رئيس قسم الفعاليات

HEC Paris in Qatar

رئيس الفعاليات مسؤول عن تصميم وتنفيذ مجموعة سنوية من الفعاليات المتعلقة بالقيادة الفكرية، والتوظيف، والشركاء، والخرّيجين التي تعزز رؤية العلامة التجارية، وتعميق علاقات المصالح المعنية، وتوليد العملاء المحتملين المؤهلين لـ HEC Paris، الدوحة. يمتلك رئيس الفعاليات الاستراتيجية، والحكم، وجودة التنفيذ، وتأثير ما بعد الفعالية عبر المحفظة.

الاستراتيجية والحكم

• قيادة استراتيجية الفعاليات السنوية متوافقة مع برنامج، وشراكة، وأهداف العلامة التجارية. تحويل الأهداف إلى محفظة متوازنة مع جمهور واضح، وهدف، ومعايير نجاح.
• امتلاك عملية استقبال طلبات الفعاليات. تحديد الأولويات، والموافقة أو الرفض بناءً على السعة، والتأثير، والتوافق.
• الحفاظ على التقويم الرئيسي وضمان الرؤية عبر الفرق القيادية، والتسويق، والمبيعات، والأكاديمية.
• إنشاء وصيانة كتيبات التشغيل، وقوالب العرض، وقوائم التحقق، وحزم الإحاطة، ومخزن مشترك للأصول وتفاصيل الفعاليات.
• الدفاع عن مجموعة التكنولوجيا المعتمدة، بما في ذلك Salesforce ومنصات التسجيل، وضمان ممارسات حوكمة البيانات والموافقة.
• اقتراح فعاليات جديدة بشكل استباقي طوال العام للحفاظ على مستوى عالٍ من المشاركة والتوافق مع الأهداف المؤسسية.

تخطيط المحفظة والتنفيذ

• الإشراف على تصميم وتنفيذ الفعاليات داخل الحرم الجامعي، وخارجه، والهجينة، والافتراضية، بما في ذلك اجتماعات المستوى التنفيذي، وأيام الأبواب المفتوحة، والتخرج، وتنشيط الشركاء، وزيارات الشخصيات المهمة.
• إدارة اللوجستيات من البداية إلى النهاية، بما في ذلك التصاريح، والموقع، والإعداد، والصوتيات والمرئيات، والترجمة، والوصول، والبث المباشر، والتصوير الفوتوغرافي والفيديو، والنقل، والإقامة، والتموين، والبروتوكول.
• قيادة تقييم المخاطر وتخطيط الطوارئ، بما في ذلك الصحة والسلامة، وإدارة الحشود، وسلامة الحريق، واستجابة الحوادث، وتنسيق أمن الشخصيات المهمة.
• تطبيق ممارسات الفعاليات المستدامة، بما في ذلك تقليل النفايات، والتوريد المسؤول، وإعادة استخدام الأصول.

المصالح المعنية، البروتوكول، والشراكات

• تقديم الخدمة كنقطة اتصال رئيسية للتفاعل مع الشخصيات المهمة والحكومة مع الحساسية للبروتوكول المحلي، والثقافة، ومتطلبات الأمن.
• التنسيق مع مكتب العميد، وأعضاء هيئة التدريس، والشركاء، والخرّيجين، والرعاة. تقديم إحاطات ذات جودة عالية، وخطط جلوس، ونصوص، ومرافقة.
• إدارة مصادر المتحدثين، والاتفاقيات، والسفر، والضيافة.

الميزانية، والتجارة، والموردون

• امتلاك ميزانية الفعاليات. بناء دراسات جدوى، وتنبؤات، وتسويات. تتبع أوامر الشراء والفواتير مع المالية والمشتريات.
• بناء وإدارة لوحات الموردين المفضلين واتفاقيات الإطار. التفاوض على الأسعار، ونطاق الخدمات، ومستويات الخدمة.
• تطوير أصول الرعاية للفعاليات الرئيسية المختارة وإدارة تنفيذ الرعاة.
• المصدر، والإحاطة، وإدارة المواقع والموردين. مراقبة التنفيذ وفقاً لمستويات الخدمة وإجراء مراجعات هيكلية بعد كل فعالية.
• الإشراف على جرد الأصول، بما في ذلك الأكشاك، والخلفيات، واللافتات، مع التخزين المخطط، والصيانة، ودورات التحديث.

تكامل التسويق والأداء

• التعاون مع التسويق والمبيعات في تعريف الجمهور، والاقتراح القيمي، والرسائل لكل فعالية.
• بناء خطط ترويجية وجداول زمنية عبر البريد الإلكتروني، ووسائل التواصل الاجتماعي، والموقع الإلكتروني، والشركاء، والعلاقات العامة، مع ضمان المعايير العلامة التجارية في كل نقطة تواصل.
• ضمان جمع البيانات بشكل موحد عند التسجيل وفي الموقع. التكامل مع الحملات والرحلات في Salesforce.
• تحديد وتقرير مؤشرات الأداء الرئيسية، بما في ذلك التسجيلات، ومعدل الحضور، والتكلفة لكل مشارك، ودرجة الرضا، ودرجة المروج الصافي، والعملاء المحتملين الذين تم جمعهم، وقيمة خط الأنابيب. مشاركة الرؤى وإجراءات التحسين بعد كل فعالية وربع سنوي.

قيادة الفريق

• قيادة وتطوير فريق من محترفي الفعاليات. توضيح الأدوار والأهداف، وإجراء اجتماعات فردية منتظمة واجتماعات وقوف، وتوفير التدريب والتعليقات.
• تخطيط السعة وتخصيص الموارد عبر المشاريع المتزامنة. إشراك المتعاقدين الموثوق بهم عند الحاجة ضمن الميزانية.
• تحديد معايير العمل من أجل الهدوء، والتميز، والسلامة، والتحسين المستمر.