مسؤول المكتب الأمامي
Online Money Transfer (OMT)
نشرت قبل أكثر من 30 يومًا
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
ملخص الوظيفة:
مسؤول عن إدارة المكتب الأمامي ومساعدة القسم في المهام الإدارية عند الحاجة. كما أنه مسؤول عن تقديم المساعدة لموظفي OMT والضيوف لضمان نشر المعلومات بشكل صحيح. مسؤول عن حفظ وتنظيم السجلات وقواعد البيانات من خلال اتباع الإجراءات المتفق عليها وضمان الحفاظ على سجلات البيانات بشكل جيد سواء في التنسيق الرقمي أو المادي. وأخيرًا، مسؤول عن مساعدة القسم في المهام الإدارية عند الحاجة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
إدارة المكتب الأمامي
استقبال الضيوف
الرعاية الإدارية
المكالمات المؤسسية
إدارة غرف المؤتمرات
خدمة العملاء
يتولى استقبال المكتب الأمامي والأنشطة الإدارية
يستقبل الزوار عند وصولهم ويقدم المساعدة والمعلومات المناسبة
يضمن المشاركة الفورية للقسم المعني عند أي شكوى/طلب وارد
يحافظ على منطقة الاستقبال نظيفة وآمنة من خلال الامتثال للإجراءات والقواعد واللوائح
يساعد في حجز غرف المؤتمرات وينسق مع عمال النظافة لضمان إعداد الغرف ونظافتها
يستقبل ويرتب ويوزع المستندات على الفرق عند الحاجة
يطلب لوازم المكتب لأعضاء الفريق عند الحاجة ويحافظ على سجلات المخزون
يرد على المكالمات الهاتفية ويوجه المتصلين وفقًا لأدب الهاتف؛ يأخذ رسائل دقيقة ويضمن التواصل في الوقت المناسب
يضمن تلبية احتياجات الإداري للقسم وينسق مع فريق الإدارة لتزويدهم بالعناصر اللازمة مسبقًا
إدارة قواعد البيانات والإدارة:
يتولى إدارة قواعد البيانات وحفظ السجلات، مع ضمان أن جميع مناطق الأرشفة مرتبة بشكل جيد وأن الملفات مؤرشفة وقابلة للوصول عند الحاجة
يتولى التواصل مع تكنولوجيا المعلومات بشأن حقوق الوصول للتطبيقات
يدعم القسم في الاستفسارات الإدارية عند الحاجة
يؤدي أي مهام أخرى تتعلق بنطاق العمل والكفاءات اللازمة لتلبية الاحتياجات التنظيمية المستمرة
المعرفة والمهارات والقدرات:
المؤهلات:
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو توثيق المعلومات، أو درجة تقنية في إدارة قواعد البيانات أو ما يعادلها
المهارات التقنية:
كفاءة كاملة في اللغة الإنجليزية والعربية، والفرنسية ميزة إضافية
إجادة في مجموعة Microsoft Office، خاصة في Excel
خبرة في إدارة المكتبات أو قواعد البيانات وحفظ السجلات
خبرة في الأنظمة وقواعد البيانات عبر الإنترنت
الخبرة ذات الصلة:
1-3 سنوات في الأدوار الإدارية وخدمة العملاء
الكفاءات السلوكية الرئيسية
مهارات خدمة العملاء الجيدة
مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام بالتفاصيل
القدرة على الحفاظ على الثقة والسرية
مهارات تنسيق ممتازة
يأخذ المبادرة ويملك حس المسؤولية
مهارات إدارة الوقت الممتازة مع القدرة المثبتة على الوفاء بالمواعيد النهائية
القدرة على العمل بشكل جيد في بيئة سريعة الوتيرة
التفاعلات الرئيسية
خارجي: الموردون، الضيوف، العملاء
داخلي: موظفو OMT
