مساعد لوجستي أول

United Nations Office for Project Services (HQ)

المسؤوليات الوظيفية

1. التنسيق اللوجستي

• دعم تسليم ونقل وتخزين وتوزيع معدات المشروع والأثاث واللوازم عبر المواقع المحددة (مثل المدارس والمستشفيات والمرافق الحكومية).

• تسهيل الترتيبات اللوجستية لأنشطة التركيب والتسليم، وضمان التنسيق السلس مع فرق المشروع والموردين والجهات المستفيدة.

• التواصل مع المقاولين والموردين لتأكيد جداول التسليم، وتحديد التناقضات، وتعزيز وصول الشحنات في الوقت المناسب.

• ترتيب طرق النقل الآمنة، وتنسيق جدولة المركبات، وضمان الدعم اللوجستي المناسب للمهمات أو العمل الميداني.

• دعم عمليات الفحص والتحقق للسلع المستلمة، ودعم في تحديد وتصعيد أي مشاكل تتعلق بالتلف أو الجودة أو الكميات المستلمة.

• إدارة ترتيبات النقل بما في ذلك تخطيط الطرق وجدولة المركبات.

• تأمين التخزين أو المستودعات عند الحاجة.

2. إدارة المخزون والأصول

• الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع المعدات والمواد والأثاث الواردة والصادرة باستخدام أنظمة تتبع الأصول المناسبة.

• إجراء فحوصات جرد فعلية دورية وضمان وضع علامات وتخزين وتوثيق الأصول الخاصة بالمشروع بشكل صحيح.

• المساعدة في تتبع حركة الأصول، والتحويل، والتخلص، أو إعادة التخصيص وفقًا لإجراءات UNOPS.

• الإبلاغ بسرعة عن أي فقدان أو تلف أو تناقض للأصول إلى مدير المشروع الأول وبدء الإجراءات المناسبة للمتابعة.

• المساعدة في وضع العلامات، والترميز، والحفاظ على سجلات الأصول.

• دعم عمليات التخلص من الأصول أو النقل وفقًا لسياسة UNOPS.

3. الوثائق والتقارير

• دعم فريق المشروع في إعداد والحفاظ على الوثائق الأساسية للأنشطة المتعلقة باللوجستيات، بما في ذلك سجلات الجرد، ووثائق الشحن، وملاحظات التسليم، وأوراق الجمارك.

• المساهمة في تقارير التقدم من خلال تضمين مدخلات عمليات اللوجستيات، والتحديات، والحلول النهائية.

• الحفاظ على أنظمة الملفات الإلكترونية والورقية الجاهزة للتدقيق ومتوافقة مع متطلبات تقارير UNOPS والجهات المانحة.

• تحديث ومراقبة أدوات تتبع اللوجستيات، وتخليص الجمارك لضمان التقارير الدقيقة وفي الوقت المناسب.

• دعم تقديم وثائق الجمارك والتخليص للامتثال للتدقيق.

• ضمان تحديث سجلات النقل وسجلات الصيانة بانتظام.

4. دعم التخليص الجمركي والإعفاء الضريبي

• التواصل مع الموردين بشأن وثائق التخليص الجمركي، وفواتير الشحن، وطلبات الإعفاء لجميع السلع والمعدات المستوردة لدعم عملية التخليص الجمركي المناسبة.

• التواصل مع السلطات الجمركية ووكلاء التخليص لتسهيل عملية التخليص.

• مراقبة ومتابعة الوثائق العابرة لضمان تفريغ الشحنات المحتجزة في الوقت المناسب.

• العمل مع فريق المشروع ووحدة الشراء للحصول على موافقاتهم الخضراء للشحن وضمان وجود الإعفاءات قبل الإفراج عن السلع.

5. إدارة الأسطول والوقود

• تنسيق تخصيص المركبات، والجدولة، والصيانة لدعم نقل الموظفين والسلع والمواد.

• مراقبة استخدام المركبات، واستهلاك الوقود، وجداول الصيانة باستخدام أنظمة تتبع داخلية.

• إدارة عقود تأجير السيارات والإشراف على مقدمي الخدمات الخارجيين لصيانة الأسطول.

• ضمان تحديث متطلبات تسجيل المركبات والتأمين والتراخيص والامتثال لقوانين الدولة المضيفة.

6. دعم السفر، والتأشيرات، والبروتوكول

• المساعدة في معالجة طلبات التأشيرات، والتفويضات للسفر للموظفين الدوليين، والاستشاريين، والبعثات الرسمية.

• مشاركة الإعفاءات التي تم الحصول عليها من المانحين أو السلطات الحكومية مع الموردين.

• دعم التواصل والوثائق مع الوزارات والوكالات الحكومية المعنية لجميع الإجراءات المتعلقة بالمشروع.

7. إدارة الموردين ومقدمي الخدمات

• التواصل مع مقدمي الخدمات من الأطراف الثالثة (مثل وكلاء التخليص، وشركات النقل، ومقدمي صيانة الأسطول) وفقًا لمستويات الخدمة المتفق عليها.
• دعم عمليات الشراء من خلال جمع العروض، والترويج لتسليم الخدمات في الوقت المناسب.
• مراجعة ومعالجة الفواتير المتعلقة باللوجستيات، والتخليص الجمركي، والنقل، وإدارة الأسطول.

8. إدارة المعرفة وتطوير إجراءات التشغيل القياسية

• المساهمة في تطوير إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) لوظائف اللوجستيات، والجمارك، والنقل، وإدارة الأصول.

• المساهمة في تبادل المعرفة، بما في ذلك توثيق الدروس المستفادة وتحديد أفضل الممارسات لمراحل المشروع المستقبلية.

• دعم أنشطة التدريب وبناء القدرات المتعلقة باللوجستيات والإجراءات الإدارية لموظفي المشروع.

المتطلبات التعليمية/الخبرة/اللغة

التعليم

• إكمال المدرسة الثانوية مطلوب.

• قد يُعوض الحصول على درجة البكالوريوس عن بعض سنوات الخبرة المطلوبة.

الخبرة العملية

• يتطلب الحد الأدنى من خمس (5) سنوات من الخبرة في الإدارة العامة، وإدارة سلسلة التوريد، واللوجستيات، و/أو إدارة الأصول.

• يتطلب خبرة في الكمبيوتر وفي التعامل مع أنظمة الإدارة المستندة إلى الويب.

• خبرة في العمل في منظمة دولية مرغوبة.

• خبرة في استخدام أنظمة المؤسسات مرغوبة.

متطلبات اللغة:

• إتقان اللغة الإنجليزية والعربية (تحدثًا، وقراءة، وكتابة) مطلوب.