدير الإدارة وAPM
- إدارة فريق من الموظفين الداعمين، وضمان توافر مستلزمات المكتب؛ تخطيط متطلبات مستلزمات المكتب وتسهيل شراء هذه السلع في الوقت المناسب.
إدارة الموظفين، إدارة المرافق وبناء القدرات.
- توفير القيادة لموظفي الإدارة المعتمدين على المنطقة، وضمان توظيف وتوفير فرق كفؤة ومتحمسة لتقديم الخدمات بشكل فعال.
- ضمان التنمية المهنية لموظفي الإدارة المعتمدين على المنطقة من خلال التوجيه، التدريب أثناء العمل، والإرشاد، وتحديد احتياجات التدريب، والتخطيط للخلافة.
- ضمان فهم موظفي الإدارة لسياسات وإجراءات رؤية العالم والامتثال لها.
- ضمان وجود أنظمة إدارة الأشخاص الفعالة، ومراقبتها، واستخدامها؛
- تنفيذ آليات إدارة الأداء الحالية، وضمان المشاركة الجيدة والنتائج الجيدة لتعزيز مشاركة الموظفين وثقافة التميز؛
- ضمان معالجة شكاوى الموظفين والإجراءات التأديبية في الوقت المناسب وفقًا لسياسة رؤية العالم؛
- تثقيف الموظفين، وأصحاب المصلحة وأعضاء المجتمع حول إدارة المالية، والرقابة الداخلية، وسياسات رؤية العالم وإدارة المخزون في الميدان.
- ضمان التعاون الفعال مع مقدمي الخدمات، ورفع الطلبات في الوقت المناسب ومعالجة المدفوعات وفقًا لشروط العقد المتفق عليها.
- ضمان وجود عقود سارية مع جميع مقدمي الخدمات لدينا
- ضمان معالجة أوقات هواتف الموظفين في الوقت المناسب على أساس شهري
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
درجة في المالية / المحاسبة / إدارة الأعمال. الماجستير في إدارة الأعمال / المالية / المحاسبة سيكون ميزة إضافية.
- مهارات حاسوبية ممتازة في برامج مايكروسوفت أوفيس وحزم المحاسبة مثل أنظمة صن، فيجن إكسل
- القدرة على حل المشكلات المعقدة وممارسة الحكم المستقل.
- خبرة لا تقل عن 3 - 4 سنوات في مجالات المالية والإدارة.
- يظهر مهارات تواصل بين شخصية ودبلوماسية متطورة، قادر على التفاوض في مواقف تحقق المنفعة للجميع، ويضع احتياجات أصحاب المصلحة فوق احتياجاته الخاصة، ويسعى لتحقيق النتائج الأفضل للبرنامج مع احترام قدرات كل شخص ونقاط قوته. مهارات تواصل ممتازة.
القطاع المهني للشركة
- منظمات غير حكومية
- خدمات اجتماعية
- منظمات غير ربحية
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- موظف للشؤون المالية والإدارية
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com