مسؤول المكتب الأمامي

Mike Sport

القسم: الموارد البشرية & تطوير المنظمات

حالة الوظيفة: دوام كامل

الجنس: أنثى

ساعات العمل: من الاثنين إلى الجمعة من 9:00 صباحًا حتى 6:00 مساءً

الموقع: المكتب الرئيسي زلقا



نطاق الوظيفة

مدير المكتب الأمامي مسؤول عن إدارة المكتب الأمامي، علاقات الضيوف، وخدمة العملاء. كما أنها مسؤولة عن تقديم المساعدة لضيوف مايك سبورت لضمان نشر المعلومات بشكل صحيح للأطراف المعنية. تعمل بشكل وثيق مع فريق الموارد البشرية وتقدم الدعم في طلباتهم الإدارية.



المسؤوليات الرئيسية

وظائف كتابية وإدارية:

إدارة منطقة المكتب الأمامي والأنشطة الإدارية لضمان التشغيل السليم للمكاتب/المرافق.

التأكد من أن منطقة المكتب الأمامي والبيئة المكتبية مرتبة وجذابة، مع جميع القرطاسية والمواد اللازمة (مثل: الأقلام، النماذج، والنشرات).

استقبال الزوار عند وصولهم وتقديم المساعدة والمعلومات المناسبة.

الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيه المتصلين وفقًا لأدب الهاتف؛ تسجيل الرسائل بدقة وضمان التواصل في الوقت المناسب.

إدارة حجز غرف الاجتماعات والتأكد من تحديث الجدول الزمني.

وظائف الموارد البشرية:

استلام ومعالجة جداول الموظفين الأسبوعية.

التنسيق مع الموظفين الجدد بشأن تقديم مستنداتهم البيولوجية ومتابعة المستندات المفقودة بهدف الحصول على ملف توظيف كامل بدون نقص.

إدارة عملية الانضمام للموظفين الجدد من خلال إعداد ملفات توظيفهم عند القبول.

المساهمة في تحسين بيئة صحية، من خلال إدارة بعض وظائف علاقات الموظفين مثل إعداد رسائل بريد إلكتروني بعيد الميلاد، التهاني، والإعلانات، إلخ.

إدارة نشر الوظائف على منصات التوظيف المختلفة ودعم جدولة المقابلات مع المرشحين المحتملين.

إدارة العملية الكاملة لحجز الرحلات التجارية والحجوزات ذات الصلة مثل طلبات التأشيرات، المواعيد، الإقامة، وحجوزات الطيران.

المساعدة في مهام إدارية أخرى وبناء الثقافة، مثل فعاليات الفريق.

المساعدة في العمليات اليومية لوظائف وواجبات الموارد البشرية.

أداء مهام أخرى مرتبطة بالنطاق الوظيفي.



متطلبات الوظيفة

التعليم: درجة بكاليوس في إدارة الموارد البشرية.

الخبرة: 0- 1 سنة خبرة في مجال إدارة المكاتب؛ التدريب في الموارد البشرية ميزة.

المهارات اللغوية: متقدم في اللغة الإنجليزية المكتوبة والمنطوقة & العربية، الفرنسية ميزة.

المهارات الحاسوبية: معرفة جيدة ببرنامج Ms. Office.