رئيس إدارة المكتب

Arkania

هدف هذه الوظيفة

الإشراف على التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي لقسم إدارة المكتب لضمان التنسيق الفعال بين الأقسام، وإدارة موارد وخدمات المكتب، وسلاسة سير العمل، وتحقيق الأهداف التشغيلية ضمن الميزانية المخصصة.

المسؤوليات والواجبات

1. الإشراف والتخطيط الاستراتيجي:

• وضع السياسات والإجراءات المتعلقة بالمكتب للمرافق والعمليات اليومية.
• تخطيط استخدام موارد المكتب لضمان توفير فعال وبتكلفة مناسبة.
• إعداد ومراقبة الميزانيات السنوية للنفقات التشغيلية واللوازم والأنشطة.
• تطوير أنظمة إدارة البيانات لضمان السرية والكفاءة التشغيلية.

2. الإدارة والإشراف:

• الإشراف على فرق المكتب الأمامي والخدمات المساعدة وموظفي إدارة المكتب بشكل عام.
• تفويض المهام وضمان تنفيذها في الوقت المناسب.
• مراقبة أداء الموظفين وتقديم الإرشادات والتدريب المستمر.
• تنسيق الجهود بين الأقسام لتبسيط العمليات اليومية.

3. التواصل والتنسيق التنظيمي:

• العمل كحلقة وصل بين الإدارة العليا وموظفي المكتب.
• تمثيل القسم في المفاوضات مع البائعين ومقدمي الخدمات الخارجية.
• التعاون مع أقسام تكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية والمشتريات لضمان تكامل العمليات.

4. المشتريات وإدارة المخزون

• متابعة طلبات الشراء مع قسم المشتريات والتحقق من الكمية والمواصفات عند الاستلام.
• رفع ملاحظات فنية أو طلبات استبدال في حالة وجود عيوب أو اختلافات.
• تحديث سجلات المخزون بالتعاون مع المخازن وإجراء جرد دوري.

5. التدقيق المالي وإدارة السلف

• الموافقة على سلف المكتب والنفقات الصغيرة وتدقيقها، وضمان التسوية الصحيحة وفقًا للإجراءات.
• مراجعة الفواتير والعقود لضمان الالتزام بالميزانيات والسياسات المعتمدة.

6. اللوجستيات والصيانة

• إدارة اللوجستيات اليومية مثل استلام الشحنات، وإرسال البريد الرسمي، وترتيبات صيانة المعدات والنقل.
• تنظيم التوزيع الداخلي للمعدات وضمان جاهزية المرافق.
• استقبال الزوار والتعامل مع المكالمات الهاتفية وفقًا للبروتوكولات المعمول بها.

7. دعم العمليات اليومية

• إدارة المراسلات الواردة والصادرة، وتنظيم الاجتماعات، وإعداد المحاضر.
• دعم الموارد البشرية في إدارة ملفات الموظفين وطباعة الوثائق الخاصة بالقسم.
• إعداد وتحديث تقرير إدارة المكتب اليومي لضمان المتابعة على العناصر المطلوبة.

8. تحسين العمليات

• اقتراح وتنفيذ تحسينات مستمرة لبيئة المكتب ودمج الأدوات الرقمية لتعزيز سير العمل (مثل أنظمة إدارة المشاريع وتتبع الأصول).