وكيل علاقات الضيوف ACCOR

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• التحضير لوصول الضيوف المهمين يوميًا من حيث تخصيص الغرف، والوسائل الترفيهية والطلبات الخاصة للضيوف.
• الحفاظ على الترتيبات اللازمة لوصول الضيوف المهمين (بطاقات التسجيل، مفاتيح الغرف، مشروبات الترحيب)
• تسجيل ومعالجة إجراءات دخول وخروج جميع الضيوف المهمين بكفاءة واحترافية.
• مرافقة الضيوف المهمين إلى غرفهم.
• تحديث معلومات الضيف في الكمبيوتر بعد إجراء تسجيل الدخول بالكامل.
• المسؤولية عن مهام المحاسبة، معاملات الصرف الأجنبي، مهام التدقيق الليلي والتسوية عند مغادرة الضيوف.
• معالجة حجوزات الضيوف العابرين في جميع الأوقات ومعالجة الحجوزات الهاتفية عندما يكون قسم الحجوزات مغلقًا
• تقديم خدمة ودية ومهذبة للضيوف والاستجابة بسرعة لجميع الطلبات والاستفسارات في جميع الأوقات
• حل شكاوى/طلبات الضيوف والتواصل مع القسم المعني لضمان المتابعة الفورية
• التعامل مع إصدار بطاقات مفاتيح غرف الضيوف وضمان السيطرة الفعالة على أمان الضيوف.
• ضمان تسليم جميع الرسائل والبريد والطرود إلى غرفة الضيف.
• المساعدة في مكتب المعلومات، والصرف الأجنبي ومركز الأعمال، عند تكليفه بذلك.
• معرفة رموز أسعار الفندق، والعروض، والتجزئة، والخصومات وكيفية التعامل مع كل منها.
• الحفاظ على اتصال مستمر مع ضيوف الفندق لضمان التعامل بكفاءة واحترافية مع أي مشكلة أو شكوى.
• متابعة مكتب البيل فيما يتعلق بشبكة النقل.
• إجراء مكالمات مهذبة يوميًا إلى غرف الضيوف المهمين، وكذلك مع الضيوف الآخرين.
• الإبلاغ عن أي أحداث غير عادية أو طلبات إلى المدير.
• أن يكون على علم بسياسات منع حوادث الفندق.
• ضمان نظافة وترتيب منطقة الاستقبال.
• مراجعة سجل الحضور، والتحقق من الأمور العالقة والمتابعة. تحديد ما إذا كان هناك أي مهام خاصة لهذا اليوم
• التحقق من وضع الفندق، والإشغال، والفعاليات، والمجموعات، والضيوف المهمين.
• إعادة الإبلاغ عن غرف الضيوف المهمين إلى قسم إدارة المنزل والأغذية والمشروبات.
• التحقق من تفاصيل المغادرة لجميع الضيوف لهذا اليوم وكذلك لليوم التالي.
• ترتيب الزهور، والكعك، والبطاقات في حال احتفال الضيف بذكرى سنوية أو عيد ميلاد.
• التحقق من غرف الضيوف المهمين بعد وضع الوسائل الترفيهية.
• التنسيق مع مدير البهو فيما يتعلق بترتيبات النقل للوصول والمغادرة لهذا اليوم.
• تقديم تقرير يومي حول العلاقات مع الضيوف والوثائق بطريقة منظمة.
• في نهاية الوردية أو اليوم، يجب عليه/عليها نقل جميع المعلومات التي يجب أن يعرفها الوردية التالية لضمان سير العمليات بشكل جيد.
• التنسيق والمعلومات مع قسم الاستقبال، وإدارة المنزل، والأغذية والمشروبات، وخاصة مع المدير العام فيما يتعلق بالضيوف المهمين.
• مراجعة تعليقات الضيوف يوميًا والتواصل إذا لزم الأمر مع الضيف لاتخاذ إجراء مباشر.
• التعامل بفعالية مع جميع شكاوى الضيوف المتعلقة بقسم الاستقبال بالتنسيق مع مدير الاستقبال، واتخاذ إجراءات تصحيحية لمنع تكرار المشاكل وتحويل الضيف إلى عميل متكرر. التنسيق مع الأقسام الأخرى، وإبلاغ المدير العام عند الضرورة.

عام/متنوع:

• الالتزام بالمواعيد في العمل وضمان نفس الشيء لموظفيك.
• أن تكون أنيقًا وفقًا للمعايير المحددة. الإصرار على نفس المعايير لموظفيك.
• الامتثال لجميع قواعد وأنظمة الفندق كما هو موضح في دليل الموظف وأن يكون على دراية بإجراءات الانضباط والشكاوى الخاصة بالشركة.
• خلق بيئة تعزز من معنويات الموظفين وتشجع الفريق على الفخر بقسمهم بمستوى عالٍ من الالتزام.
• تعزيز صورة مفيدة واحترافية تجاه العميل وتقديم التعاون الكامل لأي عميل يحتاج إلى مساعدة مع موقف سريع ومهتم ومفيد.
• توقع احتياجات العميل كلما كان ذلك ممكنًا، لتعزيز جودة الخدمة وبالتالي تعزيز رضا العميل.
• تقديم التعاون الكامل لأي زميل يحتاج إلى مساعدة بطريقة سريعة ومهتمة ومفيدة. أن تكون مرنًا في المساعدة في مجالات أخرى من الفندق استجابةً لاحتياجات العمل والعملاء
• ضمان المعرفة الكاملة بإجراءات الطوارئ في الفندق والاستعداد لأي طارئ قد يحدث.
• الحفاظ على نظرة عامة شهرية عن رصيد الإجازات والعطلات العامة لجميع موظفيه/موظفاتها وتقديم ملخص شهري موحد لمدير الموارد البشرية.
• الإلمام بجميع الوثائق المتعلقة بالشركة وخاصة المعايير التشغيلية ذات الصلة بمجال مسؤوليته/مسؤولتها.
• أداء مهام أخرى كما هو محدد مثل واجب المضيفة الترحيبية عدة مرات في الأسبوع (للموظفات).

خاص:

• المساعدة في فرق العمل الخاصة لفتح الفنادق الجديدة.
• تنفيذ أي مهمة أخرى معقولة (قد لا تكون مذكورة هنا) كما هو مطلوب.