مساعد مدير المكتب الأمامي، ون آند أونلي ون زعبيل KERZNER INTERNATIONAL LIMITED

ملخص الوظيفة

سيكون مساعد مدير المكتب الأمامي في ون آند أونلي ون زعبيل مسؤولاً عن خلق الفرح للضيوف من خلال التوقع، والإبداع، والدقة، والتعاطف، والدفء، مع تخصيص كل جانب من جوانب إقامتهم لتجاوز توقعاتهم. سيساعد مساعد مدير المكتب الأمامي في العمليات والإشراف على جميع أقسام المكتب الأمامي، بما في ذلك خدمات الضيوف، والكونسيرج. يجب عليهم القيادة من خلال الخدمة من القلب، والعناية بالضيوف والزملاء، والحفاظ على مستوى عالٍ من الخدمة، وتقديم التدريب المستمر والتحفيز للفريق.

المهام والمسؤوليات التشغيلية الرئيسية

• الإشراف وإدارة عمليات المكتب الأمامي، خدمات الضيوف، الكونسيرج.

• مراقبة جميع المعاملات المالية، بما في ذلك النقد، ومدفوعات بطاقات الائتمان، وأشكال الدفع الأخرى.

• مراقبة دقة فواتير الضيوف، وبيانات الفواتير، والفواتير، وتصحيح أي تناقضات حسب الحاجة.

• ضمان استجابة فعالة في حالة حدوث سيناريو حجز زائد.

• ضمان أن جميع غرف الوصول اليومية للـ V.I.P، والغرف الخاصة، وغرف الضيوف طويلة الإقامة محجوزة مسبقاً، وأن يتم إبلاغ خدمات التنظيف وأن يتم إعداد كل غرفة مع وسائل الراحة الترحيبية المناسبة.

• إدارة وتسجيل تفضيلات الضيوف بنشاط والتواصل مع الأقسام ذات الصلة للتأكد من متابعة هذه التفضيلات وإدخالها في الأنظمة المناسبة (ALICE، SAGA، Opera، إلخ).

• من لحظة ما قبل الوصول، إنشاء اتصالات قوية وقنوات تواصل مع كل ضيف لتحديد نغمة إقامة سلسة.

• متابعة جميع حالات عدم رضا الضيوف من اليوم السابق، والتأكد من حل جميع القضايا بطريقة فعالة وأن الضيف راضٍ عن الحل المقدم.

• الحفاظ على قنوات تواصل فعالة بين كل ضيف والأقسام ذات الصلة لضمان إبلاغ الضيوف وحضورهم بشكل جيد. تشمل قنوات الاتصال الأدوات الشخصية والرقمية مثل الهواتف الذكية الخاصة بالشركة (مثل GMH وWhatsApp Business).

• في حالة حدوث أي حوادث / إزعاجات للضيوف، محاولة حل كل مشكلة وتصعيدها إلى الإدارة عند الضرورة. يتم تسجيل جميع مشكلات الضيوف، والحوادث، والتعليقات على ALICE في نفس يوم حدوثها.

المهارات والخبرة والمتطلبات التعليمية

• درجة بكاليوس في إدارة الضيافة، إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.

• خبرة لا تقل عن سنتين في دور إدارة المكتب الأمامي أو خدمات الضيوف، في فندق فاخر.

• مهارات قوية في القيادة والتنظيم، مع القدرة على إدارة فريق بفعالية وتحديد أولويات المهام.

• مهارات ممتازة في التواصل والتفاعل، مع القدرة على التفاعل مع الضيوف والموظفين على جميع المستويات.

• الإجادة في Opera PMS، ALICE، SAGA سيكون ميزة إضافية.

• الإجادة في اللغة الإنجليزية (شفهياً وكتابياً)،

• لغة إضافية ستكون ميزة إضافية.

• معرفة اللوائح والقوانين ذات الصلة المتعلقة بعمليات الفندق.

• القدرة على العمل لساعات مرنة، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع والأعياد.