مسؤول المكتب الأمامي التنفيذي

Client of Talentmate

يعمل موظف الاستقبال كنقطة اتصال حيوية بين المؤسسة وعملائها. تتطلب هذه الوظيفة شخصًا يتمتع بمهارات اتصال استثنائية، ومظهر مصقول، والقدرة على القيام بعدة مهام بكفاءة. باعتباره الانطباع الأول للعملاء والزوار، يجب على موظف الاستقبال الحفاظ على مظهر مهني وضمان أن جميع التفاعلات تتم بشكل محترم وبعناية. تتضمن الوظيفة الإشراف على منطقة الاستقبال، وإدارة المواعيد، وتقديم الدعم الإداري العام. سيتفوق المرشح الناجح في بيئة سريعة الحركة ويجب أن يمتلك القدرة على التعامل مع استفسارات متنوعة بثقة وهدوء.

المسؤوليات

• ترحيب بالضيوف والعملاء عند وصولهم إلى مكتب الاستقبال.
• الإجابة على المكالمات الهاتفية الواردة وتصفيتها وتحويلها إلى الأفراد المناسبين.
• تقديم معلومات أساسية ودقيقة شخصيًا وعبر الهاتف/البريد الإلكتروني.
• استقبال وفرز وتوزيع البريد اليومي والتسليمات بشكل مناسب.
• توجيه الزوار إلى الشخص والمكتب المناسبين بناءً على الاستفسار.
• الحفاظ على أمان المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول.
• تحديث التقويمات وجدولة الاجتماعات للمديرين وأعضاء الفريق الآخرين.
• المساعدة في إعداد اجتماعات الشركة، والمؤتمرات، والفعاليات.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع سجلات الزوار والمواعيد.
• طلب والحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية والقرطاسية حسب الحاجة.
• أداء مهام مكتبية أخرى مثل الأرشفة، والنسخ، وإرسال الفاكسات.
• ضمان أن منطقة الاستقبال مرتبة وقابلة للعرض، مع جميع المواد اللازمة.

المتطلبات

• خبرة عمل مثبتة كموظف استقبال أو دور مشابه.
• إجادة استخدام معدات المكتب مثل آلات الفاكس والطابعات.
• توجه قوي نحو خدمة العملاء مع مهارات تواصل شخصية استثنائية.
• مهارات كتابة وتواصل شفهي ممتازة مطلوبة.
• شهادة الثانوية العامة؛ المؤهلات الإضافية كمدير مكتب تعتبر ميزة.
• إجادة مجموعة Microsoft Office ومعرفة ببرامج إدارة المكتب.
• القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بفعالية في بيئة مزدحمة.