مشرف المكتب الأمابي

AccorHotel

تنفيذ تعليمات مدير المكتب الأمامي و/أو مساعد مدير المكتب الأمامي المتعلقة بالتنظيم والتنفيذ والتخطيط لضمان سير عمل قسم المكتب الأمامي بسلاسة.

أداء واجبه وفقًا للممارسات والتعليمات التشغيلية والعمليات المحددة من قبل مدير المكتب الأمامي.

مسؤول عن أداء الخدمات المخصصة لورديته بأفضل وأدق طريقة.

تتبع الملاحظات في دفتر السجل واتخاذ الإجراءات وفقًا لذلك.

تنفيذ إجراءات تسجيل الوصول للضيوف VIP ومراقبة الخدمات المجانية.

كون على علم بمعدل إشغال الفندق.

مراقبة المدفوعات للحجوزات الفردية.

التحكم في النماذج والتقارير المكتملة خلال ورديته.

تنظيم الوردية وضمان النظام.

التحكم في ترتيبات العمل للموظفين في ورديته.

التحكم في جميع بطاقات الإقامة الصادرة للدخول والمستندات التي سيتم تسليمها للضيوف.

التحكم في إجراءات تسجيل الوصول لجميع الضيوف الذين وصلوا.

إعداد التقارير اليومية والنماذج المطلوبة.

التحكم في الأموال التي جمعها موظفو الاستقبال في نهاية الوردية.

ضمان تحويل جميع الفاكسات والرسائل.

التحقق من دقة المبلغ المفوتر للوكالات بعد المغادرة.

التحكم في جميع تدفقات الأموال داخل قسم المكتب الأمامي، وتحديد المصدر وإتمام المعاملة.

مراقبة أي تغييرات في الغرف وإبلاغ قسم التدبير المنزلي.

الإبلاغ عن أي مشاكل إلى مدير المكتب الأمامي.

التنسيق مع قسم التدبير المنزلي وقسم الخدمات الفنية.

مسؤول عن ترتيب ونظام الموظفين العاملين في الوردية.

ضمان استكمال جميع الوثائق الرسمية بشكل كامل ومنظم.

الامتثال لتعليمات المنشأة وضمان التزام الموظفين التابعين بهذه التعليمات.

تقديم معلومات كاملة ودقيقة للمديرين.

توزيع المهام اليومية للوردية.

حضور الاجتماعات الدورية لقسم المكتب الأمامي.

إنشاء أفكار جديدة وتشجيع الموظفين الآخرين على أن يكونوا منتجين.

ضمان أن يحافظ الموظفون على علاقات جيدة وتعاون.

حضور برامج التدريب.

تقديم أفضل الخدمات وتشجيع الزملاء في هذا الصدد، مع الوعي بالدور الذي تلعبه الخدمات المقدمة للضيوف في مبيعات وتسويق المنشأة.

مراقبة معدلات الإشغال اليومية والتوقعات للمساهمة في زيادة معدل الإشغال في المنشأة.

يمتلك معرفة بالمنطقة.

يعرف الوكالات والأفراد الذين يعمل معهم الفندق.

يعرف من يتصل به في حالة الطوارئ مثل المستشفيات، سيارات الأجرة، الشرطة، إلخ.

المشاركة في فرق الاستجابة للطوارئ.

إيلاء أقصى اهتمام للتمثيل. يكون دائمًا حذرًا حيث أن ملابسه وسلوكه وكلامه تمثل المنشأة.

لتوقع أن جميع الأنشطة وشراء جميع المعدات والممتلكات قد تخلق أمراضًا للبيئة، للانضمام إلى جميع الأنشطة التي تُنظم لحماية التنوع البيولوجي ومشاركة المسؤوليات، ومشاركة المسؤوليات الفردية لزيادة المعرفة البيئية وإجراء التدريبات اللازمة. لتوفير الحد الأدنى من الاستهلاك للمعدات والأشياء المستخدمة حاليًا (ورق، مطبوعات، إلخ).

لتنفيذ التحذيرات اللازمة والتدريبات部门ية من أجل توفير الطاقة داخل المنشأة. لتنفيذ القرارات التي تم اتخاذها لتوفير الطاقة. لتوقع آثار البيئة وكفاءة الطاقة على المعدات المشتراة.

لتنفيذ مسؤولياته من أجل القضاء على وجمع النفايات بطريقة صحيحة، وتقليل التلوث البيئي والآثار الضارة على البيئة.

تنفيذ جميع المسؤوليات المتعلقة بأنظمة إدارة الجودة المطبقة في المنشآت.

تنفيذ جميع الواجبات الأخرى التي يكلف بها المديرون وإدارة الفندق والتي لم يتم تحديدها في وصف الوظيفة.

تنفيذ جميع المسؤوليات المتعلقة بالحماية من الأمراض الوبائية واستجابة الإجراءات المنفذة في المنشآت.