موظف خدمة الضيوف (كونسيرج) Rosewood Hotels and Resorts

نظرة عامة/الوظيفة الأساسية:

يوفر معلومات لاستفسارات الضيوف/الزوار وينسق جميع طلبات الضيوف لترتيبات أو خدمات خاصة، بأدب وكفاءة. مرافقة الشخصيات المهمة إلى الغرف المخصصة، وإعلام الضيوف بخدمات الفندق وميزاته ووسائل الراحة في الغرف. الاهتمام بالاحتياجات الفورية للشخصيات المهمة عند الوصول والمتابعة مع الاهتمام طوال فترة الإقامة.

المسؤوليات:

الحفاظ على معرفة كاملة والامتثال لجميع سياسات القسم وإجراءات الخدمة والمعايير.

ضمان الحفاظ على المعايير بمستوى ممتاز على أساس يومي.

الحفاظ على معرفة كاملة بالصيانة الصحيحة واستخدام المعدات. استخدام المعدات فقط كما هو مقصود.

توقع احتياجات الضيوف، والاستجابة بسرعة والاعتراف بجميع الضيوف، بغض النظر عن مدى انشغالهم وأي وقت من اليوم.

الحفاظ على علاقات إيجابية مع الضيوف في جميع الأوقات.

حل شكاوى الضيوف، وضمان رضا الضيوف.

مراقبة والحفاظ على النظافة والصحة والتنظيم في مناطق العمل المحددة.

الحفاظ على معرفة كاملة ب:

a. جميع ميزات/خدمات الفندق، ساعات العمل.

b. جميع مفاهيم الطعام في مطاعم الفندق، نطاق أسعار القائمة، قواعد اللباس والأجواء.

c. جميع أنواع غرف الفندق، الأرقام/الأسماء، التخطيط، التعيينات، وسائل الراحة والمواقع.

d. جميع أسعار الغرف، والحزم الخاصة، والعروض الترويجية.

e. عدد الغرف اليومي والوصول/المغادرة المتوقعة (خصوصا الشخصيات المهمة).

f. الأنشطة الجماعية المجدولة يومياً، أسماء وأماكن غرف الاجتماعات/الولائم.

g. الفعاليات المحلية، والمعالم السياحية، وجداول العطلات.

الحصول على البنك المعين وضمان دقة الأموال المتعاقد عليها. الحفاظ على البنك آمناً في جميع الأوقات.

الحصول على مفاتيح القسم وجهاز الاتصال؛ ضمان أمان ذلك.

الاجتماع مع المشرف/الكونسيرج المغادر لمراجعة حالة العمل والإجراءات المتابعة.

الوصول إلى جميع وظائف نظام الكمبيوتر وفقًا لمواصفات القسم.

إعداد محطة العمل بالمستلزمات اللازمة؛ الحفاظ على النظافة طوال فترة الوردية.

إكمال طلبات الإمدادات/المواد الإضافية بشكل مقروء وتقديمها للمدير.

الحفاظ على مواد الموارد المحدثة حول جميع البائعين والمعلومات لتلبية طلبات الضيوف.

مراجعة قائمة الضيوف الموجودين في الفندق والتعرف على أسماء الضيوف ومواقع غرفهم.

الإجابة على هاتف القسم باستخدام التحيات الصحيحة وآداب الهاتف.

تلبية جميع طلبات الضيوف بسرعة وأدب. المتابعة مع موظفي الفندق المعينين لضمان إتمام الطلب.

تنسيق طلبات الضيوف مع البائعين المعينين والتي قد تشمل:

a. ترتيبات الغرف.

b. حجوزات الطيران، التغييرات، والإلغاءات.

c. النقل من الفندق إلى المطار والعودة.

d. النقل بالحافلة/القطار.

e. حجوزات الليموزين.

f. تأجير السيارات.

g. إصلاح وصيانة السيارات.

h. رحلات/تأجير الطائرات.

i. خدمات جليسة الأطفال.

j. خدمات مصرفية/مالية.

k. خدمات مركز الأعمال/الفاكس أو التلكس/خدمات البريد والتوصيل.

l. خدمات الترجمة.

m. خدمات كاتب العدل.

n. حجوزات المطاعم، أنشطة النوادي الليلية.

o. التنظيف الجاف، الغسيل، التعديلات، الإصلاحات.

p. معالجة الأفلام.

q. الأحداث الرياضية، مرافق الجولف، الأنشطة/تأجير الرياضات والأنشطة الخارجية، مرافق النادي الصحي.

r. تأجير الملابس الرسمية.

s. الزهور.

t. مواعيد صالونات التجميل.

u. تلميع الأحذية.

v. خدمات التسوق.

w. تذاكر الأفلام/المسرح/الفعاليات.

x. جولات سياحية.

y. خدمات طبية.

z. خدمات دينية.

