أخصائي إدارة وتنسيق

United Nations Office for Project Services (HQ)

المسؤوليات الوظيفية

تحت التوجيه العام والإشراف المباشر لمدير المشروع الأول (PM)، سيقوم أخصائي الإدارة والتنسيق بدعم PM في التنسيق مع الجهات الحكومية الأردنية (GOJ)، بالإضافة إلى إجراء زيارات التحقق إلى مواقع الشراء المختلفة (المستشفيات، المدارس، المواقع السياحية، مواقع وزارة المالية) ومواقع المشروع الأخرى حسب الحاجة. تشمل مسؤوليات أخصائي الإدارة والتنسيق، ولكن لا تقتصر على:

1. تنفيذ المشروع

2. الإدارة المالية والشراء

3. المراقبة والتقارير

4. مشاركة أصحاب المصلحة

5. إدارة المعرفة والابتكار

6. إدارة الأفراد

1. تنفيذ المشروع

• تمثيل مدير المشروع عند الحاجة

• دعم مدير المشروع الأول في تطوير وإكمال وتحديث الخطة المعنية بما في ذلك، ولكن لا تقتصر على، خطة التنفيذ وخطة الشراء

• الإسهام بشكل كبير في جهود فريق المشروع في تنفيذ عمليات العمل للمشروع، والترتيبات المالية والإدارية، ومتطلبات التقارير المالية للجهة المانحة.

• إجراء زيارات التحقق إلى مواقع الشراء المختلفة (المستشفيات، المدارس، المواقع السياحية، مواقع وزارة المالية (MOF)، وزارة الاقتصاد الرقمي وريادة الأعمال (MODEE)، المركز الوطني لتكنولوجيا المعلومات (NITC)، إلخ) لضمان جودة التحكم

• توفير التنسيق والمراقبة للعمليات التشغيلية المنفذة عبر جميع مكونات المشروع

• مراقبة عمليات الشراء والتقارير والإدارة المالية

• ضمان تقدم الأنشطة وتسليم حزم العمل

• التنسيق مع مدير المشروع الأول والتواصل بصراحة وشفافية لتسهيل تحقيق المعالم والنتائج في تنفيذ المشروع.

• إبلاغ مدير المشروع الأول عن أي انحرافات عن خطة المشروع وتقديم الدعم لإجراء التحديثات اللازمة

• تحديد وإدارة المخاطر بالتعاون مع مدير المشروع الأول

• تمثيل المشروع في اجتماعات التنسيق المختارة عند تفويضه.

2. الإدارة المالية والشراء

• جمع البيانات والبحث عن المعلومات لتخطيط الموارد المالية / الميزانية الإدارية المتعلقة ببيئة تشغيل المشروع

• مراجعة تقارير الشراء والتقارير الفنية قبل تقديمها لمدير المشروع والإدارة العليا.

• دعم مدير المشروع الأول من خلال مراقبة الميزانيات، وتدفق النقد، والتقارير عن الالتزامات النفقات لضمان تحقيق الأهداف المشروع بشكل فعال وكفء

• المشاركة في المراجعات الدورية لميزانيات المشروع لتقديم المشورة بشأن الامتثال للنفقات المخطط لها وفقًا للاتفاقيات المالية

• تصعيد أي مخاطر كبيرة تتعلق بالشؤون المالية والشراء إلى مدير المشروع الأول عند الضرورة وحل القضايا مع فريق المشروع وفرق الدعم في AMMMCO

• إعداد مراجعات الميزانية، عند الضرورة

• تنسيق الاجتماعات اللازمة، وتبادل المعلومات والتقارير مع الموردين
  
  

3. المراقبة والتقارير

• دعم مراقبة الأنشطة الميدانية، ومساعدة مدير المشروع الأول في مراقبة العمليات المنفذة طوال دورة حياة المشروع

• الإشراف على الوثائق والمدفوعات وضمان الاستجابة والعمليات في الوقت المناسب لدعم موظفي المشروع

• المشاركة بنشاط في إعداد التقارير ومتطلبات الحوكمة للمشروع

• إعداد تقارير تقدم و / أو مالية للجهة المانحة والداخلية، جنبًا إلى جنب مع تقرير نهائي عن تقدم التنفيذ، وفقًا لمتطلبات الجهة المانحة وUNOPS للتقارير

• إدارة سجلات المشروع وملفات المشروع والأوراق الداعمة الأخرى مع ضمان التحكم في النسخ وغيرها من تدابير الجودة

• مراجعة حالة المشروع بانتظام، وتقييم معايير الأداء (النطاق، التكلفة، الجدول الزمني والجودة)

• توفير إشراف وتحليل روتيني لبيانات التسليم داخل نظام لوحة المعلومات.

متطلبات التعليم / الخبرة / اللغة

التعليم:

• درجة جامعية متقدمة (ماجستير أو ما يعادلها) في إدارة الأعمال، إدارة المشاريع، الهندسة، الشراء، سلسلة التوريد أو المجالات ذات الصلة مرغوبة.
• درجة بكاليوس، ويفضل في الهندسة، إدارة المشاريع، إدارة الأعمال أو المجالات ذات الصلة بالتزامن مع سنتين إضافيتين من الخبرة ذات الصلة سيتم قبولها بدلاً من درجة الماجستير. .

• حد أدنى من خمس (5) سنوات (أو أكثر حسب المؤهلات الأكاديمية) من الخبرة التقدمية في إدارة البرامج / إدارة المشروع لمشاريع الشراء و / أو مشاريع الترميم، مع خبرة لا تقل عن ثلاث (3) سنوات في دور الإدارة والتنسيق لمشاريع ترميم / شراء كبيرة أو متعددة القطاعات مطلوب؛
• حد أدنى من سنتين (2) من الخبرة في الأنشطة المتعلقة بالشراء في القطاع الصحي و / أو التعليمي مطلوب؛
• حد أدنى من سنتين (2) من الخبرة في التواصل مع أصحاب المصلحة من الحكومة و / أو المانح مطلوب.
• خبرة مثبتة في ضمان الجودة والتحكم مطلوبة.
• خبرة في كتابة تقارير شاملة و / أو وثائق فنية مطلوبة؛
• ستكون الخبرة العملية في الأردن ميزة قوية. ستكون الخبرة السابقة في العمل في الشرق الأوسط أيضًا ميزة.