اختصاصي دعم مشاريع I&C Hitachi Energy

وصف الوظيفة:

الفرصة

لبناء وتنمية دور حاسم في مساعدة مديري المشاريع والفرق في التنفيذ الناجح
واكتمال مشاريع متنوعة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية ممتازة، وقدرات تواصل قوية، والقدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد. سيكون اختصاصي دعم المشاريع مسؤولاً عن تنسيق جداول المشاريع، والحفاظ على الوثائق، وتتبع تقدم المشروع، وضمان أن جميع الأنشطة المتعلقة بالمشروع تُنفذ بكفاءة وفعالية. يتتبع ميزانيات الأقسام ويتوقع احتياجات الميزانية المستقبلية. قد يخطط وينسق فعاليات خاصة. قد يحافظ على تحديث
الموقع الإلكتروني للقسم.

كيف ستؤثر

• ستساعد مديري المشاريع في تخطيط وتنفيذ أنشطة المشروع والحفاظ على تحديث الوثائق والسجلات المتعلقة بالمشروع.

• ستنسق جداول المشاريع وتراقب المواعيد النهائية وتعد وتوزع تقارير حالة المشروع والعروض التقديمية.

• ستحدد وتبلغ عن المخاطر والقضايا المحتملة المتعلقة بالمشروع وتدعم اجتماعات المشروع من خلال إعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر، ومتابعة عناصر العمل.

• ستتعاون مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة لضمان التواصل الواضح والتوافق.

• ستنسق بين قائد الفريق ومديري المشاريع لتسجيل ومتابعة NCRs في النظام.

• ستنسق مع قادة الفرق ومديري المشاريع لتنفيذ المشاريع ودعم مديري المشاريع في طلباتهم الإدارية مثل
  السفر والفنادق ذات الصلة.

• ستدعم نشاط التدريب للفريق والمهام الإدارية ذات الصلة وإعداد الوثائق وتحرير تقارير المشاريع،
  العروض التقديمية، الرسوم البيانية التنظيمية، المراسلات، إلخ.

• ستقوم بإجراء تحليل للأداء الفعلي مقابل المخطط تحت إشراف مدير المشروع أو مدير تخطيط المشروع والتحكم.

• ستقوم بتقديم الوثائق وتنظيمها وصيانتها (مادية ورقمية) ودعم إصدار الفواتير، وتقديمها والاعتراف بها.

• ستقوم بإعداد المواد والمساعدة في مراجعات المشاريع. تحديث
  المشاريع (التكلفة)، المراقبة، التحكم، وإصدار الطلبات للفواتير، بناءً على تعليمات من مدير المشروع ودعم التدريب.

• ستقوم بإدارة ترتيب مواد تدريب أو ملفات لوجستية وتسهيلات للتدريب، ودعم وظائف أخرى حسب الحاجة ومساعدة المشاريع ومديريها في التخطيط والتنفيذ ومراقبة تقدم المشاريع. ستقوم بالحفاظ على وثائق المشروع، بما في ذلك الخطط، والتقارير، والتحديثات، وتنسيق الاجتماعات، وضمان.

• ستقوم بإعداد وتسجيل جميع المواقع المتعلقة بـ NCR على النظام.
  (SAP) وكذلك متابعة إغلاقها والمساعدة في إعداد العروض التقديمية للمشاريع ووثائق الاجتماعات مع أصحاب المصلحة والتواصل كحلقة وصل بين أعضاء فريق المشروع والأطراف الخارجية.

• ستقوم بتتبع الجداول الزمنية للمشاريع، والمعالم، والمواعيد النهائية وتنظيم & الحفاظ على ملفات المشاريع والسجلات لتسهيل استرجاعها ودعم آلية مراقبة الميزانية ومساعدة مدير العمليات في إدارة المخاطر.

• العيش وفقاً لقيم Hitachi Energy الأساسية المتعلقة بالسلامة والنزاهة، مما يعني تحمل المسؤولية عن أفعالك الخاصة مع العناية بزملائك والعمل.

خلفيتك

• درجة بكاليوس في إدارة الأعمال، أو دبلوم في إدارة المشاريع، أو مجال ذي صلة مفضل.

• خبرة لا تقل عن سنتين في دور إداري أو وظيفة دعم مشروع يعد ميزة.

• مهارات تنظيمية قوية وقدرات تعدد المهام ومهارات استخدام Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint) مفضلة. وكذلك أدوات التخطيط من Microsoft.

• إتقان اللغة الإنجليزية المحكية والمكتوبة مطلوب.