موظف استقبال المكتب الأمامي

Talentmate

كموظف استقبال في مكتب الاستقبال، تلعب دورًا محوريًا في التشغيل السلس لمنظمتنا من خلال كونك نقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار والموظفين. إن سلوكك الدافئ والودود، جنبًا إلى جنب مع مهاراتك التنظيمية الاستثنائية، يساعد في خلق بيئة مضيافة وفعالة. أنت مسؤول عن إدارة الاستفسارات وتوجيه الضيوف خلال إجراءات الشركة، بالإضافة إلى تقديم الدعم في مختلف المهام الإدارية. من خلال العمل في قلب المكتب، تساهم في صورة إيجابية للشركة وتضمن تنفيذ الأنشطة اليومية بسلاسة. دورك ليس فقط حاسمًا في تحسين علاقات العملاء ولكن أيضًا في الحفاظ على سير العمليات الداخلية بكفاءة. إذا كنت فردًا استباقيًا يتمتع بقدرات متعددة المهام ممتازة، فإن هذه الوظيفة هي المنصة المثالية لعرض مهاراتك في التعامل والتنسيق.

المسؤوليات

• ترحيب وتوجيه الزوار بأسلوب احترافي وودود.
• الرد على المكالمات الواردة وتصفيتها وإعادة توجيهها بسرعة وكفاءة.
• تقديم معلومات دقيقة استجابة للاستفسارات حول خدمات الشركة.
• الحفاظ على منطقة استقبال مرتبة ومرحبة وضمان بروتوكولات السلامة والأمان.
• تنسيق أنشطة مكتب الاستقبال، بما في ذلك توزيع المراسلات وإعادة توجيه المكالمات.
• إدارة حجز المواعيد وجدولة الاجتماعات لأعضاء الفريق.
• المساعدة في التخطيط وتنفيذ المهام الإدارية والأوراق اللازمة.
• الاحتفاظ بسجلات زوار وإدارة الوصول للزوار أو المقاولين.
• تنسيق استلام وإرسال البريد وحزم البريد السريع بكفاءة.
• مراقبة وإعادة تخزين مستلزمات المكتب، والحفاظ على جرد لمكتب الاستقبال.
• تقديم دعم كتابي أساسي للأقسام الأخرى حسب الحاجة.
• إجراء الفحص الأولي للزوار وتوجيه الاستفسارات بشكل مناسب.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كموظف استقبال أو في دور خدمة العملاء المماثل.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة، مع اهتمام بالتفاصيل.
• إجادة استخدام Microsoft Office وبرامج إدارة المكتب ذات الصلة الأخرى.
• القدرة على التعامل مع مهام متعددة مع الحفاظ على موقف إيجابي.
• مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية للتعامل مع مهام متنوعة.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل احترافي.
• شهادة الثانوية العامة أو GED مطلوبة؛ ستكون المؤهلات الإضافية ميزة.