الجبهة Jones Lang LaSalle

ترحيب جميع الزوار بحرارة وإخلاص بالعميل، أثناء إرشادهم خلال عملية تسجيل الضيوف، وإبقائهم على اطلاع بشأن المضيف / الاجتماع، والاعتناء باحتياجاتهم خلال زيارتهم للعميل وتمني وداعهم بشكل لطيف.

خدمة العملاء

• لضمان تسجيل جميع الزوار في المبنى، سواء كانوا داخليين أو خارجيين، بشكل صحيح وإصدار بطاقات مرور وفقًا لمعايير أمان العميل وتقديم خدمة سريعة وفعالة وتجاوز التوقعات باستمرار.

• تتبع جميع الزوار، بما في ذلك البائعين، وزيارة الموظفين والضيوف. توفير بيانات ذات جودة حسب الحاجة باستخدام جدول الموارد.

• لإخطار المضيفين بوجود زوارهم وإبقاء الزوار على اطلاع بشأن وقت وصول مضيفهم؛ لضمان جمع جميع الزوار بواسطة مضيفيهم.

• للحفاظ على تركيز فعال على العملاء في جميع الأنشطة.

دعم قاعة الاجتماعات

• لإدارة ومعالجة حجوزات ومتطلبات قاعات المؤتمرات. لضمان تسجيل جميع بيانات الحجز في جدول الموارد ضمن الأوقات المحددة.

• لإجراء فحوصات يومية لقاعات الاجتماعات لضمان بقائها نظيفة ومرتبة وقابلة للتشغيل بالكامل من حيث الخدمات واللوازم؛ رفع طلبات العمل عبر كورريغو حسب الحاجة.

• لمساعدة في إعداد قاعات المؤتمرات حسب الحاجة، بما في ذلك تغييرات الأثاث وضبط الجدران المتحركة (حيثما ينطبق).

• لطلب وتوصيل أي خدمات تموين إلى قاعات الاجتماعات حسب الحاجة.

• لتحضير وتقديم المرطبات إلى قاعات الاجتماعات حسب الحاجة.

• لدعم معدات الصوت والصورة لقاعة الاجتماعات وتوفير حل أولي أو تصعيد المتطلبات حسب الضرورة.

دعم المكتب

• الرد على الهاتف بطريقة مهنية تتماشى مع المعايير العالمية للعميل.

• للتواصل مع موظفي العميل حول جميع الخدمات المقدمة في الاستقبال.

• لضمان الحفاظ على مكتب الاستقبال ومنطقة الانتظار وقاعات الاجتماعات وفق أعلى معايير النظافة والترتيب.

• إدارة الطرود والبريد الواردة والصادرة حسب الحاجة.

• إدارة وإكمال طلبات الطباعة والتجليد.

المتطلبات الأساسية الإضافية

• للعمل عن كثب مع فرق الخدمات العامة والتكنولوجيا والخدمات المبنية الأوسع لتقديم أفضل خدمة ممكنة لجميع العملاء والموظفين.

• شراء وتوزيع مستلزمات المطبخ والقرطاسية.

• لارتداء الزي المعتمد من العميل وشارة الاسم عند التواجد في العمل وفقًا للمعايير المطلوبة.

المسؤوليات الإضافية

• حيثما ينطبق، إدارة مواقف السيارات وسجلات المركبات.

• تأكد من أنك على اطلاع بأي تغييرات مطلوبة في عمليات الاستقبال، أو المشاريع المكتبية التي قد تؤثر على تقديم خدمات الاستقبال.

• تأكد من تحديث دليل المعايير الإجرائية (SOPs) والالتزام بها.

• لضمان بقاء جميع الأبواب الأمنية مغلقة وتصعيد أي معدات أمان لا تعمل كما هو مصمم.

• لتحمل مسؤولية المساهمة في تطويرك الشخصي، بإشراف مديرك المباشر، وحضور الدورات التدريبية كما هو محدد.

• لتكون سفيرًا إيجابيًا للعمل.

• لإظهار الالتزام بقيم الشركة في جميع جوانب دورك.

إدارة المخاطر

• كن مرتاحًا في تصعيد أي مخاوف أو دعم من فريق إدارتك في وقت مبكر.

• اتباع إجراءات التصعيد والإبلاغ عن الحوادث المعمول بها.

تحتاج أيضًا لأن تكون:

• ذاتي التحفيز؛ واثق ونشيط.

• مرن قادر على التكيف مع المواقف المتغيرة بسرعة.

• موجه نحو الأهداف قادر على التركيز على تحقيق جميع أهداف الأداء.

• متحدث قوي مهارات تقديم جيدة ويمتلك مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية (اللغة الإنجليزية واللغة المحلية مطلوبة، واللغات الإضافية مفيدة).