مدير المبتدئين

client of Hirelabanese

المسؤول الإداري الصغير مسؤول عن تنظيم وتتبع وتنسيق المهام الإدارية والتوثيقية المختلفة المتعلقة بإدارة المرافق. يشمل ذلك إدارة الجداول الزمنية، والإشراف على العقود، والتعامل مع الفواتير والتحصيلات، وتقديم الدعم للجمعيات العامة واستفسارات المستأجرين، مع ضمان الدقة والامتثال وكفاءة العمليات



المسؤوليات


تنظيم وصيانة الجدول الزمني السنوي لجميع الجمعيات العامة، بما في ذلك الجدولة واللوجستيات والدعوات ومحاضر الاجتماعات.

توثيق وإدارة جميع عقود إدارة المرافق، بما في ذلك تتبع تواريخ انتهاء العقود والتجديدات وبوالص التأمين.

ضمان الفوترة في الوقت المناسب وإصدار الفواتير بناءً على شروط العقد، وقرارات الجمعية، وغيرها من التوجيهات المالية.

إجراء رقابة دورية على الميزانية وإعداد تقارير عن النفقات الفعلية (ربع سنوية، نصف سنوية)، بالتنسيق مع قسم المحاسبة.

التعاون مع فرق المحاسبة والتحصيل للحصول على تحديثات حول البيانات، والملاحظات الائتمانية، والتصحيحات، والتحصيلات.

مراقبة الفوترة والتحصيلات المتعلقة بخدمات الوقود/المولدات والإشراف على المستحقات، وإصدار تقارير دورية عن المبالغ المستحقة.

الإشراف على العمليات الإدارية للعقود الجديدة، بما في ذلك رسوم التوثيق، والطوابع المالية، والفوترة الأولية، والتحصيلات المدفوعة مسبقًا.

توثيق وتتبع اجتماعات اللجان، وأنظمة المباني، والفعاليات الخاصة.

استلام وتتبع والرد على شكاوى واستفسارات المستأجرين، مع توفير متابعة سريعة واحترافية



المؤهلات


درجة البكالوريوس في المالية أو المحاسبة أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

0-3 سنوات من الخبرة في بيئة الشركات، ويفضل في قطاعات مثل البنوك أو التأمين أو القانون.

الاهتمام بالتفاصيل، واستباقي، ومنظم للغاية.

مهارات قوية في التواصل والعلاقات الشخصية.

إتقان مجموعة Microsoft Office وبرامج إدارة السجلات.