مدير مكتب الاستقبال

Client of Tawzef

وصف الوظيفة

إدارة المكالمات الواردة وتوجيهها بشكل مناسب.

ترحيب بالزوار وضمان معايير الضيافة الاحترافية.

تنسيق حجز غرف الاجتماعات وترتيب الاجتماعات.

التعامل مع خدمات البريد والطرود الواردة/الصادرة.

إدارة العملاء الواردين وضمان تسجيل دقيق في نظام CRM.

تحديث سجلات CRM وتتبع المتابعات.

التنسيق مع فريق تطوير الأعمال لضمان تخصيص وتوجيه العملاء في الوقت المناسب.

الحفاظ على سجلات منظمة من اتصالات واستفسارات العملاء.

إدارة النقدية الصغيرة والحفاظ على سجلات دقيقة للنفقات.

التعامل مع المشتريات من اللوازم المكتبية ومتطلبات الخدمات.

تنسيق مدفوعات الموردين ومعالجة الفواتير.

الإشراف على الصيانة وإصلاحات المكتب وعقود الخدمات.

ضمان سير العمل اليومي للمكتب بسلاسة.

دعم ترتيبات سفر الموظفين بما في ذلك حجز الرحلات والإقامة.

تنسيق معالجة التأشيرات والوثائق المطلوبة.

المساعدة في تنظيم الفعاليات الداخلية والاجتماعات.

الحفاظ على سجلات الأصول (الكمبيوترات المحمولة، الهواتف المحمولة، بطاقات SIM، إلخ) وتحديثها.

تتبع تخصيص وتسليم أصول الشركة.

الحفاظ على الوثائق المؤسسية وضمان حفظها بشكل صحيح.

قيادة والإشراف على موظفي الدعم بالمكتب (السائقين، مساعدي المكتب، دعم الاستقبال).

ضمان تخصيص المهام ومتابعة الأداء.

العمل كنقطة تنسيق بين الإدارة وموظفي الدعم

المتطلبات

خبرة لا تقل عن 5 سنوات في الاستقبال أو إدارة المكاتب أو تنسيق العمليات.

يفضل الخبرة في التعامل مع أنظمة CRM وتنسيق الموردين.

يفضل الحصول على درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office.

خبرة في استخدام أنظمة CRM. (يفضل)

معرفة أساسية في التعامل مع الأمور المالية (النقدية الصغيرة وتتبع الفواتير).

قدرات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام.

مستوى عالٍ من الدقة والاهتمام بالتفاصيل.

مهارات تواصل احترافية.

القدرة على الإشراف وتنسيق الفرق الصغيرة.

إحساس قوي بالمسؤولية والمساءلة.

سرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.