مدير مستندات خريج (مواطن إماراتي)

Wood

الدور

تقوم وود حاليًا بالتوظيف لمدير مستندات Document Controller للانضمام إلى فريقنا في أبوظبي. توفر هذه الوظيفة المكتبية فرصة ممتازة للعمل على مشاريع متنوعة وتحديات ضمن أعمالنا في النفط والغاز والطاقة الجديدة، من خلال دعم فرق الهندسة والمشاريع عن طريق إدارة تدفقات العمل الخاصة بالوثائق وضمان الامتثال لمعايير المشروع.

الأهداف الرئيسية لهذا الدور

• إدارة ومراقبة تدفقات العمل الخاصة بالوثائق للمشاريع، مع ضمان الدقة، وقابلية التتبع، والامتثال لمعايير المشروع
• الحفاظ على سجلات الوثائق، ومراقبة النسخ، وسجلات التوزيع
• دعم فرق الهندسة والمشاريع من خلال ضمان الوصول في الوقت المناسب إلى الوثائق المحدثة
• إظهار الوعي بسياسات وإجراءات الشركة المتعلقة بالتحكم في الوثائق
• الحفاظ على مستوى عالٍ من مهارات الحاسوب والإلمام بأنظمة إدارة الوثائق والأدوات البرمجية ذات الصلة

المتوقع:

• درجة البكالوريوس في تخصص ذي صلة (مثل: إدارة الأعمال، الهندسة، الذكاء الاصطناعي / علوم البيانات أو إدارة المعلومات).
• انتباه قوي للتفاصيل والتزام بالحفاظ على دقة الوثائق وسلامتها.
• قدرات فعالة في التواصل والعمل الجماعي، مع نهج استباقي وتعاوني.
• القدرة على إدارة الوقت بفعالية والالتزام بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة.
• إلمام بأنظمة وبرامج التحكم في الوثائق (مثل: SharePoint، EDMS، Aconex).
• فهم لمعايير الصناعة والمتطلبات التنظيمية المتعلقة بالوثائق.
• خبرة سابقة في التحكم في الوثائق ضمن مشاريع الهندسة أو البناء أو النفط والغاز (يفضل).
• حرص على التعلم والنمو ضمن بيئة منظمة ومهنية.

Key Accountabilities and Responsibilities Document Controller

• إدارة وصيانة الوثائق الخاصة بالمشاريع وفقًا لمعايير الشركة ومتطلبات العميل.
• ضمان التحكم الدقيق في الوثائق الواردة والصادرة، بما في ذلك مراقبة النسخ، والتوزيع، والأرشفة.
• دعم فرق الهندسة والمشاريع من خلال ضمان الوصول في الوقت المناسب إلى الوثائق المحدثة والمعتمدة.
• إظهار فهم لإجراءات التحكم في الوثائق وتطبيقها في بيئة المشروع.
• الحفاظ على سجلات الوثائق والسجلات، مع ضمان قابلية التتبع والامتثال خلال دورة حياة المشروع.
• إعداد اتصالات وتقارير مكتوبة واضحة وموجزة تتعلق بحالة الوثائق والتحكم فيها.
• ضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات الداخلية التي تؤثر على أنشطة إدارة الوثائق.
• الحفاظ على مستوى جيد من مهارات الحاسوب والإلمام بأنظمة إدارة الوثائق والأدوات البرمجية ذات الصلة.
• التعاون مع الفرق متعددة التخصصات لضمان اكتمال الوثائق ودقتها وتماشيها مع معالم المشروع.
• المساعدة في التدقيق والمراجعات من خلال تقديم الوثائق المطلوبة وضمان جاهزية السجلات.