محلل مكتب الاستقبال والإدارة

CBRE

إدارة مكتب الاستقبال: استقبال الزوار والعملاء والمرشحين بطريقة احترافية وودية. إدارة وتوجيه المكالمات الواردة وتدوين الرسائل بدقة.

تنسيق السفر: العمل كمنسق السفر الرئيسي للشركة، المسؤول عن البحث والحجز وإدارة جميع رحلات وإقامة الشركة باستخدام نظام الموردين المفضل لدينا.

السلامة والأمن: العمل كمدير الحريق الرئيسي للمكتب، المسؤول عن تنسيق التدريبات على الإخلاء، وضمان الامتثال لإجراءات السلامة من الحرائق، والعمل كنقطة الاتصال الرئيسية خلال حالة الطوارئ. إدارة إجراءات تسجيل الزوار وإصدار بطاقات الوصول المؤقتة وفقًا لبروتوكولات الأمان.

البريد والتسليم: فرز وتوزيع ومعالجة البريد الوارد/الصادر، والحزم، والتسليمات.

عمليات المكتب: الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومنظمة واحترافية ومساحات المكتب العامة. مراقبة وإدارة مخزون المستلزمات المكتبية، وأغراض غرفة الاستراحة، والمعدات، وتقديم الطلبات حسب الحاجة.

دعم الاجتماعات: جدولة وتنسيق الاجتماعات، وضمان إعداد غرف الاجتماعات وتنظيفها بعد ذلك. المساعدة في إعداد أحداث الشركة أو الزوار الخاصين.

الإعداد والتخلي عن الموظفين: مساعدة فريق الموارد البشرية في معالجة أوراق الموظفين الجدد (طلبات التأشيرات)، وإعداد حزم الترحيب، وتنسيق لوجستيات اليوم الأول. المساعدة في الجوانب الإدارية لتخلي الموظفين.

حفظ السجلات: الحفاظ على تحديث ملفات الموظفين (الفيزيائية والرقمية) مع التركيز القوي على أمان البيانات والدقة. معالجة وتقديم مستندات متنوعة، بما في ذلك نماذج التعريف واعترافات السياسات.

دعم الموارد البشرية العامة: مساعدة فريق الموارد البشرية في المهام الإدارية المتعلقة بتسجيل الفوائد، وتوزيع السياسات، وتنظيم الأحداث أو جلسات التدريب المتعلقة بالموظفين. دعم مشاريع الموارد البشرية بشكل عارض حسب الحاجة.