مراقب رئيسي للوثائق
Ghobash Group
صاحب عمل نشط
نشرت قبل 12 ساعة
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
وصف الوظيفة
- قيادة وتأسيس وصيانة نظام فعال للتحكم في المستندات للمشروع.
- استلام وتسجيل وتوزيع الوثائق الواردة للمشروع في الوقت المناسب.
- ضمان filing دقيق، وتخزين، واسترجاع المستندات، سواء في الصيغ المادية أو الإلكترونية.
- تنفيذ وتطبيق إجراءات التحكم في المستندات للحفاظ على الاتساق والامتثال.
- تقديم المساعدة الإدارية لفريق إدارة المشروع.
- تنسيق الاجتماعات، إعداد جداول الأعمال، وتوثيق المحاضر.
- إدارة ترتيبات السفر، والإقامة، والمواعيد للموظفين في المشروع.
- المساعدة في إعداد وتنسيق التقارير، والعروض التقديمية، ووثائق المشروع.
- تسهيل التواصل الفعال بين أعضاء فريق المشروع والمصالح الخارجية.
- ضمان توزيع المعلومات والتحديثات المتعلقة بالمشروع في الوقت المناسب.
- أن تكون نقطة الاتصال للاستفسارات والتعديلات المتعلقة بالمستندات.
- إجراء تدقيقات منتظمة للتحقق من دقة واكتمال وثائق المشروع.
- التعاون مع فرق المشروع لمعالجة وتصحيح أي مشكلات تتعلق بالتحكم في المستندات.
- العمل عن كثب مع مختلف الأقسام لجمع وتجميع معلومات المشروع.
- التنسيق مع الموردين، والمقاولين من الباطن، والأطراف الخارجية الأخرى لجمع وإدارة مستندات المشروع.
- الحفاظ على اتصال منتظم مع العملاء لفهم احتياجات المشروع المتعلقة برسائل التفويض.
- معالجة استفسارات العملاء وتقديم التحديثات في الوقت المناسب حول حالة ورسوم التجديد.
- التعاون مع العميل لجمع المعلومات الضرورية لتقديم طلبات الرسوم.
- إعداد وتقديم طلبات الرسوم وفقاً لمواصفات المشروع.
- ضمان الامتثال لإجراءات ومتطلبات العميل المحددة خلال عملية الحصول على الرسوم.
- مراقبة تواريخ انتهاء صلاحية الرسوم بشكل استباقي وبدء عمليات التجديد في الوقت المناسب.
- التنسيق مع العملاء للحصول على أي مستندات أو معلومات إضافية مطلوبة للتجديد.
- متابعة تقديمات تجديد الرسوم وضمان الموافقة في الوقت المناسب.
- تدريب زملاء العمل الآخرين على عملية الوثائق.
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
المؤهلات
- درجة البكالوريوس أو ما يعادلها.
معلومات إضافية
الخبرة
- مستوى الخبرة: سنتان أو أكثر
- خبرة في العمل مع المقاول كمنسق مستندات
المهارات والمتطلبات المهنية
- إجادة استخدام برامج إدارة المستندات مثل SharePoint، ACONEX أو غيرها من أنظمة إدارة المستندات.
- مهارات حاسوبية قوية تشمل معرفة بمنتجات Microsoft Office، وخاصة Outlook، Excel، PowerPoint، وWord.
- إلمام بالمعايير واللوائح الخاصة بالصناعة.
السمات والسلوكيات
- مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام.
- الاهتمام بالتفاصيل والالتزام بالحفاظ على السرية.
- قدرة على العمل تحت ضغط المواعيد النهائية الصعبة.
- مهارات تواصل بين شخصية ممتازة.
القطاع المهني للشركة
- الخدمات المصرفية
- الخدمات المالية
- الوساطة
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- مراقب رئيسي للوثائق
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
Ghobash Group
Company Description Emirates Electrical & Instrumentation Company LLC is a proud member of the Ghobash Group. For almost 20 years, we have made vital contributions to the Oil & Gas sector of the UAE, executing both onshore and offshore projects. Abu Dhabi National Oil Company (ADNOC) is one of our main clients along with Tier 1 and Tier 2 EPC contractors in this sector. We have the expertise to carry out full EPC&M services for electrical and instrumentation works and bring our intrinsic knowledge to measure and automate exploration, production, separation, refining processes, and distribution through our localized services.