رئيس قسم الفعاليات

HEC Paris in Qatar

الاستراتيجية والحوكمة

• قيادة استراتيجية الفعالية السنوية المتوافقة مع البرنامج والشراكة وأهداف العلامة التجارية. تحويل الأهداف إلى محفظة متوازنة مع جمهور واضح وهدف ومقاييس نجاح.
• امتلاك عملية استلام طلبات الفعاليات. تحديد الأولويات للمجال، والموافقة أو الرفض بناءً على السعة والأثر والتوافق.
• الحفاظ على التقويم الرئيسي وضمان رؤية عبر القيادة والتسويق والمبيعات والفرق الأكاديمية.
• إنشاء والحفاظ على كتيبات العمل، وقوالب الفعاليات، وقوائم التحقق، وحزم الإحاطة، ومستودع مشترك للأصول والتقارير.
• الدفاع عن مجموعة التكنولوجيا المعتمدة، بما في ذلك Salesforce ومنصات التسجيل، وضمان ممارسات حوكمة البيانات والموافقة.
• اقتراح فعاليات جديدة بشكل استباقي على مدار السنة للحفاظ على مستوى عالٍ من المشاركة والتوافق مع الأهداف المؤسسية.

تخطيط المحفظة والتسليم

• الإشراف على تصميم وتقديم الفعاليات داخل الحرم الجامعي، وخارجه، والهجينة، والافتراضية، بما في ذلك اجتماعات المستوى التنفيذي، والبيوت المفتوحة، وحفلات التخرج، وتنشيط الشركاء، وزيارات الشخصيات المهمة.
• إدارة اللوجستيات من البداية إلى النهاية، بما في ذلك التصاريح، والمكان، والتجهيز، والمعدات السمعية والبصرية، والترجمة، والوصول، والبث المباشر، والتصوير الفوتوغرافي والفيديو، والنقل، والإقامة، والتموين، والبروتوكول.
• قيادة تقييم المخاطر وتخطيط الطوارئ، بما في ذلك الصحة والسلامة المهنية، وإدارة الحشود، وسلامة الحريق، والاستجابة للحوادث، وتنسيق أمن الشخصيات المهمة.
• تطبيق ممارسات الفعاليات المستدامة، بما في ذلك تقليل النفايات، والمصادر المسؤولة، وإعادة استخدام الأصول.

أصحاب المصلحة، البروتوكول، والشراكات

• تقديم خدمة كحلقة وصل للمشاركة مع الشخصيات المهمة والحكومة مع حساسية للبروتوكول المحلي والثقافة ومتطلبات الأمن.
• التنسيق مع مكتب العميد، والهيئة التدريس، والشركاء، والخريجين، والجهات الراعية. تقديم إحاطات عالية الجودة، وخطط جلوس، ونصوص، ومرافقة.
• إدارة مصادر المتحدثين، والاتفاقيات، والسفر، والضيافة.

الميزانية، التجارية، والبائعين

• امتلاك ميزانية الفعاليات. بناء حالات العمل، والتوقعات، والمطابقات. تتبع أوامر الشراء والفواتير مع المالية والمشتريات.
• بناء وإدارة لوحات الموردين المفضلين واتفاقيات الإطار. التفاوض على الأسعار، والنطاق، ومستويات الخدمة.
• تطوير أصول الرعاية للفعاليات الرائدة المحددة وإدارة تحقيق الرعاة.
• مصادر، وإحاطة، وإدارة الأماكن والموردين. مراقبة تنفيذ الخدمة وفقًا لمستويات الخدمة وإجراء مراجعات منظمة بعد الفعالية.
• الإشراف على جرد الأصول، بما في ذلك الأكشاك، والخلفيات، واللافتات، مع التخزين المخطط، والصيانة، ودورات التحديث.

تكامل التسويق والأداء

• الشراكة مع قسم التسويق والمبيعات في تعريف الجمهور، وعرض القيمة، والرسائل لكل فعالية.
• بناء خطط ترويجية وجداول زمنية عبر البريد الإلكتروني، ووسائل التواصل الاجتماعي، والموقع، والشركاء، والعلاقات العامة، مع ضمان معايير العلامة التجارية في كل نقطة تواصل.
• ضمان التقاط البيانات بشكل متسق عند التسجيل وفي الموقع. التكامل مع حملات Salesforce والرحلات.
• تحديد والإبلاغ عن مؤشرات الأداء الرئيسية، بما في ذلك التسجيلات، ومعدل الحضور، والتكلفة لكل مشارك، ودرجة الرضا، ودرجة المروجين الصافية، والقيادات الملتقطة، وقيمة خط الأنابيب. مشاركة الرؤى وإجراءات التحسين بعد كل فعالية وربع سنويًا.

قيادة الفريق

• قيادة وتطوير فريق من محترفي الفعاليات. توضيح الأدوار والأهداف، وإجراء اجتماعات فردية منتظمة واجتماعات جماعية، وتقديم التدريب والتغذية الراجعة.
• تخطيط السعة وتخصيص الموارد عبر المشاريع المتزامنة. الاستعانة بمصادر مستقلة موثوقة عند الحاجة ضمن الميزانية.
• تحديد معايير العمل للهدوء، والتميز، والسلامة، والتحسين المستمر.