منسق المنح والامتثال

Oxfam Novib

غرض القسم:

غرض الفريق: المساهمة في تطوير وتنفيذ استراتيجيات تعبئة الموارد لإقامة شراكات استراتيجية بين أوكسفام والجهات المانحة المؤسسية لتحديد وتطوير فرص تمويل جديدة وإدارة المنح والامتثال بشكل عام

غرض الوظيفة: ينسق منسق المنح والامتثال إدارة المنح ووظيفة الامتثال ضمن وحدة تطوير الأعمال (BDU) في الأراضي الفلسطينية المحتلة. يشرف الدور على إدارة محفظة منح كبيرة ومتنوعة (حوالي 70-90 مشروع نشط)، مع ضمان الامتثال الكامل لمتطلبات المانحين ومتطلبات أوكسفام، ونظم داخلية قوية، وإدارة مخاطر نشطة، وتقارير عالية الجودة.

يشرف المنسق على فريق الامتثال، ويقوي نظم إدارة المنح، ويضمن التنسيق الفعال مع الزملاء في البرنامج والمالية وتطوير الأعمال. سيقود شاغل الوظيفة المشاركات اليومية مع المانحين والتواصل لمحافظ محددة، كونه نقطة الاتصال الرئيسية للامتثال للمانحين المؤسسيين. ويتضمن ذلك بشكل خاص قيادة الاتصالات الروتينية وضمان إدارة الامتثال القوية. بينما يقود فريق تطوير العطاءات بشكل أساسي تطوير الاقتراحات، يساهم المنسق استراتيجيا في الفرص المختارة.

تقارير الوظيفة إلى

مدير تطوير الأعمال

الأدوار التي تتبع لهذه الوظيفة

موظف المنح والامتثال x1 + (حتى 4 تقارير مباشرة حسب الحاجة - سيتم تأكيده)

مسؤولية الميزانية

لا شيء

النطاق الجغرافي

الأراضي الفلسطينية المحتلة وعالميا

التأثير

فريق الدولة الداخلي، الأراضي الفلسطينية المحتلة وتحالف أوكسفام

خارجي، عالمي

المعنيون الرئيسيون

فرق البرنامج، فرق الدعم، منظمات أوكسفام، الفريق الإقليمي والجهات المانحة المؤسسية.

المسؤوليات الرئيسية

المسؤوليات الرئيسية (تقنية، قيادة، إدارة الأفراد والموارد)

1. الإشراف على المنح وقيادة الامتثال

• الإشراف على إدارة المنح والامتثال عبر جميع المشاريع النشطة في الأراضي الفلسطينية المحتلة.
• ضمان مراقبة قوية للالتزامات التعاقدية للمانحين، جداول التقارير، الامتثال للميزانية، وتخفيف المخاطر.
• قيادة ضمان جودة تقارير المانحين (المالية والسردية)، مع ضمان تقديمات في الوقت المناسب ومتوافقة.
• الإشراف على عمليات العقد والتعديل، مع ضمان توثيق صحيح وتحديثات النظام.
• الحفاظ على التواصل المنتظم مع الزملاء في البرنامج والمالية وتطوير الأعمال لتوقع المخاطر، والاختناقات، والتعديلات المطلوبة.
• تقديم نصائح استراتيجية للامتثال للإدارة العليا ومدير تطوير الأعمال (BDM).
• تمثيل وظيفة الامتثال في اتصالات المانحين حسب الحاجة وخدمة كنقطة اتصال للمانحين المختارين حسب الاقتضاء.

2. قيادة الفريق وإدارة المحفظة

• الإشراف المباشر على ما يصل إلى أربعة أعضاء من فريق الامتثال، مع ضمان تخصيص عبء العمل بشكل واضح وتطوير مهني.
• توزيع المنح عبر فريق الامتثال لضمان إدارة محفظة متوازنة.
• الحفاظ على محفظة أصغر من المشاريع ذات الأهمية الاستراتيجية أو المخاطر العالية.
• عقد اجتماعات مراجعة منتظمة مع أعضاء الفريق لمراقبة التقدم، وتحديد المخاطر، وتعزيز الأداء.
• ضمان عمليات إغلاق المشاريع بشكل صحيح بالتنسيق مع فرق البرنامج والمالية.

3. نظم وإدارة المعلومات

• أن تكون نقطة الاتصال للنظم لمنصات إدارة المنح (مثل SAP وOPP والأنظمة الداخلية ذات الصلة)، مع ضمان إدخال بيانات دقيق وفي الوقت المناسب وإشراف.
• الإشراف على متتبع المنح المركزي، مع ضمان رؤية في الوقت الحقيقي على حالة المشروع، مواعيد التقارير، حالة العقد، مستويات المخاطر، والمعالم الرئيسية.
• ضمان توثيق منظم وأنظمة أرشفة لجميع المنح والعقود.
• تعزيز العمليات الداخلية لإدارة المنح وإجراءات التشغيل القياسية لتحسين الكفاءة والمساءلة.

4. دعم تطوير الأعمال الاستراتيجية

• تقديم مدخلات الامتثال لفرص التمويل الجديدة، خاصة الاقتراحات ذات المخاطر المتوسطة إلى العالية أو المعقدة، حسب طلب BDM.
• المساهمة في تطوير الاقتراحات بشكل انتقائي، مع ضمان مراجعة الامتثال وتقييم المخاطر عبر التقديمات.
• دعم عمليات التفاوض على العقود والتعديلات للمنح الممنوحة.
• ضمان التوافق بين الاقتراحات المعتمدة، وعقود المانحين، والأنظمة الداخلية.
• المشاركة أو القيادة في اجتماعات المانحين المتعلقة بفرص التمويل والمنح النشطة حسب الطلب، مع ضمان دمج اعتبارات الامتثال من مرحلة العطاء إلى إدارة ما بعد الجائزة.

5. النطاق والتقارير

• قيادة القسم الفرعي ضمن وحدة تطوير الأعمال (BDU).
• الإدارة المباشرة لما يصل إلى أربعة أعضاء من فريق الامتثال.