مسؤول تنفيذي لمكتب الاستقبال

Arkania

هدف هذا الدور:

لدعم العمليات اليومية لقسم إدارة المكتب من خلال تنفيذ المهام الإدارية واللوجستية بكفاءة، مما يساهم في بيئة عمل منظمة وداعمة تضمن سلاسة سير العمل عبر الأقسام.

المسؤوليات والواجبات:

1. الدعم الإداري والتشغيلي:

• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة وتوثيقها وفقًا للإجراءات المعتمدة.
• تنظيم الاجتماعات الداخلية، وإعداد محاضر الاجتماعات، ومتابعة عناصر العمل.
• طباعة وأرشفة المستندات المتعلقة بالقسم بالتنسيق مع قسم الموارد البشرية.

2. إدارة اللوجستيات والمرافق:

• استقبال الزوار والتعامل مع المكالمات الهاتفية وفقًا للبروتوكولات التنظيمية.
• متابعة نظافة وصيانة مرافق ومعدات المكتب بالتنسيق مع مقدمي الخدمات.
• ترتيب وإدارة التوزيع الداخلي لمستلزمات ومعدات المكتب.

3. المشتريات والمخزون:

• التنسيق مع قسم المشتريات بشأن الطلبات المتعلقة بالمواد ومستلزمات المكتب.
• استقبال والتحقق من الطلبات من حيث الكمية والمواصفات، وتوثيقها بدقة.
• المشاركة في الجرد الدوري وتحديث سجلات المخزون.

4. المتابعة المالية الأساسية:

• إعداد طلبات النقدية الصغيرة والسلف والتأكد من توثيقها باستخدام النماذج المعتمدة.
• تقديم الفواتير ومراجعتها مبدئيًا قبل تقديمها لمدير القسم للموافقة النهائية.

5. التحسين المستمر:

• المساهمة في تحسين إجراءات العمل من خلال تقديم اقتراحات لتبسيط العمليات.
• استخدام الأدوات الرقمية لدعم التوثيق وتتبع المهام اليومية (مثل Excel أو Click Up).