رئيس خدمات الدعم

Danish Refugee Council (HQ)

الغرض العام من الدور

رئيس خدمات الدعم، الذي يقدم تقاريره إلى مدير البلد، لديه تركيز على البلد ويضمن الامتثال لإجراءات وإرشادات DRC داخل البلد. يسهم الدور في تطوير استراتيجيات البلد، التي يتم ترجمتها إلى خطط عمل ومهام يومية ويكون نقطة التواصل الرئيسية لـ DRC Dynamics. يوفر الدور الدعم و/أو الإرشادات الفنية لعمليات البلد أثناء الإشراف على الأنشطة في البلد.

سيضمن رئيس خدمات الدعم وجود خدمات دعم فعالة وكفؤة في مجالات المالية، والإدارة، والموارد البشرية، وتكنولوجيا المعلومات وسلسلة التوريد. سيلعب رئيس خدمات الدعم دورًا رئيسيًا في تطوير وتنفيذ استراتيجيات محددة للبلد بالإضافة إلى تحسين الأنظمة والعمليات والسياسات التشغيلية دعماً لرسالة DRC في اليمن. سيكون رئيس خدمات الدعم عضوًا في فريق الإدارة العليا، مع المسؤولية العامة لدعم البرنامج وإكمال مؤشرات الأداء السنوية (APIs) في إطار وظائف الدعم. سيلعب شاغل الوظيفة دورًا كبيرًا في التأهيل وتنفيذ المبادرات القادمة من تطوير المنظمات العالمية والإقليمية و مبادرات المساءلة المالية لـ DRC. علاوة على ذلك، سيضمن رئيس خدمات الدعم التواصل في الوقت المناسب وبطريقة مناسبة مع مديري المناطق، ومديري القطاعات ومديري المشاريع بشأن جميع القضايا المتعلقة بالمالية، والإدارة، والموارد البشرية والعمل بشكل استباقي لحل الاختلافات وتحديد أولويات المهام الحساسة للوقت.

المسؤوليات والمهام

المسؤوليات المذكورة في الوصف الوظيفي ليست شاملة وقد يتم إعادة ضبطها وفقًا للاحتياجات التشغيلية ولكن ستظل متماشية مع الغرض العام من الدور.

الإدارة:

• كون عضوًا أساسيًا في فريق الإدارة العليا (SMT) - لعب دور رئيسي في تحديد الأولويات الاستراتيجية وعملية اتخاذ القرار على أساس يومي
• قيادة وإدارة مديري الدعم (بما في ذلك تخطيط الأفراد، والأداء، والرفاهية، والتطوير)
• إدارة وتقديم وتقديم تقارير عن خدمات الدعم بما يتماشى مع أولويات البرنامج
• تأسيس فرق دعم عالية الأداء مع ضمان الحفاظ على نهج عالي الجودة
• تطوير وتحسين النهج التشغيلية، والامتثال والأنظمة
• المسؤولية عن التطوير الاستراتيجي، والإدارة، وتنفيذ العمليات الداعمة
• ضمان توفر الدعم الفني المناسب للبرامج، بما يتماشى مع الأولويات التنظيمية
• ضمان الدعم لعمليات التخطيط والمراجعة السنوية
• المسؤولية المباشرة عن ضمان أن برنامج DRC يعمل وفقًا لإرشادات وظائف الدعم الخاصة بـ DRC
• تطوير نهج استراتيجية لضمان مستوى عالٍ من الامتثال القانوني في جميع أنحاء العمليات البلدية

الإدارة التشغيلية:

• الإشراف على وحدات الدعم العملياتية للبلد من خلال تقديم القيادة الاستراتيجية والدعم الفني للمجالات تحت إشرافه/ها
• ضمان احتفاظ DRC وتطوير قدراتها التشغيلية باستمرار لتقديم استجابة طارئة سريعة ضمن قدرات الشراء واللوجستيات الخاصة بها
• ضمان أن خدمات دعم DRC تتكيف باستمرار مع بصمة DRC الجغرافية، والقدرة التشغيلية، واستراتيجية البرنامج
• ضمان توفير الدعم المناسب للمكاتب الإقليمية من فرق خدمات دعم المكتب الوطني
• تطوير خطة إدارة المخاطر للبلد التي تحدد المخاطر المالية، والقانونية، والتشغيلية الرئيسية وتنفيذ استراتيجية التخفيف
• ضمان دقة وصيانة جميع الأنظمة الإدارية والقانونية
• العمل على بناء قدرات موظفي الدعم العملياتي في جميع أنحاء العمليات من خلال جلسات تدريبية متكررة ودعم توجيهي
• المساهمة في تطوير وتنفيذ مبادرات التنمية العالمية لـ DRC
• ضمان تحديث الميزانية الرئيسية للبلد بشكل منتظم واستخدامها لإعداد مقترحات المشاريع أو تدابير تقليل التكاليف بشكل كافٍ. تقديم تحليل منتظم للميزانية الرئيسية لفريق الإدارة العليا من أجل اتخاذ القرارات الاستراتيجية
• الحفاظ على إشراف منتظم على جميع مشاريع DRC النشطة وضمان الإنفاق وفقًا للميزانية ومتوافق مع اللوائح المالية للمتبرعين

إدارة المخاطر:

• دعم مدير البلد وفريق الإدارة العليا في التواصل مع المانحين، والمدققين والسلطات، خاصة فيما يتعلق بالقضايا المتعلقة بالامتثال، والتسجيل، والمراجعة على التوالي
• الإشراف، والمراجعات، والرقابة وتنفيذ الإجراءات التصحيحية المتعلقة بمعايير DRC التشغيلية ضمن مجال الدعم.
• دعم الإدارة العليا لضمان تحديث سجل المخاطر وتنفيذ خطة العمل وفقًا لذلك.
• المشاركة في اجتماعات بدء المراجعة وخروجها وضمان التعاون خلال كل عمل ميداني للمراجعة. قيادة تقديم الاستجابة الإدارية على كل تقرير مراجعة.

ديناميات DRC (ERP):

• تطوير تخطيط استراتيجي لضمان زيادة مستوى التعلم المنهجي وتطوير الموظفين فيما يتعلق بوظائف ERP.
• تطبيق التقارير وتحليل البيانات من ديناميات DRC لتحسين الأداء العام
• العمل كمستخدم ثقيل لمعظم وظائف المشاريع والمالية

الخبرة والمهارات الفنية:

لكي تكون ناجحًا في هذا الدور نتوقع أن يكون لديك:

• خبرة لا تقل عن 7 سنوات في المجال ذي الصلة
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة الأفراد
• خبرة مثبتة في إدارة العمليات في واحد أو أكثر من المجالات الموضوعية التالية ضمن بيئات النزاع: المالية، سلسلة التوريد، الموارد البشرية و/أو إدارة المعلومات
• خبرة في دور مشابه في منظمة غير حكومية دولية
• خبرة في قيادة/دعم عمليات إدارة التغيير
• مهارات قيادية مثبتة وكفاءة في إدارة الأفراد
• فهم وخبرة في جمع التبرعات المؤسسية
• فهم للسياق وحساسية للديناميات الثقافية
• خبرة في العمل في نظام ERP، بما في ذلك سلسلة التوريد، والمالية، وأنظمة الموارد البشرية
• خبرة في بناء القدرات للزملاء الوطنيين وكذلك الشركاء