المكتب الأمامي - التنفيذي Jones Lang LaSalle

وصف الوظيفة الديناميات في واجهة العمل- IFM

شخص مدفوع ذاتياً للغاية ولديه شغف بخدمة العملاء، لاعب فريق ذو اهتمام كبير بالتفاصيل. سيكون التركيز الرئيسي في هذه الوظيفة هو إنشاء نقطة اتصال بصرية واحدة لموظفي العميل والعمل كواجهة أولية بين العمليات الداخلية للعميل وعملائه. توفير الخدمات بأعلى المعايير وكذلك تمثيل قيم العميل في المظهر، والعرض، والسلوك.

ستحتاج إلى إظهار ثقافة تعزز القيم الأساسية لـ JLL من العمل الجماعي، التميز والأخلاقيات ومبادئ العميل لتكون وصياً لعملائهم، شغوفاً بالأداء والالتزام بمستقبل أفضل.

المسؤوليات الأساسية

ترحيب بجميع الزوار بحرارة وصدق للعميل، بينما تمشي بهم خلال عملية تسجيل الضيوف، وإبقائهم على اطلاع حول مضيفهم / اجتماعهم، والاعتناء باحتياجاتهم خلال زيارتهم للعميل وتمني وداعهم بشكل لطيف.

خدمة العملاء

• لضمان تسجيل جميع الزوار إلى المبنى، سواء كانوا داخليين أو خارجيين، بشكل صحيح وإصدار بطاقة لهم وفقًا لمعايير أمان العميل ويتم تقديم خدمة سريعة وفعالة وتجاوز التوقعات باستمرار.
• تتبع جميع الزوار، بما في ذلك البائعين، والموظفين الزائرين والضيوف. تقديم بيانات ذات جودة حسب الحاجة باستخدام Resource Scheduler.
• لإعلام المضيفين بوجود زوارهم وإبقاء الزوار على اطلاع بوقت وصول مضيفهم؛ لضمان جمع جميع الزوار بواسطة مضيفيهم.
• للحفاظ على تركيز فعال على العملاء في جميع الأنشطة.

دعم غرفة الاجتماعات

• لإدارة ومعالجة حجوزات ومتطلبات غرف المؤتمرات. ضمان تسجيل جميع بيانات الحجز في Resource Scheduler ضمن المواعيد المحددة.
• لإجراء فحوصات يومية على غرف الاجتماعات لضمان الحفاظ عليها نظيفة ومرتبة وعاملة بالكامل من حيث الخدمات واللوازم؛ رفع طلبات العمل في Corrigo حسب الحاجة.
• للمساعدة في إعداد غرف المؤتمرات حسب الحاجة، بما في ذلك تغييرات الأثاث والتعديلات على الجدران المتحركة (حيثما يكون ذلك مناسبًا).
• لطلب وتوصيل أي خدمات تقديم الطعام المطلوبة إلى غرف الاجتماعات.
• لإعداد وتقديم المرطبات إلى غرف الاجتماعات حسب الحاجة.
• لدعم معدات الصوت والمرئيات لغرف الاجتماعات وتقديم الحلول الأولية أو تصعيد المتطلبات حسب الحاجة.

دعم المكتب

• الرد على الهاتف بطريقة احترافية تتماشى مع معايير العميل العالمية.
• للتواصل مع موظفي العميل حول جميع الخدمات المقدمة في الاستقبال.
• لضمان الحفاظ على مكتب الاستقبال ومنطقة الانتظار وغرف الاجتماعات بأعلى معايير النظافة والترتيب.
• إدارة الطرود والطلبات الواردة والصادرة حسب الحاجة.
• إدارة وإكمال طلبات الطباعة والتجليد.

المتطلبات الأساسية الإضافية

• للتعاون الوثيق مع فريق FM، والتكنولوجيا والفرق الأوسع لخدمات المباني لتقديم أفضل خدمة ممكنة لجميع العملاء والموظفين.
• شراء وتوزيع مستلزمات المطبخ والقرطاسية.
• لارتداء الزي المعتمد من العميل وشارة الاسم عند العمل ووفقًا للمعايير المطلوبة.

المسؤوليات الإضافية

• حيثما كان ذلك مناسبًا، إدارة مواقف السيارات وسجلات المركبات.

• التأكد من أنك على اطلاع بأي تغييرات مطلوبة في عمليات الاستقبال، أو مشاريع المكتب التي قد تؤثر على تقديم خدمات الاستقبال.

• التأكد من أن دليل المعايير الإجرائية (SOPs) يتم تحديثه والالتزام به.

لضمان بقاء جميع أبواب الأمان مغلقة وتصعيد أي معدات أمان لا تعمل كما هو مصمم.

لتحمل المسؤولية عن المساهمة في تطويرك الخاص، تحت إشراف مديرك المباشر، وحضور الدورات التدريبية كما هو محدد.

للتصرف كسفير إيجابي للأعمال.

لإظهار الالتزام بقيم الشركة في جميع جوانب دورك.

إدارة المخاطر

• كن مرتاحًا لتصعيد أي مخاوف أو دعم مبكرًا من فريق الإدارة الخاص بك.
• اتباع إجراءات التصعيد المعتمدة وإجراءات الإبلاغ عن الحوادث.

تحتاج أيضًا إلى أن تكون:

• مدفوع ذاتياً؛ واثق ونشيط.
• مرن قادر على التكيف مع المواقف المتغيرة بسرعة.
• موجه نحو الأهداف قادر على التركيز على تحقيق جميع أهداف الأداء.
• متواصل قوي مهارات تقديم جيدة وتمتلك مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية (اللغة الإنجليزية واللغة المحلية مطلوبة، واللغات الإضافية مفيدة).

الكفاءات الحرجة للنجاح

• عقلية Firm First، قادر على التعاون والعمل بشكل جيد مع الآخرين لتحقيق الأهداف، دعم الفريق بفعالية عند الحاجة، القدرة المثبتة على الالتزام بالتنفيذ الخالي من العيوب مع الالتزام بإجراءات ومعايير الشركة. التركيز الممتاز على العميل ومهارات إدارة العلاقات، قادر على التفاعل مع موظفي العميل العامين والبائعين بسهولة، القدرة على إدارة النزاعات والأولويات المتضاربة، يظهر القدرة على العمل مع البائعين لتقديم خدمات فعالة، يظهر نهجًا استباقيًا ومهنيًا تجاه خدمة العملاء. لديه موقف موجه نحو العملاء.