رئيس قسم الفعاليات Qatar Foundation

مجالات النتائج الرئيسية:

• تطوير وتنفيذ استراتيجيات وخطط أحداث طويلة الأجل تتماشى مع مهمة مؤسسة قطر، مع ضمان مساهمة جميع الأحداث في الأهداف الاستراتيجية للمنظمة وتعزيز هوية علامتها التجارية
• تصور، تخطيط، والإشراف على أنشطة الإنتاج عبر مؤسسة قطر (QF) لضمان تقديم أحداث مؤثرة بنجاح ضمن الجداول الزمنية المحددة، والميزانيات، ومعايير الجودة
• دعم المدير في تطوير وتحسين الإجراءات التشغيلية القياسية (SOPs)، والسياسات، وصيغ الأحداث، مع ضمان الالتزام الصارم بالعمليات المعمول بها
• الإشراف، التنفيذ، وتنفيذ خطط مشاريع الأحداث الشاملة لجميع طلبات الأحداث عبر مؤسسة قطر، مع ضمان تعريف نطاق العمل بشكل جيد للأحداث المتعلقة بالمجتمع، على المستوى الوطني، والأحداث المؤسسية
• إدارة التخطيط واللوجستيات من البداية إلى النهاية لكل حدث، بما في ذلك اختيار المكان، الترفيه، إعداد البرنامج، الدعوات، قوائم الضيوف، ترتيبات الطعام، المتطلبات السمعية البصرية، خدمات الإعلام، البث المباشر، التصوير الفوتوغرافي، بروتوكولات الأمان، اللافتات الترويجية، فرص الرسائل، الوثائق، وتوزيع الهدايا
• الإشراف على جميع جوانب تنفيذ الحدث، بما في ذلك اختيار المكان، والحجوزات، والإعدادات التقنية
• التفاعل مع اتصالات مؤسسة قطر ووحدات داخلية أخرى لتأمين القوى العاملة والموارد الكافية، مع ضمان تلبية جميع الاحتياجات التشغيلية لتنفيذ الحدث بشكل سلس
• إدارة العلاقة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين في الأحداث لضمان تنسيق وتعاون سلس
• قيادة الفريق المعين، وتقديم الدعم والإرشاد لهم لتخطيط وتنفيذ المشاريع
• مراقبة وتتبع طلبات الأحداث من المستخدمين النهائيين عبر قنوات الاتصال المناسبة. متابعة المهام المعلقة وتقديم تقارير المعلومات الشهرية (MIR) إلى المدير
• إجراء تقييمات بعد الحدث بناءً على الأهداف والغايات المحددة، باستخدام مقاييس نوعية وكمية لتقييم النجاح
• ضمان امتثال جميع الأنشطة للمعايير القانونية والتنظيمية والتنظيمية المعمول بها
• تسهيل عمليات التدقيق الداخلي. ضمان تنفيذ الإجراءات التصحيحية ومراقبة فعاليتها
• الإشراف على الأنشطة التشغيلية اليومية والمشاريع ضمن فريق الأحداث، مع تقديم تقارير دورية عن التقدم وتحليلات النتائج لمراجعة الإدارة العليا
• التعاون مع المدير لتطوير خطط عمل سنوية، KPIs (مؤشرات الأداء الرئيسية)، بطاقات الأداء، وميزانيات الأقسام، مع ضمان التوافق مع الأهداف الاستراتيجية لمؤسسة قطر
• أداء مهام أخرى معقولة كما يُكلف بها من قبل المشرف

المعرفة والمهارات والخبرات الدنيا:

• درجة البكالوريوس في إدارة الفعاليات، الاتصالات، التسويق، إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة
• 6-8 سنوات من الخبرة العملية بدوام كامل ذات الصلة، بما في ذلك عامان في القيادة في الفعاليات، المبادرات، أو البرامج ضمن منظمة كبيرة
• خبرة في تطوير الاستراتيجيات، وتطوير خطط العمل، وإعداد الميزانيات، وإدارة الجودة
• معرفة حالية بالنظرية والممارسات في التحليل، وتطوير المفاهيم، وإدارة التغيير، والتوجيه والإشراف، ومراقبة الأداء، وتقييم البيانات، وتفسيرها، والتقارير
• مهارات تواصل بين شخصية، وعرض، وحل النزاعات، والعمل الجماعي، وخدمة العملاء، والتفاوض نموذجية
• مهارات ممتازة في التحدث والكتابة مع القدرة على صياغة وتحرير مجموعة متنوعة من التقارير المكتوبة والاتصالات والتعبير عن الأفكار بوضوح وإيجاز؛ يفضل إتقان اللغة العربية
• إتقان تطبيقات MS Office