مسؤول استقبال

Talentmate

يلعب موظف الاستقبال في المكتب الأمامي دورًا محوريًا في خلق جو مرحب للعملاء والزائرين وأعضاء الفريق. يقع في مقدمة مؤسستنا، هذا الفرد له دور أساسي في إدارة تدفق المكالمات والزوار لضمان سير العمليات بسلاسة. يجب أن يمتلك المرشح المثالي مهارات اتصال ممتازة مع قدرة على القيام بمهام متعددة. تجمع هذه الوظيفة بين الدعم الإداري وخدمة العملاء، مما يتطلب سلوكًا مهنيًا، وموقفًا استباقيًا، وقدرة على التعامل مع مهام متنوعة بكفاءة. كونه ممثلًا للشركة، يجب أن يعكس موظف الاستقبال قيمها ويساهم بشكل إيجابي في بيئة العمل. سيظهر المرشح الناجح المبادرة والقدرة على التكيف في بيئة عمل ديناميكية.

المسؤوليات

• استقبل ورحب بالزائرين والعملاء بطريقة ودية.
• إدارة المكتب الأمامي من خلال الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها بشكل مناسب.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومرتبة، مع ضمان التنظيف والتنظيم في الوقت المناسب.
• التعامل مع الاستفسارات شخصيًا وعبر الهاتف بلباقة مهنية.
• جدولة وتأكيد المواعيد والاجتماعات لأعضاء الفريق.
• مراقبة دخول وخروج الأفراد للحفاظ على الأمن والسلامة.
• المساعدة في المهام الإدارية مثل الأرشفة، النسخ، وإدخال البيانات حسب الحاجة.
• التنسيق مع الأقسام المختلفة لتسهيل التواصل واللوجستيات.
• إدارة البريد الوارد والصادر والتسليمات بكفاءة.
• تحديث سجلات الزوار وتتبع مستلزمات المكتب والضروريات.
• تقديم المعلومات والإرشادات للزوار الخارجيين وأعضاء الفريق الداخليين.
• المساعدة في توجيه الأعضاء الجدد من خلال التعريف بالمكتب والإعداد.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل وجود بعض الخبرة المكتبية.
• مهارات اتصال لفظية وكتابية ممتازة ضرورية.
• قدرة قوية على القيام بمهام متعددة وتحديد أولويات الواجبات بشكل فعال.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office و المعدات المكتبية العامة.
• الخبرة المثبتة في خدمة العملاء أو الضيافة ميزة إضافية.
• امتلاك مهارات تنظيم وإدارة الوقت استثنائية.
• القدرة على البقاء هادئًا ومهذبًا في المواقف عالية الضغط.