مدير واجب المكتب الأمامي

AccorHotel

المخرجات الرئيسية والمسؤوليات

التخطيط والتنظيم:

• مراجعة وتحديث سجل الزوار.
• كن أنيقًا، ومهندمًا، وحافظ على سلوك ودود ومبتهج في جميع الأوقات.
• التقارير المنتظمة عن الأحداث إلى FDM ومدير العمليات ومدير عام الفندق.
• الحفاظ على علاقات الزملاء.
• حل الشكاوى والتعامل مع المنازعات.
• ضمان أن الخدمات تتوافق مع المعايير المطلوبة.
• تسهيل إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة للفندق وتعليقات المقيمين.
• جولة في الفندق وفقًا للقائمة المرجعية.
• تنسيق الشراء لإدارات المكتب الأمامي مع فريق المالية وفقًا لإجراءات الفندق.
• التخطيط وتنسيق جميع أنشطة الانتقال مع الأقسام ذات الصلة.
• الالتزام ومراقبة نفقات التشغيل للقسم وفقًا للميزانية والتوقعات القسم.
• مراجعة ومراقبة جداول العمل للقسم، والإشراف على أن تكون الرواتب في القسم متوافقة مع الميزانيات.

العمليات:

• التحضير لوصول الضيوف اليومي من حيث تخصيص الغرف، والامتيازات، والطلبات الخاصة للضيوف.
• الإعلان عن غرف VIP لأقسام التدبير المنزلي والأطعمة والمشروبات.
• ضمان أن غرف VIP جاهزة وتم التحقق منها وكل شيء في ترتيبه قبل الوصول.
• حضور جلسة الإحاطة الصباحية للإدارة إذا لزم الأمر/تم الطلب.
• تحمل مسؤولية نوبتك والتعامل مع المواقف، وضمان أن فريق الاستقبال في النوبة يتم الاعتناء به ومساعدته إذا لزم الأمر.
• تسجيل ومعالجة تسجيل الوصول لجميع الوافدين.
• إجراء إحاطة يومية وضمان اتباع معيار IQ.
• أداء إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة في الاستقبال.
• كن جزءًا وقيادة نجاح جميع التسجيلات ومساعدة في تحقيق هدف الفندق.
• ضمان ذكر برنامج Cherish في كل إحاطة وجمع التعليقات اليومية من الفريق من أجل تحقيق الهدف الشهري.
• فحص التعليقات عبر الإنترنت (TripAdvisor وBooking.com وما إلى ذلك) والتحقيق في القضايا ثم الإبلاغ إلى المدير.
• ضمان التحقيق في تعليقات الضيوف والرد على الضيف وفقًا لذلك.
• المساعدة في تحقيق أهداف Trust You.
• الاستجابة لطلبات الضيوف واتخاذ الإجراءات وفقًا لذلك.
• التعامل مع شكاوى الضيوف واتخاذ إجراءات فورية لضمان تقديم الرضا.
• المساعدة مدير الفندق المناوب عند الحاجة/إذا لزم الأمر.
• المسؤولية عن واجبات الصرافة، والمعاملات بالعملة الأجنبية، ومهام تدقيق الليل والتسوية عند مغادرة الضيوف.
• التعامل مع حجوزات مكتب الاستقبال في جميع الأوقات ومعالجة حجوزات الاتصالات عندما يكون قسم حجوزات الغرف مغلقًا.
• تقديم خدمة ودودة وسلسة ومهذبة للضيف والاستجابة بسرعة لجميع الطلبات والاستفسارات في جميع الأوقات.
• حل شكاوى الضيوف/طلبات والتواصل مع القسم المعني لضمان المتابعة الفورية.
• التعامل مع إصدار بطاقات مفاتيح غرف الضيوف وضمان التحكم الفعال في أمان الضيوف.
• تحقق من Paymaster يوميًا وتقديم ملاحظات إلى FDM مع الإجراءات المتخذة.
• تشجيع البيع الإضافي للغرف والإفطار يوميًا للفريق ومشاركة النتائج والتعليقات.
• التحقق من حالة الفندق، والإشغال، والوظائف، والمجموعات، وMIPs.
• تقديم تقرير الاستقبال اليومي والمستندات بشكل منهجي.
• تقديم تدريب مناسب وتعريف لجميع المنضمين الجدد إلى الاستقبال وضمان استخدام Opera V9 كنظام إدارة الممتلكات في التدريب.
• الحفاظ على ورقة مكالمات المجاملة اليومية ومشاركة الملاحظات/الإجراءات مع المدير.
• حضور اجتماع الائتمان عند الطلب.
• حضور اجتماعات الإيرادات عند الطلب.
• في نهاية الوردية أو اليوم، يجب عليه التواصل بجميع المعلومات التي تحتاجها الوردية التالية لضمان سير العمليات بشكل جيد.
• التنسيق والمعلومات مع المكتب الأمامي، والتدبير المنزلي، والأطعمة والمشروبات، وخاصة مع المدير العام بشأن MIPs وVIPs.
• للتعامل بفعالية مع جميع شكاوى الضيوف المتعلقة بالمكتب الأمامي بالتنسيق مع مدير الاستقبال، واتخاذ إجراءات تصحيحية لمنع التكرار وتحويل الضيف إلى عميل متكرر. تنسيق الإجراءات المناسبة مع الأقسام الأخرى، وإبلاغ مدير الاستقبال، ومدير العمليات، والمدير العام.
• مهام أخرى حسب التكليف.
• أداء المهام بطريقة تحترم قيم أكور.
• المساعدة في فرق العمل للفتح الجديد.
• تنفيذ أي مهمة أخرى معقولة (قد لا يتم ذكرها هنا) كما هو مطلوب.
• حضور وترؤس الإحاطات اليومية.

الجوانب العامة المتعلقة بالنظافة / السلامة الشخصية / البيئة / السرية:

• ضمان العناية المناسبة بجميع المعدات والأثاث الموكلة للاستخدام.
• كن على دراية جيدة بسياسات وإجراءات الفندق، وعلى معرفة جيدة بالتخطيط الفيزيائي للفندق ومرافقه، وعلى دراية بإجراءات الطوارئ في الفندق فيما يتعلق بالحريق، والرعاية الطبية، وتهديدات القنابل، والانقطاع الكهربائي، والإخلاء.
• يعرف اللوائح الخاصة بالسلامة ويضمن تطبيقها ويضمن سلامة الأشخاص والممتلكات في الفندق.
• يحترم ويضمن احترام التزامات الفندق تجاه ميثاق البيئة (توفير الطاقة، وإعادة التدوير، وفرز النفايات، إلخ).
• يفهم ويلتزم بدقة بالقواعد واللوائح المقررة في دليل Heartists وسياسة الفندق بشأن الحريق، والنظافة، والصحة والسلامة.
• ضمان حماية السجلات السرية وغيرها من المعلومات السرية وعدم إزالتها من المكتب.
• لا يكشف عن أي معلومات مالية أو أي معلومات أخرى عن فنادق أكور.