مدير المكتب الأمامي

AccorHotel

التقارير إلى المدير العام، تشمل المسؤوليات والوظائف الأساسية العمل ولكن لا تقتصر على ما يلي:

• تقديم خدمة مهنية وودية وجذابة باستمرار
• قيادة وإدارة جميع جوانب قسم الاستقبال وضمان اتباع جميع معايير الخدمة
• زيادة إيرادات الغرف من خلال المشاركة في اجتماعات إدارة العائدات وتنفيذ استراتيجيات وممارسات إدارة العائدات المتفق عليها
• التعامل مع مخاوف الضيوف والتفاعل بسرعة، وتسجيل وإخطار المناطق المناسبة
• عقد اجتماعات دورية للقسم
• إدارة ميزانية القسم
• التوازن بين الاحتياجات التشغيلية والإدارية واحتياجات الزملاء
• مساعدة الضيوف بشأن مرافق الفندق بطريقة إعلامية ومفيدة
• اتباع سياسات وإجراءات ومعايير الخدمة للقسم
• اتباع جميع سياسات السلامة
• أداء واجبات أخرى كما هو موكل
• الوصول إلى مكان العمل في الوقت المحدد بالزي الرسمي الكامل مع الأدوات والمعدات اللازمة للخدمة.
• مراجعة الوصولات المتوقعة لليوم الحالي والتحقق من جميع حجوزات VIP والطلبات الخاصة للتأكد من أنها مسجلة مسبقًا، ومحمية بشكل صحيح وتم إخطار الأقسام الأخرى بتخصيص الغرف.
• مراجعة توافر الغرف والتحقق من حالة المغادرة على أساس يومي.
• نقل جميع المعلومات ذات الصلة إلى موظفي الاستقبال، والمشرف التالي على الوردية، ومدير الاستقبال المساعد، وجميع المناطق ذات الصلة في قسم الغرف.
• الإشراف والتوجيه والتوجيه لموظفي الاستقبال لضمان التسلسل الصحيح للأحداث من أجل التسجيل الصحيح ومغادرة الضيوف.
• تعيين فترات استراحة ومهام محددة تتعلق بالائتمان، والعناوين المفقودة، وطباعة بطاقات التسجيل، وتسجيل الضيوف وتسجيل مفاتيحهم، وإنشاء حزم تسجيل الوصول، ونشر الرسوم، والنظافة العامة وتنظيم الاستقبال.
• إدارة مستويات الموظفين حسب تقلبات الإشغال.
• الأولوية رقم واحد هي دفع المعايير أثناء التواجد في الموقع مع موظفي الاستقبال.
• عند مراقبة الزملاء، ضمان تسجيل الضيوف بكفاءة، ومغادرتهم، وخدمة الهاتف. التأكد من أن مهامهم تكتمل وفقًا للسياسات والإجراءات والمعايير المعمول بها.
• التعامل مع أي تحديات قد تواجه الضيوف.
• حل أي فرصة للضيوف لضمان رضا الضيوف الكامل. ثم استخدم الفرصة كأداة تدريب لموظفي الاستقبال حتى لا تتكرر المشكلة مرة أخرى.
• إنشاء بيئة ترحيبية لجميع الضيوف والزوار؛ التأكد من الاعتراف بجميع الضيوف أثناء وجودهم في اللوبي سواء لفظيًا أو بصريًا. قبول الطلبات من الضيوف بشأن التعامل مع الأمتعة والتخزين، وتسليم العناصر. الحفاظ على جميع دفاتر السجلات، والتأكد من دقتها وتحديثها وأنها في حالة جيدة.
• حل مشكلات الضيوف والموظفين بسرعة وبطريقة تفيد جميع المعنيين.
• عقد اجتماعات يومية قبل الوردية.
• المشاركة في التدريب المستمر للزملاء لتحسين الأداء المستمر. التعرف على الأداء المتميز من قبل موظفي الخدمة والتعامل مع الانضباط وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية.
• فحص زي الزملاء والمناطق التشغيلية للقسم للنظافة والتنظيم، وتصحيح ما هو ضروري وإبلاغ التوقعات لهذه المناطق للموظفين.
• قبول المدفوعات لحسابات الضيوف سواء عند التسجيل أو عند المغادرة.
• الحفاظ على بنك منزلي وإجراء إيداع وتقرير دقيق عن الإيصالات يوميًا.
• صرف الشيكات وتبادل العملات للضيوف.
• الحفاظ على سجل يومي لجميع فرص الضيوف مع خطوات العمل التصحيحية.
• متابعة أي حالات غير محلولة في الوقت المناسب وتمرير المعلومات المناسبة إلى مدراء آخرين للتعامل معها.
• عند الضرورة، المساهمة بنشاط في تشغيل المنتجع الناجح من خلال التصنيف والتعامل مع أمتعة الضيوف أو تخزينها أو تسليم عناصر الضيوف عند الطلب.
• دعم رجال الإطفاء، ورجال الأبواب، وموظفي الخدمة، ومكتب الكونسيرج حسب الحاجة.