محلل عمليات المرافق المتكاملة والأرضيات

Accenture

نظرة عامة على الدور

يعمل محلل عمليات المنشآت والطوابق المتكاملة على الإشراف على الوظائف الإدارية والتشغيلية للمكتب والمنشآت، لضمان سير جميع الأنشطة بسلاسة وكفاءة، وتنسيق الأنشطة اليومية والعمل عن كثب مع فريق الاستقبال لدعم عمليات المكتب والخدمات المقدمة للموظفين وإدارة المنشآت.

المسؤوليات الرئيسية:

• الإشراف وتنسيق العمليات اليومية للمكتب، وضمان سلاسة سير العمل.
• مراقبة المستلزمات والمعدات المكتبية، وضمان الحفاظ على كل شيء في حالة جيدة ومخزون ومشغل.
• العمل كنقطة اتصال لخدمات المكتب المتعلقة بالتنظيف والصيانة والأمن.
• تنفيذ وتطبيق سياسات وإجراءات المكتب، وضمان التزام جميع الموظفين بالمعايير التشغيلية.
• العمل عن كثب مع فريق الاستقبال لضمان تشغيل منطقة الاستقبال بكفاءة واحترافية.

إدارة المنشآت والمعدات:

• ضمان أن يكون بيئة المكتب منظمة ونظيفة وملائمة للإنتاجية، ومعالجة أي مشكلات تتعلق بمساحة المكتب (مثل الأثاث، النظافة، مخاوف السلامة).
• الإشراف على صيانة المعدات المكتبية مثل أجهزة الكمبيوتر، الهواتف، الطابعات، والأدوات الأخرى، وبدء الإصلاحات أو الاستبدالات حسب الحاجة.
• التواصل مع البائعين الخارجيين لخدمات المكتب، بما في ذلك الصيانة والمعدات والمستلزمات والأمن.

الإجراءات الصحية والسلامة والطوارئ:

• الإشراف على بروتوكولات الصحة والسلامة في المكتب، وضمان تدريب جميع الموظفين على إجراءات الطوارئ، وتمارين الإخلاء، والإسعافات الأولية.
• العمل كنقطة اتصال للحالات الطارئة، وتنسيق الاستجابات مع الأقسام الأخرى أو الخدمات الخارجية حسب الضرورة.
• ضمان الامتثال للوائح المحلية المتعلقة بالصحة والسلامة في مكان العمل.

إدارة الميزانية:

• المساعدة في إدارة ميزانية المكتب، وضمان أن تكون النفقات ضمن الحدود المخصصة.
• مراقبة نفقات المكتب المتعلقة بالمستلزمات والمعدات والخدمات، والعمل على تقليل التكاليف عند الإمكان، دون التأثير على الجودة.

الدعم الإداري والتقارير:

• إعداد وصيانة التقارير المتعلقة بالمكتب، مثل استخدام المستلزمات المكتبية، وقضايا الصيانة، والنفقات المتعلقة بالمنشآت.
• المساعدة في إعداد التقارير الشهرية والربع سنوية حول كفاءة المكتب وأداء الفريق واحتياجات التشغيل.
• الحفاظ على سجلات المكتب وملفاته بطريقة منظمة، وضمان التعامل مع المعلومات السرية بشكل آمن.
• التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان معالجة احتياجات التشغيل والطلبات بسرعة.
• العمل كحلقة وصل بين موظفي المكتب والإدارة، ومعالجة أي مخاوف أو احتياجات للموظفين.
• تنظيم فعاليات المكتب، وأنشطة بناء الفريق، ومبادرات أخرى لتعزيز ثقافة العمل الإيجابية والمنتجة.
• ضمان أن يكون المكتب بيئة مريحة، ومرحبة، وداعمة للموظفين، ومعالجة أي مشكلات قد تؤثر على الروح المعنوية أو الإنتاجية.

قيادة الفريق والدعم:

• دعم فريق الاستقبال، وضمان إنجاز مهامهم بفعالية وفي الوقت المحدد.
• تعزيز بيئة عمل إيجابية من خلال تعزيز العمل الجماعي، والمساءلة، ومعايير الأداء العالية.
• تقديم الدعم المستمر لأعضاء الفريق، لا سيما في مجالات مثل إجراءات المكتب، واستخدام البرامج، وخدمة العملاء.
• التعاون مع المدير لتقييم أداء الفريق، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتقديم ملاحظات بناءة.