مسؤول المكتب الأمامي

dmg events

يؤدي مدير المكتب دورًا حيويًا في إدارة الوظائف الإدارية اليومية، وتنسيق موارد المكتب، وضمان سير العمليات بسلاسة. تتطلب هذه الوظيفة التي تركز على العميل مهارات تنظيمية قوية، واهتمامًا بالتفاصيل، والقدرة على التعامل مع مسؤوليات متعددة أثناء العمل عن كثب مع وظيفة الموارد البشرية. المسؤوليات الرئيسية: الإشراف وإدارة جميع الوظائف الإدارية المكتبية والموظفين. الإشراف على سير العمل السلس لأنظمة المكتب، والمرافق، والمعدات. العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للتنسيق الداخلي عبر الأقسام. ضمان اتباع نهج يركز على العميل في إدارة المكتب الأمامي، والاستقبال، وتجارب الزوار. الإشراف على الامتثال للصحة والسلامة وإدارة تقييمات المخاطر المتعلقة بالمكتب. إدارة عقود الإيجار، إيجاري، AOFC، تصاريح إدارة المباني، ومفاوضات الإيجار لعدة طوابق ووحدات. تنسيق تجهيزات المكتب والحصول على موافقات كونكورديا حسب الحاجة. إدارة أماكن وقوف السيارات (الجديدة والتجديدات)، بما في ذلك الموافقات عبر البريد الإلكتروني، طلبات بطاقات الوقوف من كونكورديا، وإصدار أوامر الشراء (POs). تنظيم وإدارة اجتماعات الإدارة، بما في ذلك حظر التقاويم في بداية السنة بموافقة من الرئيس. إدارة العقود مثل نسبرسو وثريفتى، بما في ذلك إصدار ومعالجة أوامر الشراء. تنسيق تنظيف السجاد عند الحاجة. إعداد التقرير الربع سنوي لبصمة الكربون. الإشراف على طباعة العناصر لمعارض الوظائف وفعاليات S&S. التعامل مع حجوزات السفر ونقاط البيع (POS) للرئيس ونائب الرئيس للموارد البشرية، بما في ذلك المساعدة في متطلبات التأشيرات. تنظيم الحفلة السنوية. إدارة فريق إدارة المرافق المتعاقد معه في مقرنا لضمان تقديم الخدمة وفقًا لاتفاقية مستوى الخدمة لدينا مع المورد. إدارة جداول مساعدي المكتب لدينا. التنسيق مع إدارة المباني للحصول على الموافقات عند الحاجة. التواصل مع مختلف الملاك لدينا عند الحاجة. نقطة الاتصال لمورد خدمات التوصيل لدينا. إدارة النقد الصغير الإداري والتسوية عليه شهريًا للمالية. تنظيم الفعاليات الداخلية وفعاليات الرفاهية. تحديد الفرص لتحسين العمليات وتنفيذ أفضل الممارسات الإدارية.

المؤهلات والخبرة والمهارات: الحد الأدنى من 3 سنوات من الخبرة المثبتة في دور إدارة المكتب. مهارات تنظيمية قوية وقدرة على القيام بعدة مهام مع القدرة على تحديد الأولويات بشكل فعال. مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة؛ واثق في التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. إتقان تطبيقات MS Office (وورد، إكسل، أوتلوك، باوربوينت). القدرة المثبتة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف وكذلك التعاون ضمن فريق. المعرفة بالميزانية، والمشتريات، وإدارة الموردين. قدرات قوية في حل المشكلات وعقلية موجهة نحو الحلول. القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية الضيقة مع الحفاظ على الانتباه للتفاصيل. سلوك دافئ وقابل للتواصل ومهني مع مهارات بين شخصية ممتازة. يرجى أخذ الوقت لقراءة الوصف الوظيفي، يجب أن تستوفي جميع المعايير المحددة أعلاه حتى يتم النظر في طلبك. نحن نتحقق من جميع الطلبات وسيتم الاتصال بالمرشحين المناسبين خلال 5-7 أيام. إذا لم يتم الاتصال بك خلال 5-7 أيام عمل، يرجى اعتبار طلبك غير ناجح في هذا الوقت.