مدير مكتب الاستقبال
ALUCOR
نشرت في 1 ديسبمر
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
انضم إلينا كمدير مكتب الاستقبال وكن نقطة الاتصال الأولى الحيوية للزوار والعملاء والموظفين، حيث تمد دعمك عبر وظائف متعددة في الأقسام. يجمع هذا الدور الشامل بين المهام المهنية لمكتب الاستقبال مع الدعم الإداري الواسع النطاق، ودعم الموارد البشرية، والمالية، وتنسيق المرافق، ومسؤوليات الامتثال. ستكون حاسمًا في الحفاظ على بيئة مكتبية مرحبة وفعالة وآمنة، تمثل قيم المنظمة بينما تضمن عمليات يومية سلسة، وامتثال صارم، وخدمة عملاء ممتازة.
ما ستفعله
مكتب الاستقبال وإدارة الزوار: إدارة عمليات الاستقبال بمهارة، والترحيب بالزوار؛ التعامل مع إجراءات تسجيل دخول/خروج الزوار؛ التحقق من الهوية والمستندات؛ توجيه الضيوف إلى الشخص المناسب أو غرف الاجتماعات. الرد على المكالمات الواردة، وتصفيتها، وتوجيهها بشكل احترافي؛ أخذ الرسائل ونقلها. الحفاظ على منطقة استقبال مرتبة واحترافية.
التنسيق الإداري: جدولة وتأكيد المواعيد؛ إدارة حجوزات غرف الاجتماعات وضمان الاستعداد. التعامل مع عمليات البريد والشحن (استلام، فرز، توزيع، تنسيق الشحنات الصادرة، الحفاظ على السجلات). تنفيذ مهام إدارية عامة بما في ذلك الأرشفة الشاملة، وإدخال البيانات، وإدارة الوثائق، والحفاظ على السجلات.
الامتثال وإدارة التصاريح: إعداد وإدارة تصاريح الدخول، بما في ذلك عمليات تصاريح المناطق الحرة. المساعدة في تجديد التصاريح والرخص ودعم فحص الامتثال للزوار/المقاولين لضمان الالتزام بإجراءات الشركة واللوائح.
الدعم العام للموارد البشرية: تقديم الدعم الأساسي بما في ذلك تتبع الوقت والحضور، والمساعدة في إدخال بيانات الرواتب أو التنسيق، ومعالجة طلبات الإجازة وتحديث الأرصدة، والحفاظ على سجلات الموظفين والأرشفة السرية، والمساعدة في الأوراق المتعلقة بالتوظيف، ودعم جدولة مقابلات التوظيف. ضمان الحفاظ على السرية والامتثال الصارم في التعامل مع بيانات الموظفين.
المساعدة المالية والمشتريات: إدارة معاملات النقدية الصغيرة والإشراف على استخدام بطاقات ائتمان الشركة. تنسيق مدفوعات فواتير المرافق. إدارة والحفاظ على مخزون مستلزمات المكتب، بما في ذلك الطلب والتوزيع.
الإشراف على المرافق والإقامة: تنسيق معايير المرافق الأساسية؛ التواصل مع خدمات التنظيف، ومراقبة النظافة، والإبلاغ عن احتياجات الصيانة. إدارة طلبات الصيانة والمتابعة مع مقدمي الخدمات. المساعدة في الإقامة والتجديدات الخاصة بالمخيم وإدارة حجوزات غرف الاجتماعات واللوجستيات.
الامتثال للسياسات: ضمان الالتزام الصارم بسياسات الشركة وإجراءات الأمان، والحفاظ على السرية المطلقة لكل المعلومات الحساسة.
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
3 - 5 سنوات من الخبرة المتقدمة في دور مكتب الاستقبال أو الإداري أو الدعم المكتبي، ويفضل أن يكون ذلك ضمن بيئة مؤسسية أو مواجهة للعملاء، مما يُظهر قدرات إدارية متعددة الوظائف. مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي وخدمة العملاء؛ أسلوب احترافي في الهاتف. القدرة على التفاعل بشكل فعال واحترافي مع أصحاب المصلحة المتنوعين داخليًا وخارجيًا. قدرات قوية على تعدد المهام، ومهارات استثنائية في تحديد الأولويات، وإدارة الوقت بدقة مع انتباه دقيق للتفاصيل والدقة عبر مختلف الوظائف الإدارية الم demanding . إجادة استخدام برامج المكتب القياسية (MS Office: Excel، Word، Outlook - مستوى متوسط إلى متقدم مطلوب). الإلمام بأنظمة إدارة الزوار وأنظمة الهواتف متعددة الخطوط. الخبرة في برامج ERP (مثل SAP، Oracle، Epicor) ذات قيمة عالية. سلوك احترافي، وقدرة ثابتة على الحفاظ على السرية، وشخصية ودية وسهلة الاقتراب، وعقلية استباقية وموجهة نحو الحلول، وإحساس قوي بالملكية والمسؤولية. شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل التدريب الإداري أو السكرتاري أو خدمة العملاء ذات الصلة. الاستعداد للتكيف مع ساعات العمل والمناوبات الممتدة أو المهام الخاصة عند الحاجة.
القطاع المهني للشركة
المجال الوظيفي / القسم
الكلمات الرئيسية
- مدير مكتب الاستقبال
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com