المساعد اللوجستي والإداري

Client of United Nation careers

يدير تدفق مستندات القسم ويسهل الوصول الفعال، وتتبع واسترجاع هذه المستندات من قبل موظفي القسم.

يتلقى، يتحقق، ويسجل طلبات الشراء ويوزع الطلبات على الضباط المعنيين.

يراقب، يتحكم ويسجل استلام وطلبات الشراء لضمان التقديم في الوقت المناسب وفقاً لخطة الشراء ويتحقق من أي تناقضات.

يتحكم في سجلات مقترحات العقود المقدمة إلى السلطة المناسبة ويقوم بإدخالها مع أوامر الشراء ذات الصلة في قاعدة البيانات ذات الصلة وتطبيق التتبع.

ينتج ويحافظ على تقارير حول طلبات الشراء المعلقة التي لم تكتمل؛ يعد أوراقاً حول العطاءات وطلبات الاقتباس تظهر الحالة الأخيرة بما في ذلك تواريخ الفتح، التقديم، وتواريخ الإغلاق ويوزع نسخاً على الأطراف المعنية.

يضمن أن المشرف على علم بأي عنصر من الاهتمام الخاص، يتحقق من دقة المراسلات المعدة للتوقيع ويجلب التناقضات إلى انتباه المنشئ.

يراقب جدول المشرف، ينظم الاجتماعات ويدير المواعيد، يعد محاضر الاجتماعات ويتابع الإجراءات.

يقوم بتنفيذ الإجراءات الروتينية؛ يجمع ويجمع الملفات والمعلومات الأخرى؛ يتواصل مع منظمات أخرى لتبادل المعلومات حسب الحاجة؛ يستجيب ويدير المكالمات الواردة.

يؤدي واجبات أخرى قد تُكلف.

الكفاءات

تنطبق قيم الأمم المتحدة الأساسية من النزاهة، الاحتراف، واحترام التنوع، وكفاءات العمل الأساسية من الاتصال، العمل مع الناس والدافع لتحقيق النتائج بشكل افتراضي. بالإضافة إلى ذلك، تنطبق الكفاءات التالية:

• بناء العلاقات والشبكات
• التخطيط والتنظيم
• تطبيق الخبرات التقنية
• اتباع التعليمات والإجراءات
• التكيف مع الضغط والنكسات