مدير إدارة المنح

Danish Refugee Council

مدير إدارة المنح (GMM) هو منصب رئيسي في قسم البرامج يشرف على تطوير البرامج والإدارة المستمرة لمحفظة المنح في البلاد. يضمن GMM أن تكون المقترحات والتنفيذ عالية الجودة، قائمة على الأدلة وتتم وفقًا للوائح المانحين وDRC. يشمل ذلك الإشراف على التقارير في الوقت المناسب والمساءلة العامة للمانحين. كما أن GMM مسؤول أيضًا عن القيادة وإدارة وحدة المنح. يتم تقديم التقارير إلى رئيس البرنامج ويتعاون عن كثب مع مديري خدمات الدعم، المنسقين الفنيين، فريق الإدارة العليا ومكاتب المناطق في جميع الأمور المتعلقة بالمنح، والامتثال للمانحين، وتطوير المقترحات.

المسؤوليات والواجبات:

تطوير البرامج وجمع التبرعات (35%)

• تطوير استراتيجية لجمع التبرعات للبرامج وتحديث خريطة المانحين لبرنامج اليمن مع التركيز بشكل خاص على تنويع التمويل والاحتفاظ بالمانحين، مع متابعة اتجاهات التمويل واستراتيجيات المانحين.
• قيادة عملية تطوير المقترحات - بما في ذلك تطوير الميزانية - بالتفاعل مع المنسقين الفنيين، ومكاتب المناطق وأقسام أخرى ذات صلة بما في ذلك الشراكة لضمان تطوير وتقديم مقترحات عالية الجودة في الوقت المناسب.
• دعم HoP في الحفاظ على التواصل النشط والمنتظم مع المانحين، وضمان الاستجابة في الوقت المناسب للتواصل والتنسيق مع أعضاء الفريق المعنيين في البلاد للحصول على تعليقات عالية الجودة.
• تنسيق اجتماعات Go/No Go لفرص التمويل الجديدة.
• الحفاظ على تحليل منتظم لمحفظة المنح، بما في ذلك القطاع، والمواقع والتخصيصات السنوية لتحديد المجالات ذات الأولوية لجمع التبرعات والتواصل بهذه إلى SMT.
• الحفاظ على التنسيق المنتظم مع وحدة المؤسسات العالمية والمانحين في المقر الرئيسي وكذلك مستشار تطوير الأعمال على مستوى المركز لتحديد فرص التمويل، ودعم استراتيجية جمع التبرعات والتواصل مع المانحين، وتطوير المقترحات والامتثال، إلخ.

امتثال المنح وضمان الجودة (20%)

• التصرف كنقطة اتصال للامتثال لمانحي إدارة المنح في CO، وضمان فهم الالتزامات التعاقدية واللوائح.
• تطوير والحفاظ على معرفة محدثة وعميقة بمتطلبات المانحين وضمان أن جميع الالتزامات التعاقدية ومواعيد التقارير معروفة ومُنفذة من قبل البرامج، MEAL، والشراكة وفرق الدعم.
• العمل عن كثب مع قسم المالية لضمان تطابق التقارير المالية المقدمة للمانحين مع التقارير السردية.
• ضمان وجود أنظمة قوية لعملية تطوير المقترحات وتقارير المانحين من خلال تطوير الإرشادات وإجراءات التشغيل القياسية لضمان الوضوح والكفاءة والجودة في جميع التقديمات.

إدارة المنح والتقارير (30%)

• إدارة والإشراف على التقارير الداخلية والخارجية، وضمان تقارير عالية الجودة، مكتوبة بشكل جيد وفي الوقت المناسب تلبي متطلبات المانحين وDRC.
• تقديم مراجعات شاملة للعقود ودعم المفاوضات مع المانحين قبل توقيع العقد.
• قيادة التعديلات على العقود، بما في ذلك التمديدات ذات التكلفة / بدون تكلفة وتعديلات المشاريع، بالتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين المعنيين.
• تنسيق وتسهيل الاجتماعات لبدء المنح / الافتتاح، المراجعة والإغلاق، بما في ذلك متابعة التقدم مقابل الجداول الزمنية ونقاط العمل. دعم حل المشكلات لأي تحديات تم تحديدها أثناء تنفيذ المشروع.
• مراقبة وحدة المنح على Dynamics وأنظمة التوثيق الداخلية الأخرى (بما في ذلك SharePoint) لضمان تحديثها.
• العمل عن كثب مع المالية لدعم تقديم تقارير مالية عالية الجودة تتماشى مع التقديمات السردية.
• تقديم الدعم والإرشادات عند الحاجة لموظفي البرنامج بشأن قضايا إدارة المنح.
• إجراء زيارات إلى المواقع الميدانية عند الإمكان / الحاجة.

التواصل الخارجي والتمثيل (5%)

• التصرف كنقطة اتصال لتسهيل زيارات واجتماعات المانحين.
• المشاركة في التنسيق الخارجي والمشاركة في جمع التبرعات، وتعزيز العلاقات الإيجابية مع المانحين وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين.
• التحقق من الوثائق اللازمة، مثل التقارير، والعروض التقديمية والوثائق التنظيمية، لمشاركتها مع المانحين وأصحاب المصلحة.
• دعم موظف الاتصالات في مراجعة والتحقق من منتجات الاتصال الخارجية من منظور المنح.

إدارة الأفراد وبناء القدرات (10%)

• الإشراف على الموظفين في وحدة المنح وضمان إدارة الأداء المناسبة وفي الوقت المناسب.
• تطوير خطة تعزيز القدرات لفريق المنح مع مراعاة استمرارية الأعمال، وتداول الموظفين والمحلية.
• بناء قدرات DRC، وعند الحاجة، موظفي الشركاء في كتابة المقترحات والتقارير.
• إنشاء أنظمة تعزز ثقافة العمل الجيدة، والعمل الجماعي، والكفاءة، والتحفيز، ورعاية الموظفين لوحدة المنح.
• أي مهمة إضافية يكلف بها رئيس البرنامج.