مدير المكتب الأمامي RIXOS

تنظيم قسم المكتب الأمامي بالفندق، إدارة الموظفين في هذا القسم بطريقة منسقة ومنظمة، وضمان التنسيق بين قسم المكتب الأمامي والأقسام الأخرى.

• ضمان أن إيرادات ومصروفات القسم تتماشى مع الميزانية.
• التحكم في توزيع الغرف للحفاظ على معدلات الإشغال اليومية والأسبوعية في الحد الأقصى وضمان الإشغال الأمثل.
• ضمان أن يعمل القسم بلا عيوب وفقًا للإجراءات المنشورة وتعليمات المكتب الأمامي.
• ضمان أن تتم المراسلات الخارجية دون تأخير وبشكل مثالي والتحكم في هذه المراسلات.
• ضمان أن يتم الاحتفاظ بجميع سجلات الضيوف والإحصائيات بشكل كامل.
• التحقيق في حالات عدم الحضور ومناقشتها مع الوكالات، وإذا لزم الأمر، إصدار فواتير لحالات عدم الحضور.
• إبلاغ الأقسام الأخرى مسبقًا عن غرف VIP ومراقبة الإجراءات المتخذة.
• تقييم الاقتراحات، الشكاوى والنقد بشأن المكتب الأمامي مع الموظفين وجمع التعليقات من الضيوف واتخاذ إجراءات للتحسين.
• ضمان تقديم التعليقات المماثلة الأخرى المستلمة من الضيوف إلى الإدارة العليا كتابةً.
• مشاركة المعلومات مع الأقسام الأخرى حول إمكانيات الضيوف وملفاتهم.
• مسؤول عن إعداد القسم المتعلق بالمكتب الأمامي في الميزانية السنوية.
• مسؤول عن الاستخدام الصحيح للسلفة النقدية والمفاتيح الرئيسية التي تم تحميلها على مسؤوليته.
• حضور اجتماعات الأقسام الأخرى والتدريبات واجتماعات المدير العام وفقًا لجدول إدارة الفندق. مشاركة القرارات المتخذة في اجتماعات الإدارة مع موظفي القسم وضمان تنفيذها.
• إعداد التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية وتقديمها إلى مساعد المدير العام.
• ضمان الاحتفاظ بالسجلات كما هو مطلوب من قبل إدارة الفندق والسلطات المختصة بشكل منظم وفي الوقت المناسب.
• مراقبة تقديم الخدمات التي تم تنفيذها في العقود مع وكالات السفر وإبلاغ فريق الإدارة في هذا الصدد.
• التحكم في تقديم الخدمات المدرجة في العقود وفي حالة وجود أي تعارضات، إبلاغ مكتب المبيعات وإذا لزم الأمر، وكالة السفر المعنية كتابةً كما تم الاتفاق مع مساعد المدير العام.
• ضمان أن تتماشى تطبيقات المكتب الأمامي مع القواعد الإدارية والتشريعات. مراقبة الوثائق الرسمية وفقًا للقواعد المعمول بها.
• مراقبة أداء المرؤوسين وإجراء تقييمات في نهاية الموسم.
• أن تكون منفتحًا على المشاكل والاقتراحات من الموظفين وإيجاد حلول.
• التخطيط وتنفيذ الأنشطة والفعاليات التي تهدف إلى تقنيات العمل وبناء روح الفريق.
• إعداد خطط التوظيف المستقبلية.
• تقديم أفضل الخدمات وتشجيع الزملاء في هذا الصدد، مع الوعي بالدور الذي تلعبه الخدمات المقدمة للضيوف في مبيعات وتسويق المنشأة.
• بذل كل جهد ممكن لضمان أقصى معدل إشغال في المنشأة.
• البحث في وضع السوق في المنطقة، جمع البيانات وتقديمها إلى مساعد المدير العام.
• التواصل المستمر مع المديرين والممثلين الإقليميين ورؤساء المرشدين السياحيين لوكالات السفر المتعاقدة.
• إقامة علاقات جيدة مع الفنادق المجاورة.
• مسؤول عن إعداد برامج التدريب لقسم المكتب الأمامي وتدريب الموظفين في قسمه.
• المشاركة في فرق الاستجابة للطوارئ وإدارة ونشر فريقه الخاص.
• توقع أن جميع الأنشطة وجميع المعدات والممتلكات التي سيتم شراؤها قد تخلق ضررًا للبيئة، والانضمام إلى جميع الأنشطة التي يتم تنظيمها لحماية التنوع البيولوجي وتبادل المسؤوليات، ومشاركة المسؤوليات الفردية من أجل زيادة المعرفة البيئية وإجراء التدريبات اللازمة. توفير الحد الأدنى من الاستهلاك لجميع الأدوات والمعدات المستخدمة حاليًا (الورق، المطبوعة، إلخ).
• تنفيذ التحذيرات اللازمة والتدريبات الإدارية من أجل توفير الطاقة داخل المنشأة. مواصلة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها لتوفير الطاقة. توقع آثار البيئة وكفاءة الطاقة على المعدات المشتراة.
• تقليل تلوث البيئة والآثار الضارة على البيئة وتوجيه الموظفين.
• توفير نقل المواد الكيميائية بشكل آمن، والتخزين والاستخدام وفقًا للقوانين، والسيطرة على تقليل التلوث الكيميائي.
• تنفيذ جميع المسؤوليات المتعلقة بأنظمة إدارة الجودة وسلامة الغذاء المنفذة في المنشآت.
• أداء جميع المهام الأخرى التي يكلف بها المديرون وإدارة الفندق ولم يتم تحديدها في الوصف الوظيفي.