مسؤول المكتب الأمامي

PRO-TEC Egypt

1.استقبال

• الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها حسب الحاجة.
• إدارة المراسلات (البريد الإلكتروني، الرسائل، الطرود، إلخ.)
• إدارة منطقة الاستقبال والعناية بالزوار

2.العمل الإداري

• تولي المهام الإدارية، مع التأكد من أن باقي الموظفين يتلقون الدعم الكافي للعمل بكفاءة.
• الإشراف على الموظفين الإداريين وتقسيم المسؤوليات لضمان الأداء (موظفو المكتب).
• تنسيق حجز قاعات الاجتماعات من خلال جدولة وتنسيق أوقات الاجتماعات المناسبة.
• تتبع مخزونات اللوازم المكتبية والقرطاسية وتقديم الطلبات عند الحاجة.
• إدارة طلبات الطعام والوجبات الخفيفة وتقديم تقرير شهري مع قيمة طلبات الموظفين على أساس شهري ليتم خصمها من الراتب.
• تنسيق الأنشطة والعمليات المكتبية لضمان الكفاءة والامتثال لسياسات الشركة.

3.إدارة المرافق

• تقييم صيانة المكتب (مكان العمل، الأثاث، مكيف الهواء، آلات النسخ، إلخ.)
• فحص المنشأة بشكل دوري لضمان الاحتفاظ بجميع المناطق في حالة مرتبة ومنظمة ونظيفة وآمنة وتعمل بكفاءة.

4.مهام إدارة الموارد البشرية

• إعداد مجموعة القرطاسية للموظفين الجدد ونموذج الاستلام للإدارة.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لطلبات إجازات الموظفين.
• استلام، وتصنيف طلبات الإجازة، والأعذار وطلبات مهام العمل.
• تقديم الدعم لأي مهام معينة عند الحاجة.

• 1-3 سنوات من الخبرة المثبتة في مكتب الاستقبال أو الدور الإداري أو دور الاستقبال.
• مهارات تواصل شفوية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية والعربية.
• قدرات تنظيمية قوية ومهارات متعددة المهام مع اهتمام دقيق بالتفاصيل.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook، PowerPoint) وبرامج إدارة المكاتب.
• مظهر احترافي وسلوك مع نهج يركز على العميل.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر ونزاهة.
• مهارات مثبتة في حل المشكلات والقدرة على العمل بشكل مستقل.
• مرونة للتكيف مع الأولويات المتغيرة واحتياجات المكتب.
• مهارات بين شخصية قوية والقدرة على العمل بشكل تعاوني ضمن فريق.
• استعداد للعمل في الموقع في بيئة مكتبية سريعة الوتيرة.