IQE- موظف خدمات إدارية

British Consulate General

فئة الوظيفة
وزارة الخارجية وشؤون الكومنولث والتنمية (العمليات والخدمات الإدارية)
فئة فرعية للوظيفة
دعم الخدمات الإدارية
وصف الوظيفة (الأدوار والمسؤوليات)
القنصلية البريطانية العامة في أربيل لديها شاغر لوظيفة موظف خدمات إدارية تحت قسم الخدمات الإدارية، درجة الوظيفة موظف إداري (AO)، بعقد دائم.
نحن نبحث عن موظف خدمات إدارية يكون متحمسًا ومرنًا وملتزمًا ومواردًا. سيتعين على المرشح الناجح دعم مدير الخدمات الإدارية وإظهار مستوى عالٍ من الأداء، والعمل الجماعي القوي، وموقف إيجابي. هذه الوظيفة تعتبر أساسية لضمان تقديم الخدمات المالية واللوجستية في القنصلية البريطانية العامة في أربيل بشكل فعال وفقًا للسياسات والإرشادات المركزية.
الأدوار والمسؤوليات:
المالية:
• إدارة حسابات النقد الرسمية للقنصلية - الدولار الأمريكي والدينار العراقي، بما في ذلك إعداد الشيكات الشهرية وإعادة تعبئة صناديق النقد.
• ضمان الامتثال للإرشادات المالية المركزية، والسياسات وإجراءات المحاسبة.
• الحفاظ على السجلات المالية وفقًا للإرشادات المركزية للتدقيق.
• التواصل الوثيق مع البنك المحلي للقنصلية لحل مشاكل الدفع، ومصالح التسويات، وإجراءات التوقيع والتحكم في الوصول.
• التعامل مع العملاء والموردين بشأن جميع القضايا المتعلقة بالمحاسبة/المالية/المشتريات.
• تسجيل الخدمات المقدمة للشركاء عبر حكومة المملكة المتحدة وإنتاج تقارير وفواتير شهرية.
• رفع طلبات الشراء على نظام مالي قائم على Oracle للسلع والخدمات المشتراة والمتابعة على أوامر الشراء، وتلقي الشحنات، والتقارير.
• تلقي الفواتير من الموردين وضمان توافقها مع الإنفاق الفعلي قبل المعالجة.
• القيادة في العمليات المالية المحلية، بما في ذلك تنفيذ السياسات والإرشادات العالمية.
• الإشراف على حساب المكتب بكفاءة ووفقًا لمتطلبات التدقيق/أفضل الممارسات المالية؛ معالجة جميع الإيصالات بسرعة، وإعداد العائدات المالية المطلوبة مركزيًا، والتسويات، والفحوصات السنوية والعائدات.
• بناء علاقات عمل قوية مع مركز المالية وزملاء المالية في لندن ومانيلا. الاستجابة بسرعة والالتزام بالمواعيد النهائية بشكل مستمر.
اللوجستيات
• تسهيل تصاريح الوصول إلى المطار/المحطة، وتسجيل المركبات، وبطاقات الإقامة مع سلطات حكومة إقليم كردستان.
• تقديم الدعم لتسهيل الشحنات الدبلوماسية الواردة والصادرة.
• توفير وتوزيع معدات المكتب، والمواد، والقرطاسية، والمركبات. يشمل ذلك إعداد المواصفات، والمناقصات؛ والحصول على الأسعار والتفاوض عليها؛ والحصول على الاقتباسات؛ وتقديم الطلبات ومعالجة الفواتير وفقًا لقواعد وإرشادات FCDO.
• ضمان أن السلع المشتراة تلبي معايير الجودة، والكمية، ومواصفات التسليم، وتقديم المشورة بشأن الموردين الذين يفشلون في تلبية المواصفات.
• التنسيق لإرسال واستقبال الشحنات الدبلوماسية وفقًا للمعايير الأمنية والسياسات المركزية
• الحفاظ على سجلات الأصول.