توثيق جميع المعلومات ذات الصلة في سجل طلبات الضيوف بشكل مقروء. مراقبة وتحديث سجل الطلبات طوال فترة الوردية.

تقديم الطلبات للوسائل الترفيهية وتنسيق توصيلها إلى غرف الضيوف المحددة.

إكمال بطاقات التأكيد بشكل مقروء وتسليمها للضيف عند إكمال كل ترتيب تم تنسيقه للضيف.

تقديم الاتجاهات الدقيقة إلى وجهات الضيوف المطلوبة ضمن المنطقة المحلية وتوزيع الخرائط مع المسارات المميزة.

جمع ورقة أحداث المدينة الأسبوعية التي توضح الأنشطة والفعاليات الخاصة في المنطقة المحلية؛ توزيعها على جميع الأقسام.

مساعدة الضيوف في تحديد واسترجاع الأمتعة المفقودة.

توزيع جميع البريد الخاص بالضيوف والأقسام.

مراقبة وإرسال وتسليم فاكسات الضيوف.

فحص غرف الشخصيات المهمة المحجوزة، باستخدام قائمة التحقق، قبل وصول الضيوف؛ تصحيح أي قصور.

فحص عشوائي للغرف المحددة أسبوعياً وإكمال الأوراق اللازمة.

مرافقة الشخصيات المهمة عند وصولهم إلى غرفهم المخصصة. إعلام الضيوف بخدمات الفندق/ميزاته ووسائل الراحة في الغرفة.

الهاتف مع الضيوف المسجلين حديثًا بعد تسجيل الوصول لتحديد احتياجات الضيوف ورضاهم. المتابعة بشأن أي طلبات من الضيوف.

الامتثال لجميع إجراءات الصرافة:

a. معالجة الرسوم المتنوعة.

b. جمع المدفوعات.

c. تقديم الفكة للضيوف.

d. صرف شيكات الضيوف الشخصية/شيكات المسافرين.

e. تسجيل الرسوم.

f. إجراء تقارير الإغلاق.

g. عد البنك وتأمينه.

h. إكمال التقارير المخصصة للصراف.

i. موازنة التقارير.

j. إيداع الإيصالات.

إعداد ومراقبة والحفاظ على وتحليل الطعام والمشروبات لساعة الإفطار/شاي بعد الظهر/ساعة الكوكتيل.

تسجيل ونقل الرسائل بدقة وبشكل كامل وواضح.

قبول وتسجيل طلبات مكالمات الاستيقاظ؛ تسليمها إلى مركز الاتصال.

جميع المهام الأخرى حسب الحاجة.

مسؤوليات الصحة والسلامة المهنية:

أثناء العمل، (وأثناء وجوده في أماكن العمل) يجب على الموظف أن:

يتخذ عناية معقولة بصحته وسلامته.

يتخذ عناية معقولة بصحة وسلامة الأشخاص ومكان العمل، التي قد تتأثر بأفعاله أو إغفاله في العمل؛

يتعاون مع الامتثال الكامل لسياسات نظام إدارة الصحة والسلامة المهنية التي وضعتها الفندق، وإجراءات نظام إدارة الصحة والسلامة المهنية وتعليمات العمل التشغيلية من أجل حماية صحة وسلامة الأفراد.

الإبلاغ إلى المشرف المباشر عن أي موقف يعتقد أنه قد يمثل خطرًا ولا يمكنه تصحيحه بنفسه؛

الإبلاغ عن جميع حوادث الصحة والسلامة المهنية وإصابات العمل؛ و

عدم التدخل عمدًا أو بإهمال أو إساءة استخدام أي شيء موفر (مثل المعدات والآلات، معدات الحماية الشخصية، إلخ) في مكان عمل الفندق من أجل صحة وسلامة ورعاية أو حماية أو إدارة مكان العمل.

المشاركة في تنفيذ التخطيط المتعلق بالصحة والسلامة المهنية والتنفيذ من أجل تحقيق أهداف الفندق في الصحة والسلامة المهنية، والأهداف والبرامج.

حضور جميع الدورات التدريبية التي تنظمها مدير الصحة والسلامة، مثل التدريب على الصحة والسلامة المهنية، والتوجيه للسلامة، والتدريب أثناء العمل، ومناقشات أدوات العمل، إلخ.