مسؤول تنفيذي لمكتب الاستقبال

Client of Talentmate

يلعب موظف الاستقبال دورًا حيويًا في الحفاظ على العمليات الأمامية النابضة بالحياة في المنظمة. هذه الوظيفة مناسبة تمامًا لشخص منظم للغاية يتمتع بمهارات تواصل ممتازة. باعتباره أول نقطة اتصال، يمثل موظف الاستقبال وجه الشركة وهو أمر حيوي في خلق انطباع أول إيجابي لجميع الزوار والعملاء. تشمل المسؤوليات الرئيسية إدارة أنشطة مكتب الاستقبال، التعامل مع استفسارات العملاء، وتنسيق المهام الإدارية الأساسية. تتطلب هذه الوظيفة سلوكًا احترافيًا، ومنهجًا استباقيًا لحل المشكلات، والقدرة على تعدد المهام في بيئة سريعة الوتيرة. باعتباره وجه وصوت المنظمة، يعد موظف الاستقبال ضروريًا في تعزيز بيئة مكتبية مرحبة وفعالة.

المسؤوليات

• استقبال الضيوف وترحيب بهم بمودة وود.
• إدارة المكالمات الواردة وتوجيهها إلى القسم المناسب.
• الحفاظ على منطقة مكتب الاستقبال منظمة وضمان النظافة والترتيب.
• المساعدة في المهام الإدارية مثل الأرشفة، النسخ، وإدارة الوثائق.
• تنسيق الجدولة وتسهيل المواعيد لفريق الإدارة.
• ضمان حصول الزوار والعملاء على المساعدة والمعلومات المناسبة.
• مراقبة وإدارة مخزون لوازم المكتب وطلب البدائل حسب الحاجة.
• التعامل مع الاستفسارات وحل أي مشكلات للعملاء بمهنية ولباقة.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك ترتيب غرف الاجتماعات والمعدات اللازمة.
• الحفاظ على السرية وحماية المعلومات الحساسة في جميع الأوقات.
• دعم قسم الموارد البشرية في تنظيم اتصالات المواعيد.
• إعداد التقارير والسجلات المتعلقة بعمليات مكتب الاستقبال بانتظام.

المتطلبات

• تجربة مثبتة كموظف استقبال أو دور مشابه ضرورية.
• مهارات تواصل لفظية وكتابية ممتازة ضرورية للنجاح.
• قدرات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام في بيئة ديناميكية.
• إجادة استخدام MS Office ومعرفة بأنظمة إدارة المكتب.
• عقلية موجهة نحو خدمة العملاء مع القدرة على التعامل مع الاستفسارات بكفاءة.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ درجة جامعية ميزة إضافية.
• مظهر وسلوك احترافي مطلوب لمسؤوليات الدور.