السلطة الفلسطينية القانونية

Pinsent Masons

هدف الدور

تقديم دعم قانوني محترف واستباقي لفريق القانون.

الخدمات التي يجب تقديمها للأعمال بطريقة تتماشى مع البيئة التنافسية المتزايدة التي تعمل فيها الشركة.

هذا الدور مصمم لاحتضان نهج العمل الجماعي، بالتعاون مع المحامين وأعضاء آخرين في عمليات الأعمال لتلبية احتياجات العمل. بالإضافة إلى كونه مخصصًا لعدد من المحامين المحددين، من المتوقع أن يعمل مساعد قانوني مع كل عضو في الفريق لضمان تلبية الاحتياجات العامة.

قد تحتاج إلى تقديم الدعم لموظفين من أكثر من وحدة أعمال واحدة وقد تتغير أعداد ومحتوى المجموعة من وقت لآخر لتعكس الهيكل الحالي للشركة.

نظرة عامة على المرشح

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات كمساعد إداري في بيئة مشغولة مطلوبة، ويفضل في شركة قانونية أو خدمات محترفة
• استعداد وحماس للعمل مع ودعم المجموعة والمكتب الأوسع
• مستوى عالٍ من الكفاءة في تطبيقات Microsoft Office
• لباقة وديبلوماسية للتعامل مع الأمور السرية
• التواصل بوضوح وفعالية، سواء شفهيًا أو كتابيًا، مع الأشخاص والزملاء على جميع المستويات
• واثق، منظم واستباقي.
• ثنائي اللغة بالعربية والإنجليزية

المسؤوليات الرئيسية:

خدمة العملاء

مسؤوليتك في تقديم خدمة ممتازة لعملائنا

• بناء والحفاظ على علاقات فعالة مع كل من العملاء الداخليين والخارجيين وفرقهم وتطوير المعرفة بأعمالهم
• المساهمة بنشاط في مبادرات خدمة العملاء في المجموعة، بما في ذلك حضور الفعاليات والندوات المتعلقة بالعملاء عند الحاجة
• تطوير والحفاظ على فهم أساسي للقطاع لدعم تقديم خدمة عملاء مثلى

التخطيط والتنظيم

كيف تستخدم مهاراتك التنظيمية لضمان حصول المحامين الذين تعمل معهم على المعلومات التي يحتاجونها يوميًا

• التواصل بانتظام (على الأقل مرة في الأسبوع) مع المحامين لتحديد الالتزامات العملية وتحديد أولويات عبء العمل الخاص بك وفقًا لذلك
• تحديد المجالات والمسؤوليات التي يمكنك توليها بشكل استباقي
• إدارة واسعة للجدول الزمني وصندوق الوارد للمدير الإداري السعودي، ورئيس المشاريع لمنطقة الشرق الأوسط ومحامين آخرين يتعاونون مع الفريق الأوسع عبر مناطق زمنية متعددة، بما في ذلك ترتيب الاجتماعات والمواعيد، سواء داخليًا أو خارجيًا، وضمان تحديث جدول Outlook ويحتوي على جميع المعلومات الضرورية المتعلقة بالموعد بما في ذلك تحمل المسؤولية عن حجز السفر، وغرف الاجتماعات وترتيب المعدات والمشروبات اللازمة
• المراقبة الاستباقية لجدول المحامين، وتذكيرهم بالالتزامات الجدولية وتحمل المسؤولية عن توفير جميع الوثائق الداعمة والمعلومات اللازمة لكل اجتماع
• التواصل مع شركة السفر الخارجية لترتيب السفر والإقامة مع إبقاء المحامين على علم بأي تغييرات في الجدول الزمني وضمان حصولهم على مسار دقيق ومحدث وجميع تفاصيل السفر ذات الصلة في جدول Outlook
• 
  

إدارة الاتصالات

كيف تساعد المحامين في اتصالاتهم مع الزملاء والعملاء

• تحمل المسؤولية عن الرد على مكالمات المحامين عندما يكونون غير متاحين، وتدوين الرسائل بدقة وتمريرها بسرعة، ومحاولة المساعدة والإجابة على أي استفسارات غير قانونية إذا أمكن وضمان حصول المتصل على رد مرضي
• فرز، وتحديد أولويات والتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة، والبريد والرسائل الصوتية للمحامين عندما يكونون خارج المكتب، والاعتراف بالاستلام والرد عند القدرة والملاءمة
• إدارة وتنسيق رسائل البريد الإلكتروني للمحامين
• 
  

إدارة الوثائق والملفات

كيف تضمن أن الوثائق التي ننتجها هي من أعلى جودة وأن ملفاتنا دقيقة ومحدثة

• ضمان استباقي لاستخدام خدمات الوثائق بشكل فعال
• إدارة إنتاج الوثائق (المصنعة داخليًا وخارجيًا)، وتنسيق التغييرات التي تم إجراؤها بما في ذلك تحمل المسؤولية عن اتساق تلك الوثائق (مثل التنسيق، والترقيم، وCompareDocs إلخ).
• تنسيق كتابة الملفات الصوتية، وصياغة المراسلات، وإنتاج الوثائق/الرسائل/البريد الإلكتروني والملاحظات
• فتح ملفات العملاء، بما في ذلك إتمام عمليات البحث عن النزاعات وفحوصات غسيل الأموال بالتعاون مع المحامين، وإعداد رسائل تعيين العملاء، وتجمع جميع المعلومات ذات الصلة المطلوبة والحفاظ على ملفات العملاء يوميًا، بما في ذلك تفويض الملفات عند الحاجة
• ضمان حفظ الوثائق في FileSite مع تفاصيل الملف والقضية الصحيحة بحيث يمكن العثور عليها بسهولة
• إجراء مراجعات منتظمة للملفات والمستندات للمحامين، وفحص أرصدة الحسابات والتواصل مع المحامين لضمان أرشفة جميع الملفات التي ليست حالية ووضع الوثائق في التخزين

تطوير الأعمال/إدارة العلاقات

كيف يمكنك المساهمة في تطوير أعمال الشركة والحفاظ على علاقات ممتازة مع عملائنا والعملاء المحتملين

• إدخال بيانات اعتماد مجموعة الممارسة الموحدة في قاعدة بيانات الاعتمادات في الوقت المناسب
• تنظيم الفعاليات بالتعاون مع تطوير الأعمال بما في ذلك تسجيل الردود في InterAction وحضور الفعاليات للالتقاء بالعملاء عند الضرورة
• إجراء أبحاث عن العملاء والعملاء المحتملين ومبادرات أو فرص جديدة للأعمال، بما في ذلك تجميع حزم المعلومات حسب الحاجة
• تجميع المعلومات لإعداد تحديثات أو تقارير منتظمة للعملاء حسب الحاجة، بما في ذلك الاشتراك في التنبيهات ذات الصلة في InterAction وصيانة المعلومات العامة للعملاء
• مساعدة المحامين في المتابعات لاجتماعات تطوير الأعمال، على سبيل المثال إعداد رسائل شكر، وتدوين تذكيرات أو ترتيب اجتماعات متابعة
• تجميع المعلومات لإعداد العطاءات، والعروض، ووثائق الاقتراح، وأوراق الفريق ووثائق إحاطة العملاء وإعداد المسودة الأولى من الوثائق عند الاقتضاء، بما في ذلك الحفاظ على سير ذاتية للمحامين محدثة