منسق مكتب المساعدة

Sinyar Hospitality

غرض الوظيفة

منسق مكتب المساعدة يوفر دعمًا إداريًا وتشغيليًا استباقيًا لمدير العمليات ومديري الممتلكات ومساعدي مديري الممتلكات، مما يضمن سير العمليات المكتبية بسلاسة والتعامل الفعال مع طلبات الخدمة.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة جميع المكالمات الواردة إلى مكتب المساعدة وطلبات الخدمة، مع ضمان حلها في الوقت المناسب.
• مساعدة المستخدمين النهائيين وموردي الخدمة من خلال الرد بسرعة وتنسيق الإجراءات.
• تقديم الدعم الإداري لمديري العمليات والممتلكات بما يتماشى مع سياسات الشركة.
• فرز وتوزيع وإدارة الاتصالات الداخلية والخارجية.
• إنشاء وتحديث وصيانة سجلات قاعدة البيانات بدقة.
• تنظيم وإدارة جداول مواعيد مدير العمليات من أجل جدولة فعالة.
• الحفاظ على تحديث كتيبات إجراءات التشغيل القياسية (SOP) وأنظمة التحكم في الوثائق.
• تجميع وتقديم التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية والربع سنوية والسنوية حسب الحاجة.
• ضمان الامتثال من خلال توثيق الإجراءات والشذوذ والاحتياجات المستمرة.
• مراقبة وإدارة مستلزمات المكتب، والتعامل مع النقص بفعالية.
• حل المشكلات المتعلقة بالمكتب والرد على استفسارات الموظفين بسرعة.
• التواصل مع مديري العمليات / الخدمة للإشراف على موظفي الدعم (موظفي المكتب، السائقين، التنظيفين).
• الحفاظ على سجلات الحضور، طلبات الإجازة، ملفات HACAP، وسجلات التوظيف.
• إدارة عقود الإيجار، والتصاريح، والاشتراكات، وفواتير المرافق والاتصالات.
• تغطية مسؤوليات مراقب الوثائق حسب الحاجة.
• أداء أي مهام أخرى تكلف بها الإدارة.
  
  

العلاقات الرئيسية

داخلية: شركاء الخدمة، الموارد البشرية، الشراء، المالية، تكنولوجيا المعلومات، مجموعة سينيار & المجموعة الملكية

خارجية: البائعون، مقدمو الخدمة (حسب الحاجة)

المؤهلات

• التعليم: دبلوم في أي تخصص (يفضل: إدارة).
• الشهادات: شهادة احترافية في إدارة المكاتب (يفضل).
• الخبرة: خبرة لا تقل عن 3 سنوات في الإدارة العامة.
  
  

المعرفة & المهارات

• معرفة بعمليات الإدارات الحكومية / العامة.
• إجادة أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، مجموعة MS Office، ومعدات المكتب.
• مهارات تنظيم وإدارة مكتب قوية.
• مهارات اتصال وتخطيط ومتابعة ممتازة.
• اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية والحساسة.
  
  

المهارات الأساسية

• القدرة على التكيف & المبادرة
• توجه نحو العملاء
• النزاهة & الاحترافية
• الاهتمام بالتفاصيل
• وعي بالمنظمة
• العمل الجماعي & بناء العلاقات
• الثقة بالنفس & الفهم الشخصي
  
  

مؤشرات الأداء (KPIs)

• تحديثات جرد شهرية مقدمة في الوقت المحدد.
• تحديث كتيب SOP كل 6 أشهر.
• تقديم تقارير العمليات الأسبوعية لكل ممتلكات.
• إدارة قوائم الأمن اليومية والطوارئ وصيانتها وتحديثها.
• الحفاظ على سجلات الإرسال بدقة وفي الوقت المحدد.
  
  

تحديات الوظيفة

• إدارة الطلبات العاجلة المتعلقة بالعملاء مع إشعار محدود.
• المرونة في ساعات العمل والمهام والمسؤوليات.

تفاصيل الوظيفة