سكرتير قانوني أبوظبي

Linklaters

المسؤوليات والتحديات الرئيسية

نحن نبحث عن سكرتير قانوني موسمي مع حد أدنى من 3 سنوات من الخبرة كسكرتير قانوني في مكتب محاماة أو شركة خدمات مهنية، وهو شرط أساسي لهذه الوظيفة.

إنتاج الوثائق

• إنجاز جميع مهام إنتاج الوثائق بأعلى المعايير وفي المواعيد المتفق عليها باستخدام البرمجيات المناسبة وجميع الموارد المتاحة
• الكتابة من المخطوطة، وإجراء التعديلات على الوثائق، واستخدام نماذج الشركة والنماذج غير الرسمية حسب الحاجة
• مراجعة الوثائق للتأكد من دقتها
• إعداد عروض تقديمية على PowerPoint وجداول Excel
• صياغة المراسلات/البريد الإلكتروني
• إجراء التصوير الضوئي، والمسح، والطباعة، وإرسال الفاكس حسب الحاجة
• مساعدة أعضاء آخرين في المجموعة/القسم/الشركة حسب الحاجة بما في ذلك فريق التسويق مع مستندات العروض
• التأكد من أنك على دراية بجميع البرامج والقوالب المستخدمة
  
  

• إدارة الجدول الزمني وترتيب الاجتماعات ومكالمات المؤتمرات، والتواصل مع العملاء، وتحديد الأولويات وإعادة جدولة الاجتماعات حسب الاقتضاء (يجب أن تكون قادرًا على توقع احتياجات المسؤولين في جدولة الجدول الزمني)
• ترتيب مكالمات المؤتمرات، والاجتماعات، والتموين
• تنسيق جميع ترتيبات السفر بما في ذلك سيارات الأجرة، والإقامة، وحجز الرحلات ونماذج النفقات حسب الاقتضاء، مع الحفاظ على تحديث جداول رسوم العمل بنفس الطريقة
• إعداد وتجميع الأوراق قبل الاجتماعات
• المساعدة في التخطيط للاجتماعات الرئيسية
  
  

• تجميع وتوزيع جداول الأعمال حسب الاقتضاء
• إدارة البيانات السرية
• التعامل مع المكالمات الداخلية ومكالمات العملاء بطريقة سريعة، واثقة، ومفيدة، ونقل الرسائل بدقة حسب الحاجة / العمل عند الضرورة
• التعامل مع الزوار بطريقة واثقة ومهنية
• الحفاظ على تفاصيل الاتصال بالعملاء، وكتاب العملاء/إدارة علاقات العملاء والقوائم محدثة
• دعم فعاليات العملاء حسب الحاجة
  
  

• إعداد خطاب الخطوبة/شروط العمل/التقديم للانخراط والمتابعة حيث لا توجد شروط خطوبة
• المساعدة في إعداد الفواتير والسرد الفواتيري
• طلب فواتير مسودة ومراجعة دقتها
• تحمل مسؤولية معالجة ودقة تغييرات الفواتير
• إعداد رسائل البريد الإلكتروني ورسائل التغطية نيابة عن مدير القضية لإرسال الفواتير
• إضافة المصروفات إلى الفواتير عبر تطبيق Readsoft
• إرسال الفواتير إلى العملاء والاحتفاظ بسجل لذلك
• المساعدة في مراقبة عملية الفوترة للمسؤولين حسب الحاجة
• المساعدة في فتح عملاء جدد، حسب الحاجة
• إكمال فتح القضية عبر الإنترنت للقضايا الجديدة
• التنسيق مع المسؤولين، والنزاعات، وإدارة القضايا، وفرق المالية بشأن إدارة القضايا
• مراقبة العمل الجاري وملاحقة مديري القضايا للفوترة، حسب الحاجة
• إذا كانت القضية تتطلب الفوترة الشهرية، تأكد من اتباع عملية المتابعة بشكل مناسب
• تعديل الجداول الزمنية باستخدام أداة DTA عند الضرورة
• تشغيل أدلة الفوترة لرسوم العمل عند الطلب
• تقديم تحديثات أسبوعية/شهرية للرسوم للعملاء بشأن القضايا
  
  

• دعم بشكل فعال العمليات التي تقلل من تعرض الشركة للمخاطر (مثل حواجز المعلومات والتقديم الإلكتروني)
  
  

• إدارة طلبات الإجازة السنوية لرسوم العمل والاحتفاظ بسجل لذلك
• التعامل مع البريد الوارد والصادر
• مراقبة البريد الإلكتروني بشكل نشط حسب الحاجة وتحويله/تنفيذه حسب الضرورة
• الحفاظ على نظام تحديث/تذكير للبريد المستمر إذا لزم الأمر
• إنشاء والحفاظ على أنظمة أرشفة فعالة ودقيقة (نسخة ورقية/ iManage)
  
  

• تطوير مهاراتك وكفاءاتك من أجل تقديم مساعدة مهنية ممتازة، وحضور التدريب عند الحاجة
• الحفاظ على قوائم التوزيع محدثة مثل قوائم تسويق العملاء
• تقديم سجلات الوقت للمسؤولين في غيابهم أو حسب الحاجة
• القيام بمهام إدارية أخرى حسب الحاجة والاتفاق مع السكرتير الجماعي
• دعم تنفيذ أنظمة تكنولوجيا المعلومات على مستوى الشركة
• دعم المسؤولين في استخدام أنظمة تكنولوجيا المعلومات مثل صوفيا/ووركداي
• المساهمة (حيث يتطلب ذلك من رئيس خدمات السكرتارية/السكرتير الجماعي) في المشاريع على مستوى الشركة المتعلقة بوظيفة خدمات السكرتارية
• حضور الاجتماعات السكرتارية
• حضور التدريب حسب الحاجة لمواكبة الإجراءات على مستوى الشركة
• العمل بشكل استباقي كجزء من فريق لضمان استخدام الوقت بفعالية باستخدام جميع الموارد المتاحة على مستوى الشركة لتلبية المواعيد النهائية الضاغطة
• إدارة العمل بشكل فعال وتحديد أولوياته
• العمل مع ومساعدة السكرتارية القانونية الأخرى في الشرق الأوسط عند الحاجة