وكيل علاقات الضيوف RIXOS

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

التحضير لوصول الضيوف المهمين يوميًا من حيث تخصيص الغرف، وسائل الراحة والطلبات الخاصة للضيوف.

الحفاظ على جاهزية ميسان بلاص لوصول الضيوف المهمين (بطاقات التسجيل، مفاتيح الغرف، مشروب الترحيب)

تسجيل ومعالجة إجراءات الدخول/الخروج لجميع الضيوف المهمين بكفاءة واحترافية.

مرافقة الضيوف المهمين إلى غرفهم.

تحديث معلومات الضيوف في الكمبيوتر بعد إتمام تسجيل الدخول.

مسؤول عن مهام الصرافة، معاملات الصرف الأجنبي، مهام تدقيق الليل والتسوية عند مغادرة الضيوف.

التعامل مع حجوزات مكتب الاستقبال في جميع الأوقات ومعالجة حجوزات المكالمات الهاتفية عندما يكون قسم حجوزات الغرف مغلقًا.

تقديم خدمة ودية ومهذبة للضيوف والرد بسرعة على جميع الطلبات والاستفسارات في جميع الأوقات.

حل شكاوى/طلبات الضيوف والتنسيق مع القسم المعني لضمان المتابعة الفورية.

التعامل مع إصدار بطاقات مفاتيح غرف الضيوف وضمان التحكم الفعال لأمان الضيوف.

التأكد من تسليم جميع الرسائل، البريد والطرود إلى غرفة الضيوف.

المساعدة في مكتب المعلومات، الصرف الأجنبي ومركز الأعمال، كما هو محدد.

أن يكون لديه معرفة برموز أسعار الفنادق، والحزم، والشرائح، والخصومات وكيفية التعامل مع كل منها.

الحفاظ على الاتصال المستمر مع ضيوف الفندق لضمان التعامل الفعال والمهذب مع أي مشكلة أو شكوى.

المتابعة مع مكتب البيل بشأن حافلة النقل.

إجراء مكالمات مهذبة يوميًا إلى غرف الضيوف المهمين، وكذلك مع الضيوف الآخرين.

الإبلاغ عن أي أحداث غير عادية أو طلبات إلى المدير.

أن يكون على دراية بسياسات منع الحوادث في الفندق.

التأكد من نظافة وترتيب منطقة المكتب الأمامي.

مراجعة سجل الأحداث، التحقق من المتبقي والمتابعة مع الأمور المعلقة. تحديد ما إذا كان هناك أي تعيين خاص لليوم.

التحقق من حالة الفندق، نسبة الإشغال، الفعاليات، المجموعات، والضيوف المهمين.

إعادة الإعلان عن غرف الضيوف المهمين لقسم التدبير المنزلي وقسم الأغذية والمشروبات.

التحقق مما إذا كانت جميع تفاصيل المغادرة لليوم قد تم أخذها، وكذلك لليوم التالي.

ترتيب باقات من الزهور، كعكة وبطاقات في حالة احتفال الضيوف بذكرى سنوية أو أعياد ميلاد.

التحقق من غرف الضيوف المهمين بعد وضع وسائل الراحة.

التنسيق مع مدير اللوبي بشأن ترتيبات النقل للوصول والمغادرة لليوم.

أرشفة تقارير علاقات الضيوف اليومية والمستندات بشكل منهجي.

في نهاية الوردية أو اليوم، يجب عليه نقل كل المعلومات التي يجب على الوردية التالية معرفتها لضمان سير العمليات بشكل جيد.

التنسيق وتبادل المعلومات مع المكتب الأمامي، قسم التدبير المنزلي، قسم الأغذية والمشروبات وخاصة مع المدير العام بشأن الضيوف المهمين.

مراجعة تعليقات الضيوف يوميًا والتواصل إذا لزم الأمر ومع إمكانية الاتصال بالضيف لاتخاذ إجراءات مباشرة.

التعامل بفعالية مع جميع شكاوى الضيوف المتعلقة بالمكتب الأمامي بالتنسيق مع مدير المكتب الأمامي، واتخاذ الإجراءات التصحيحية لمنع تكرار المشكلات وتحويل الضيف إلى عميل متكرر. التنسيق مع الأقسام الأخرى، وإبلاغ المدير العام عند الضرورة.