• معالجة التأشيرات وبطاقات الإقامة للموظفين الدبلوماسيين في القنصلية العامة,
• إنشاء مجموعات توزيع للدفع الروتيني وإعداد أوامر الشراء حسب الضرورة.
• العقارات: دعم مشاريع العقارات من خلال تسجيل الموردين في النظام المعني وضمان إعداد طرق الدفع وفقًا لذلك.
• أي مهام وواجبات أخرى يتم تفويضها من قبل المدير المباشر أو المدير الموقّع.
القائمة أعلاه ليست شاملة، وسيتعين على شاغل الوظيفة أن يكون مرنًا وأن يتولى مهام أخرى حسب الحاجة، بما في ذلك المشاركة في التخطيط الطارئ للسفارة وأي رد فعل على أزمة.
السلوكيات الرئيسية المطلوبة:
• العمل معًا: تشكيل شراكات وعلاقات فعالة مع الأشخاص داخليًا وخارجيًا، من مجموعة متنوعة من الخلفيات، ومشاركة المعلومات والموارد والدعم
• إدارة خدمة ذات جودة: تحقيق أهداف الخدمة بمهنية، وتميز، وكفاءة، مع مراعاة احتياجات العملاء المتنوعة.
• تقديم النتائج بسرعة: تحمل المسؤولية عن تقديم نتائج في الوقت المناسب وذات جودة مع التركيز والدافع.
• التغيير والتحسين: البحث عن فرص لإنشاء تغيير فعال واقتراح أفكار مبتكرة للتحسين. مراجعة طرق العمل، بما في ذلك طلب وتقديم الملاحظات.
الأهلية:
المتقدمون مسؤولون عن ضمان أن لديهم بالفعل الحق في العيش والعمل في العراق، بما في ذلك إقليم كردستان العراق (KRI). الحصول على الأذونات الصحيحة يمكن أن يكون معقدًا بشكل خاص إذا لم يكن الموظفون وأي من المعالين مقيمين بالفعل في البلاد. للأسف، لا يمكن لا القنصلية ولا السفارة ترتيب إقامة عراقية لهذه الوظيفة.
يجب على المتقدمين أيضًا أن يكونوا قادرين على الحصول على المستوى المناسب من التصريح الأمني المحلي والبريطاني المطلوب لهذه الوظيفة.
المؤهلات الأساسية، المهارات والخبرات
• مهارات تكنولوجيا المعلومات ممتازة، مع معرفة جيدة ببرامج Microsoft Office Word وExcel وOutlook.
• خبرة ذات صلة مع منظمة في القطاعين العام أو الخاص، ويفضل في مجالات المالية والمشتريات.
• إظهار مهارات تنظيمية واهتمام دقيق بالتفاصيل. قادر على العمل بفعالية تحت ضغط المواعيد النهائية وفي بيئة سريعة الوتيرة. قادر على إدارة الأولويات المتنافسة والتكيف مع الأهداف المتغيرة دون المساس بجودة العمل.
• مؤهل حتى مستوى الدرجة الجامعية.
• مستعد للسفر إلى بغداد للتبادل مع فريق الخدمات الإدارية في السفارة البريطانية.
• مهارات خدمة العملاء قوية. يظهر اللطف والاعتبار عند التعامل مع جميع أصحاب المصلحة. قادر على إظهار التقدير في التعامل مع أي مسائل حساسة، مع ثقة جميع المعنيين.
• مهارات عددية ممتازة. خبرة في المحاسبة، والإشراف على الميزانيات، وإدارة الحسابات، واستخدام جداول البيانات.
المؤهلات، المهارات والخبرات المرغوبة
• إلمام بالتطبيقات القائمة على Oracle للمالية والمشتريات.
• يحمل مؤهل مالي/محاسبي أو تجاري ذي صلة أو يسعى حاليًا للحصول عليه.
• إلمام بعمليات حكومة إقليم كردستان والعمليات الحكومية/القطاع العام في المملكة المتحدة.
متطلبات اللغة:
• إتقان اللغة الإنجليزية والكردية أمر أساسي. مهارات اللغة العربية مرغوبة.
R