اللوجستي

King Hussein Cancer Foundation and Center

اللوجستي 1 مقره في عمان، قسم اللوجستيات بالبعثة الأردنية ويقوم بتنفيذ أنشطة الدعم في مجالات المشتريات، وتخطيط الشراء، والأنشطة المتعلقة بالاستيراد والتصدير، وكذلك تنفيذ ومتابعة الإجراءات المالية/الإدارية والتقارير وفقًا لقواعد اللجنة الدولية للصليب الأحمر. اللوائح، والمعايير اللوجستية، والتشريعات المحلية.

المهام العامة

• يفهم ويلتزم بالمبادئ السبعة الأساسية للحركة الدولية للصليب الأحمر والهلال الأحمر
• يفهم ويلتزم بمدونة سلوك اللجنة الدولية للصليب الأحمر
• يفهم أدوار مكونات الحركة الدولية للصليب الأحمر والهلال الأحمر
• يحترم ويتقيد بأنظمة الموظفين وقواعد الأمن في جميع الأوقات
• يمثل اللجنة الدولية للصليب الأحمر بطريقة مهنية في جميع الأوقات.
• يعمل على تطوير والحفاظ على بيئة عمل لطيفة ومشجعة مع الزملاء ومديري الخطوط
• يؤدي جميع المهام بمستوى عالٍ من السرية في مصلحة الموظفين واللجنة الدولية للصليب الأحمر
• يمكن أن يُطلب منه أداء مهام غير مغطاة في وصف الوظيفة هذا وتقديم الدعم لأقسام أخرى عند الضرورة

المسؤوليات والمهام

المشتريات والتوريد

• إدارة أنشطة المشتريات بما يتماشى تمامًا مع إرشادات اللجنة الدولية للصليب الأحمر اللوجستية، وقواعد الإدارة المالية، وسياسة الشراء.
• التعامل مع المشتريات الخاصة بالمحفظة المعينة، بما في ذلك إصدار طلبات تقديم العروض/العطاءات، وإعداد جداول الاختيار، والتفاوض على الأسعار والشروط (تحت إشراف المدير المباشر)، وإتمام العقود والاتفاقيات الإطارية.
• تحديد وتقييم ومراقبة الموردين لضمان أفضل قيمة مقابل المال، والامتثال لمتطلبات الجودة، وتلبية معايير اللجنة الدولية للصليب الأحمر.
• ضمان التواصل وفهم وتوقيع الموردين على الشروط العامة للشراء/العمل للجنة الدولية للصليب الأحمر.
• التنسيق مع LCS للحصول على موافقات المشتريات ذات القيمة العالية.

إدارة العقود والمدفوعات

• إعداد وإدارة أوامر الشراء (ODs) في IRIS/JDE من الإصدار إلى الإغلاق، بما في ذلك المعالجة في الوقت المناسب، ومتابعة الموردين، وتأكيد التسليم، والأرشفة الإلكترونية (ملفات بلا ورق).
• ضمان أن العقود والأوامر تم الموافقة عليها بشكل صحيح على مستوى البعثة والمقر حسب الحاجة.
• تتبع جداول التسليم، ومتطلبات الفحص، والشروط التعاقدية، وضمان أن الموردين يلبون الالتزامات.
• مراقبة الإجراءات التصحيحية مع الموردين في حالات عدم الامتثال أو القلق بشأن الجودة. الحفاظ على سجلات دقيقة للمشتريات لأغراض التدقيق. إعداد والتحقق من فواتير الموردين؛ ضمان الوثائق والموافقات المناسبة قبل التقديم إلى المالية.
• ضمان المدفوعات في الوقت المناسب من خلال تقديم الوثائق المطلوبة إلى المالية، ومتابعة المدفوعات المتأخرة
• توفير المساءلة المالية من خلال التسويات المنتظمة للدفعات العمل.

التقارير والأنظمة

• مراقبة معاملات المشتريات يوميًا في IRIS/JDE، وضمان الدقة، والوقت، وقابلية التدقيق.
• مراقبة لوحات المعلومات الخاصة بالمشتريات ومؤشرات الأداء الرئيسية بانتظام، والتقارير إلى المدير المباشر حسب الحاجة.
• إدارة ملفات بلا ورق بشكل مستقل وتقديمها إلى المدير المباشر في الوقت المناسب. الرد على التعليقات من المراجعين الداخليين وتحديث الملفات.

خدمات النقل، والشحن، والجمارك والشحن (TCFS)

• يعمل كبديل للشخص المسؤول عن TCFS في البعثة خلال غيابه
• يضمن أن جميع الوثائق المطلوبة تم إعدادها بشكل صحيح لتخليص العناصر المستوردة/المصدرة وفقًا للقانون الأردني وقواعد الجمارك.
• يبدأ ويعالج الاستثناءات مع السلطات الأردنية المعنية (بما في ذلك MFA، JFDA، TRC، منظمة المعايير الأردنية والقياس، إدارة المرور، إلخ) لجميع واردات اللجنة الدولية للصليب الأحمر والشحنات الدبلوماسية.
• يتعامل مع الشكل الجمركي بالتنسيق مع وكلاء التخليص وزملائه من Impex وسلسلة الإمداد والمخازن ووحدات أخرى للشحنات الواردة والصادرة.
• يتلقى ويسرع الشحنات خارج البلاد بالتعاون مع الشركاء التجاريين الخارجيين.
• التنسيق مع نقاط الأصل والمقر لضمان دقة جميع وثائق الشحن واستلامها في الوقت المناسب.
• يدير الشكليات المتعلقة بالاستيراد والتصدير المتعلقة بالآثار المؤسسية والشخصية، مع ضمان التنسيق والتحديثات المناسبة بين جميع الأطراف المعنية.
• يتحقق ويعالج الفواتير من العملاء، ووكلاء الشحن، وشركات التخليص، ويقدمها إلى المالية في الوقت المناسب.
• يحفظ ويؤرشف ويحافظ على الوثائق الدقيقة الخاصة بالأنشطة المتعلقة بالاستيراد/التصدير.
• يشارك بنشاط في الاجتماعات اللوجستية الداخلية ويقدم تحديثات دقيقة حول الملفات النشطة.

المهام الإضافية

• يتابع جميع الرسائل والمراسلات المتعلقة بالعمل مع جهات الاتصال والأقسام المعنية.
• يدرك أهداف البعثة ولديه معرفة جيدة بالحركة والاتصالات الأخرى ذات الصلة بالوظيفة.
• يجمع ويشارك المعلومات لتحسين فهم اللجنة الدولية للصليب الأحمر للبيئة والاتجاهات الإنسانية والاستجابات.
• يمثل اللجنة الدولية للصليب الأحمر بطريقة مناسبة خلال الأنشطة، وفي الاجتماعات وفي الميدان، ويتجنب أي نشاط قد يعكس سلبًا على صورة اللجنة الدولية للصليب الأحمر.
• يتحمل المسؤولية عن تعلمه وتطويره المهني الخاص.