مسؤول عن إدارة المكتب الأمامي ومساعدة القسم في المهام الإدارية عند الحاجة. كما أنه مسؤول عن تقديم المساعدة لموظفي OMT والضيوف لضمان نشر المعلومات بشكل صحيح. مسؤول عن حفظ وتنظيم السجلات وقواعد البيانات من خلال اتباع الإجراءات المتفق عليها وضمان الحفاظ على سجلات البيانات بشكل جيد سواء في التنسيق الرقمي أو المادي. وأخيرًا، مسؤول عن مساعدة القسم في المهام الإدارية عند الحاجة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
إدارة المكتب الأمامي
استقبال الضيوف
الرعاية الإدارية
المكالمات المؤسسية
إدارة غرف المؤتمرات
خدمة العملاء
يتولى استقبال المكتب الأمامي والأنشطة الإدارية
يستقبل الزوار عند وصولهم ويقدم المساعدة والمعلومات المناسبة
يضمن المشاركة الفورية للقسم المعني عند أي شكوى/طلب وارد
يحافظ على منطقة الاستقبال نظيفة وآمنة من خلال الامتثال للإجراءات والقواعد واللوائح
يساعد في حجز غرف المؤتمرات وينسق مع عمال النظافة لضمان إعداد الغرف ونظافتها
يستقبل ويرتب ويوزع المستندات على الفرق عند الحاجة
يطلب لوازم المكتب لأعضاء الفريق عند الحاجة ويحافظ على سجلات المخزون
يرد على المكالمات الهاتفية ويوجه المتصلين وفقًا لأدب الهاتف؛ يأخذ رسائل دقيقة ويضمن التواصل في الوقت المناسب
يضمن تلبية احتياجات الإداري للقسم وينسق مع فريق الإدارة لتزويدهم بالعناصر اللازمة مسبقًا
إدارة قواعد البيانات والإدارة:
يتولى إدارة قواعد البيانات وحفظ السجلات، مع ضمان أن جميع مناطق الأرشفة مرتبة بشكل جيد وأن الملفات مؤرشفة وقابلة للوصول عند الحاجة
يتولى التواصل مع تكنولوجيا المعلومات بشأن حقوق الوصول للتطبيقات
يدعم القسم في الاستفسارات الإدارية عند الحاجة
يؤدي أي مهام أخرى تتعلق بنطاق العمل والكفاءات اللازمة لتلبية الاحتياجات التنظيمية المستمرة
المعرفة والمهارات والقدرات:
المؤهلات:
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو توثيق المعلومات، أو درجة تقنية في إدارة قواعد البيانات أو ما يعادلها
المهارات التقنية:
كفاءة كاملة في اللغة الإنجليزية والعربية، والفرنسية ميزة إضافية
إجادة في مجموعة Microsoft Office، خاصة في Excel
خبرة في إدارة المكتبات أو قواعد البيانات وحفظ السجلات
خبرة في الأنظمة وقواعد البيانات عبر الإنترنت
الخبرة ذات الصلة:
1-3 سنوات في الأدوار الإدارية وخدمة العملاء
الكفاءات السلوكية الرئيسية
مهارات خدمة العملاء الجيدة
مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام بالتفاصيل
القدرة على الحفاظ على الثقة والسرية
مهارات تنسيق ممتازة
يأخذ المبادرة ويملك حس المسؤولية
مهارات إدارة الوقت الممتازة مع القدرة المثبتة على الوفاء بالمواعيد النهائية
القدرة على العمل بشكل جيد في بيئة سريعة الوتيرة
التفاعلات الرئيسية
خارجي: الموردون، الضيوف، العملاء
داخلي: موظفو OMT
القطاع المهني للشركة
- الخدمات المصرفية
- الخدمات المالية
- الوساطة
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- مسؤول المكتب الأمامي
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
Online Money Transfer (OMT)
وظائف مماثلة
مساعد مكتب
ALCROW FOR SOLAR ENERGY SYSTEMS RENTAL CO
- 1 - 2 سنوات
- دبي - الإمارات العربية المتحدة
مدخل بينات
Confidential Company
- 0 - 1 عام
- دبي - الإمارات العربية المتحدة
مساعد مكتب
NEW SHILPI TEXTILES CO LLC
- 0 - 2 سنوات
- دبي , الشارقة , أبو ظبي - دولة الإمارات العربية المتحدة