مدير المكتب الأمامي

Dusit Doha Hotel | Dusit Hotel & Suites - Doha

وصف الوظيفة

المسؤوليات الرئيسية

• زيادة نسبة الإشغال والمتوسط السعري في جميع الأوقات.
• التنسيق عن كثب مع مدير المبيعات بشأن توفر الغرف.
• المحافظة على علاقة جيدة مع وكلاء السفر ومنظمي الرحلات.
• التنسيق مع الهندسة الداخلية وخدمات التنظيف لضمان توفر أكبر عدد ممكن من الغرف للبيع في وقت معين.
• الرد على الاستفسارات المتعلقة بسياسات الفندق وخدماته.
• التعامل مع شكاوى الضيوف بشكل احترافي.
• ترتيب الخدمات الخاصة.
• ضمان معايير خدمة عالية في جميع الأوقات.
• الحفاظ على علاقة جيدة مع الضيوف والموظفين.
• مراجعة قوائم الوصول وضبط الضيوف VIP مع المدير العام والمدير المساعد.
• اتخاذ القرارات بشأن الحجز الزائد استنادًا إلى سياسات الفندق ومعاييره بالتشاور مع المدير المساعد.
• المشاركة في التوقعات السنوية وإعداد الميزانية مع الإدارة العليا.
• مراقبة وتحليل الفنادق المنافسة.
• إعداد التقارير حسب الحاجة.
• دعم وتحديد برامج التدريب وإعداد خطة تدريب سنوية. العمل مع مدير التدريب لضمان وجود خطة تدريب نشطة جارية.
• العمل مع قسم الحجز للمساعدة في التحكم في التواريخ المفتوحة والمغلقة، وتوفر وحالة الغرف والأجنحة، وأنماط وصول الضيوف.
• تحليل نتائج الإيرادات والنفقات شهريًا.
• المساعدة في توظيف واختيار الموظفين.
• الإبلاغ إلى الإدارة العليا بشأن الأحداث غير العادية (الإيرادات، الإشغال وشكاوى الضيوف).
• ضمان الحفاظ على سجل المدير اليومي.
• مراجعة قوائم VIP وقوائم الوصول.
• مراقبة سياسات الائتمان وتدقيق التقرير اليومي للائتمان على غرف الضيوف عند الحاجة.
• عقد اجتماعات شهرية مع الموظفين مع تدوين المحاضر وتقديمها للأشخاص المعنيين.
• تطوير برامج تكريم الموظفين للمناطق التي يعمل بها.
• الامتثال لسياسات ومعايير الشركة.
• ضمان تقديم خدمة سكرتارية عالية الجودة في مركز الأعمال.
• أن يكون على دراية بإجراءات الطوارئ في الفندق.
• أداء مهام أخرى كما يحددها المشرف.
• التفاعل مع العملاء والضيوف وVIP في اللوبي. التأكد من رضا الضيوف عن خدمات الفندق وتقديم حلول أو مساعدة فورية.
  
  

المسؤوليات الإدارية

• الاعتراف بجدول العمل اليومي ومراجعته.
• إجراء إحاطة يومية ومراجعة للمسؤولين عن الأقسام المعنية.
• اقتراح واجب فعال لضمان كفاية القوى العاملة وفقًا لحجم العمل.
• إقامة اتصال ثنائي الاتجاه مع الأقسام ذات الصلة.
• التواصل بفعالية مع الضيوف والمرؤوسين والمشرفين المباشرين ورؤساء الأقسام الآخرين.
• إدارة الوقت بفاعلية من خلال الالتزام بالمواعيد النهائية في الوقت المحدد.
• إدارة الإجراءات المتعلقة بالموظفين بشأن الطلبات الخاصة بالإجازات والعمل الإضافي، وإجراءات التأديب والتشجيع.
• إكمال ميزانية الأرباح والنفقات الرأسمالية بشكل فعال وفي الوقت المناسب.
• التعرف على المشاكل وحلها بطريقة احترافية.
  
  

المسؤوليات التقنية

• يعرف ويفهم وصف الوظيفة لجميع المناصب في قسمه ويكون على دراية بالآخرين.
• يعرف ويفهم السياسات المتعلقة بقسمه والأقسام الأخرى.
• يعترف بالمنتجات ذات الجودة الجيدة والعرض الجيد.
• يتحقق ويحسن جميع معايير الخدمة التي وضعتها الشركة.
• يشرف على أنشطة الموظفين لزيادة الإيرادات وتقليل التكاليف.
• يوفر المساعدة للموظفين عند الحاجة خلال فترات الذروة.
• يحافظ على معايير التحضير لجميع الأفراد.
• يستهلك الطاقة والمياه في جميع الأوقات دون تقليل راحة الضيوف وكفاءة التنظيف.
• إدارة النفايات من خلال تقليلها وإعادة تدويرها، وتغيير سلوك الموظفين لاستخدام جميع الموارد بعناية.
  
  

المسؤوليات التجارية

• التواصل بفعالية مع الضيوف والعملاء والشركاء التجاريين والموظفين.
• أن تكون بائعًا جيدًا لتعزيز صورة الفندق وأعماله.
• المشاركة في المشاريع المجتمعية أو الأنشطة من أجل تعزيز صورة الفندق والتعاون لتحسين العلاقات المجتمعية.
  
  

مسؤوليات الموارد البشرية

• تدريب وتوجيه جميع الموظفين عند الاقتضاء.
• تقييم أداء الموظفين بموضوعية في مسؤولياتهم.
• تقديم التدريب لجميع الموظفين في قسمه بانتظام.
• تحفيز الموظفين على النمو داخل الشركة.
• تطوير نفسه ليكون مديرًا أفضل في جميع الأوقات.
  
  

العلاقة

• الإبلاغ إلى مدير الغرف والعمل عن كثب مع رؤساء الأقسام الآخرين لضمان تحقيق أقصى درجات رضا الضيوف.
• توجيه والإشراف على أنشطة الأقسام المعنية.
• التنسيق مع مدراء آخرين لضمان سير العمليات بسلاسة وجميع أنشطة الفندق.
• التفاعل مع العملاء والضيوف والمسؤولين الحكوميين والموردين وأفراد آخرين مهمين في المجتمع للترويج للفندق.
• أن تكون قادرًا على التواصل بفعالية وكفاءة مع الضيوف.
  
  

أخرى

• التعلم المستمر من خلال خطة تطوير الفردية الخاصة بك.
• أي مهام أخرى قد يحددها المشرف.
  
  

المسؤوليات

• تمثيل علامة دوسيت وقيمها في جميع الأوقات. سنقوم بإنشاء علاقات أولية وسنقدم تجربة ضيف استثنائية ونروج للكرم التايلاندي.
  
• 
  
• 
  

متطلبات الوظيفة

• الحد الأدنى من التعليم هو درجة البكالوريوس في إدارة الفنادق أو تخصص ذي صلة.
• الحد الأدنى من 8 سنوات من الخبرة في مكتب الاستقبال في منصب مشابه ويفضل أن يكون في بيئة من فئة 5 نجوم.
• المعرفة بعمليات مكتب الاستقبال.
• القدرة على التواصل باللغة الإنجليزية بشكل ممتاز سواء كتابيًا أو شفهيًا.
• التحلي بمهنية مع مهارات تواصل شخصية ممتازة.