عنوان الوظيفة - مساعد شخصي - فريق القيادة العليا - كرانيلي أبوظبي Aldar Academies

يعمل مساعد الإدارة لفريق القيادة العليا (SLT) كنقطة الاتصال الرئيسية لفريق القيادة العليا، حيث يدير جداولهم، ويحافظ على الأنظمة الإدارية، ويتعامل مع الملفات، والمهام السكرتارية، والمهام الإدارية العامة. بالإضافة إلى ذلك، يشرف مساعد الإدارة على خدمات المكتب ويعمل كحلقة وصل رئيسية للآباء الذين يسعون للقاء أي عضو من الفريق.

نحن نبحث عن موظفين من الدرجة الأولى للانضمام إلى فريقنا الحيوي والعمل معنا في سعيينا نحو التميز. ستعكس الحزم الجذابة احترافية موظفينا والقيمة التي نضعها عليهم.

المسؤوليات العامة:

• الرد على المكالمات الهاتفية وإدارة الرسائل الهاتفية.
• الحفاظ على أنظمة الملفات الورقية والرقمية.
• ترحيب الزوار وإدارة عملية التسجيل.
• توفير أو ترتيب المرطبات للزوار.
• الحفاظ على التواصل القوي والعلاقات مع الموظفين الإداريين وغرفة الموظفين.
• تعزيز العلاقات الإيجابية بين فريق القيادة العليا، وغرفة الموظفين، والآباء، والآباء المحتملين.

المسؤوليات المحددة:

إدارة المواعيد:

• جدولة المواعيد للآباء الحاليين، الطلاب، أو الموظفين للقاء أعضاء فريق القيادة العليا.
• تنسيق المواعيد لأعضاء فريق القيادة العليا الذين يزورون مدارس أخرى.
• مراقبة تقدم تقييمات الموظفين وضمان إعداد جميع الوثائق المطلوبة قبل الاجتماعات.
• تنظيم ترتيبات السفر لأعضاء فريق القيادة العليا.
• التواصل مع الموظفين لضمان الاستخدام الأمثل لوقت أعضاء فريق القيادة العليا.

إدارة المراسلات:

• الرد على الدعوات وطلبات الدورات التدريبية نيابة عن فريق القيادة العليا.
• إرسال الدعوات للموظفين والمشاهير لحضور فعاليات المدرسة.
• مراقبة البريد الوارد وتصفية رسائل البريد الإلكتروني.
• توزيع المعلومات من فريق القيادة العليا على الموظفين، بما في ذلك النسخ، توزيع المحاضر، والمراسلات الأخرى.
• دعم مساعد المدير العام وتولي المهام عند الحاجة.
• إعداد وإرسال المواد للموظفين عبر أمين الصندوق أو سكرتيرهم.
• صياغة، تحرير، وإنهاء رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل نيابة عن فريق القيادة العليا.

المهام الإدارية العامة:

• إدارة والحفاظ على سجلات الطلاب (السابقين والحاليين).
• تحديث وتوزيع معلومات التواريخ المستقبلية.
• جمع وتحديث تفاصيل الاتصال لعطلات الموظفين في كل فصل دراسي.
• إعداد وكتابة المراسلات.
• ضمان تحديث نظام المعلومات الإدارية.
• المساعدة في تنظيم ودعم الفعاليات الكبرى في المدرسة.
• تقديم الضيافة والرعاية لزوار المدرسة والمشاهير.
• البقاء على اطلاع بالأحداث المهمة في حياة الزملاء (مثل: الولادات، anniversaries، الأمراض) وإحاطة فريق القيادة العليا بذلك.
• إعداد وتوزيع محاضر الاجتماعات الأسبوعية للموظفين واجتماعات أخرى حسب الحاجة.
• مراقبة وإدارة الميزانيات المرتبطة بأعضاء فريق القيادة العليا.
• التواصل مع مقدمي CPD الخارجيين والمساعدة في تنظيم الدورات التدريبية والفعاليات.

دعم القبول/التسويق:

• مساعدة رئيس القبول في الحفاظ على بيانات المدرسة الثانوية المحدثة.
• دعم قسم القبول والتسويق خلال فترات الذروة.

التوقعات العامة:

• العمل كنقطة الاتصال الأولى لفريق القيادة العليا، مع إظهار التقدير واللباقة لضمان التعامل مع الزوار والمتصلين بشكل احترافي.
• خلق بيئة فعالة وترحيبية في جميع الأوقات.
• الحفاظ على السرية المطلقة والتقدير في جميع الأمور.
• المرونة للعمل في الصباح الباكر وفي المساء المتأخر.
• القيام بأي مهام إضافية معقولة تطلبها المدير لدعم المدرسة.