مسؤول المكتب الأمامي
Arkania
عدة شواغر
نشرت قبل أكثر من 30 يومًا
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
3 وظيفة شاغرة
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
هدف هذه الوظيفة:
دعم العمليات اليومية لقسم إدارة المكتب من خلال تنفيذ المهام الإدارية واللوجستية بكفاءة، مما يساهم في بيئة عمل منظمة وداعمة تضمن سلاسة سير العمل بين الأقسام.
المسؤوليات والواجبات:
1. الدعم الإداري والتشغيلي:
- التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة وتوثيقها وفقًا للإجراءات المعتمدة.
- تنظيم الاجتماعات الداخلية، وإعداد محاضر الاجتماعات، ومتابعة عناصر العمل.
- طباعة وتخزين المستندات المتعلقة بالقسم بالتنسيق مع قسم الموارد البشرية.
2. إدارة اللوجستيات والمرافق:
- استقبال الزوار والتعامل مع المكالمات الهاتفية وفقًا للبروتوكولات التنظيمية.
- متابعة نظافة وصيانة مرافق المكتب والمعدات بالتنسيق مع مقدمي الخدمة.
- تنظيم وإدارة التوزيع الداخلي لمستلزمات المكتب والمعدات.
3. المشتريات والمخزون:
- التنسيق مع قسم المشتريات بشأن طلبات المواد ومستلزمات المكتب.
- استلام والتحقق من الطلبات من حيث الكمية والمواصفات، وتسجيلها بدقة.
- المشاركة في الجرد الدوري وتحديث سجلات المخزون.
4. المتابعة المالية الأساسية:
- إعداد طلبات النقدية الصغيرة والسلف وضمان التوثيق باستخدام النماذج المعتمدة.
- تقديم ومراجعة الفواتير بشكل أولي قبل تقديمها لمدير القسم للموافقة النهائية.
5. التحسين المستمر:
- المساهمة في تحسين إجراءات العمل من خلال تقديم اقتراحات لتبسيط العمليات.
- استخدام الأدوات الرقمية لدعم التوثيق وتتبع المهام اليومية (مثل Excel أو Click Up).
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
الخبرة والمؤهلات:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة كمدير مكتب، أو إداري مكتب أمامي، أو وكيل خدمة عملاء، أو مساعد إداري.
- معرفة بمسؤوليات ونظم وإجراءات إدارة المكتب.
- خبرة عملية مع آلات المكتب (مثل آلات الفاكس والطابعات).
- إجادة استخدام MS Office (MS Excel وMS Outlook، على وجه الخصوص) وClick UP.
المهارات:
- مهارات إدارة الوقت الممتازة والقدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات العمل.
- الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
- مهارات كتابة وتواصل شفهي ممتازة.
- مهارات تنظيم وتخطيط قوية في بيئة سريعة الحركة.
- ذهن مبدع مع القدرة على اقتراح تحسينات.
القطاع المهني للشركة
- العقارات
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- مسؤول المكتب الأمامي
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com